Офіс-менеджер

Описание вакансии

Загальна інформація:

АГРО - це п’ятирічна програма, що фінансується Агентством США з міжнародного розвитку (USAID) і впроваджується компанією «Кімонікс Інтернешнл», глобальним постачальником послуг з консалтингу та міжнародного розвитку.

Метою Програми є прискорення економічного розвитку сільських громад України, що потребують найбільшої підтримки, шляхом покращення управління в сільськогосподарському секторі, що сприятиме розвитку більш продуктивних, сучасних та прибуткових мікро-, малих та середніх сільськогосподарських підприємств (ММСП), які успішно інтегруватимуться в конкурентні українські та міжнародні ринки.

Мета роботи:

Метою роботи офіс-менеджера є організація безперебійної роботи офісу Програми АГРО для забезпечення ефективної роботи адміністративної, кадрової і закупівельної функцій та належного внутрішнього контролю. Офіс-менеджер повинен завжди дотримуватися та діяти відповідно до Професійного кодексу етики компанії «Кімонікс» «Живемо за нашими цінностями», а також дотримуватися норм і положень USAID, політик та процедур Кімонікс і законів України.

Основні обов’язки та зобов’язання (основні функції):

Адміністративне управління

• Контроль за налаштуванням і обслуговуванням офісних адміністративних систем, в тому числі журналів реєстрації повідомлень, системи документообігу, обліку даних персоналу, дозвільних документів, бюджетних трекерів тощо;
• Забезпечення зберігання відповідної договірної та кадрової документації шляхом ведення системних папок і архівів; сканування документів; ведення первинної документації згідно з американськими та українськими урядовими постановами;
• Виконання функції Відповідального за техніку безпеки і охорону та забезпечення дотримання програмою вимог пожежної безпеки та охорони праці;
• надання допомоги та комунікація з тими членами команди, які їдуть у відрядження, щодо необхідного обладнання згідно з інструкцією керівника адміністративно-фінансового департаменту. Технічна підтримка тих членів команди, що перебувають у відрядженні, якщо у цьому є необхідність;
• Координація графіку роботи офісних водіїв. Перевірка пробігу автівок водіїв.
• Розподілення роботи на переклад проектних документів серед перекладачів, які працюють на повний робочий день, неповний робочий день і зовнішніх перекладачів, а також проведення підрахунку слів перекладеного документу для визначення суми платежу.
• Проведення на вимогу періодичних досліджень, пов'язаних з проектом.
• Допомога у реєстрації/перереєстрації проекту відповідно до українського законодавства, виконувати роль альтернативної контактної особи в комунікації з USAID, Міністерством розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України та Секретаріатом Кабінету міністрів України щодо адміністративних і логістичних питань;
• Ведення протоколів загальних зустрічей співробітників програми.

Управління кадрами

• Ведення кадрової роботи, в тому числі підбір та найм персоналу;
• Набір нових працівників і короткострокових консультантів спільно з технічною командою та іншими членами колективу (залежно від потреби), складання посадових інструкцій, оголошення вакансій, проведення співбесід і перевірок рекомендацій потенційних кандидатів, збір супровідної документації до біодат, підготовка та перевірка біодат, трудових договорів та договорів підряду;
• Призначення регулярних оглядів результатів роботи персоналу спільно з Директором з фінансових та адміністративних питань;
• Допомога у проведенні скорочень персоналу, звільнень і будь-яких інших припинень трудових відносин за власним бажанням або з ініціативи працедавця. Належне документування звільнення працівників, збір і належне зберігання заяв про звільнення та повідомлень про припинення трудових угод в залежності від ситуації, проведення співбесід при звільненні згідно з контрольним переліком питань програми;
• Забезпечення заповнення усіх необхідних кадрових форм для всіх працівників і забезпечення їх зберігання в електронних і паперових особистих справах персоналу, а також оновлення їх у кадровому трекері;
• Ведення особистих справ місцевих працівників (як постійних, так і короткострокових) згідно контрольного переліку файлів та системою реєстрації і зберігання кадрових документів компанії «Кімонікс». Забезпечення надійного зберігання кадрової документації.
• Допомога у розробці, оновленні і впровадженні Положення про кадрову політику для українського офісу компанії;
• Взаємодія з ГДІП, адміністратором із заробітної плати, для забезпечення своєчасної виплати заробітної плати персоналу; Координує з ГДІП кадрові питання, включаючи прийняття на роботу, звільнення з роботи, відпустки та лікарняні.
• Забезпечення дотримання місцевого законодавства, положень USAID, політик компанії «Кімонікс» та кооперативної угоди АГРО, що вимагаються для прийняття персоналу на роботу і управління персоналом;
• Збір табелів і заяв на відпустку від усіх працівників, перевірка і подання директору/заступнику директора. Введення даних з табелів до файлу Обліку часу. Реєстрація та відслідковування заяв на відпустку та використовування днів відпустки;
• Відповідає за перевірку табелів короткострокових консультантів, розрахунки платежів за виконану роботу для подання в ГДІП і підготовку всіх необхідних супровідних документів для здійснення оплати короткостроковим консультантам.
• Організація та проведення вступного інструктажу для нових працівників;
• За узгодженням із Директором Операційного відділу і Фонду стратегічних інвестицій та Директором з фінансових та адміністративних питань здійснення постійної оцінки потреб адміністративного персоналу у навчанні з питань, що відносяться до компетенції Офіс менеджеру, підготовка рекомендацій щодо тренінгів;
• Проведення навчання персоналу (за необхідності та потреби);
• Організація реєстрації іноземних співробітників Програми згідно з українським законодавством, у тому числі забезпечення їх візами, посвідками на тимчасове проживання, реєстрація та дереєстрація адреси проживання.

Procurement

• Під керівництвом Директора з фінансових та адміністративних питань перегляд положень і проведення перемовин щодо договорів оренди офісних приміщень і житлових приміщень для іноземних співробітників і будь-яких змін до них;
• Спільно зі Спеціалістом із закупівель організація закупівлі необхідних для діяльності проекту товарів і послуг, забезпечення дотримання застосовних положень USAID, Посібника з закупівлі товарів для Місцевих офісів (FO) компанії «Кімонікс» і Настанов з субгрантів і контрактів; ця функція передбачає, зокрема, приймання поставок і звірка рахунків-фактур з замовленнями на закупівлю на предмет відповідності виду, кількості та стану товарів; складання запитів і замовлень на закупівлю та контрактів з постачальниками; приготування відповідних службових записок щодо постачальник товарів і послуг;
• ведення точного обліку всього обладнання проекту, показуючи місце розташування, користувача, власника і стан;
• проведення інвентаризації спільно з керівником адміністративно-фінансового департаменту та IT спеціалістом усього обладнання із зазначенням його місцезнаходження та стану;

Спеціальні доручення:

Виконання будь-яких інших завдань, поставлених директором або заступником директора відповідно до потреб і вимог проекту.

Умови і терміни роботи та підпорядкування:

Для залучення на цю посаду передбачається укладення річного трудового договору з можливою щорічною пролонгацією до завершення строку впровадження Проекту (14 листопада 2024 р.) - в залежності від завдань, що включатимуться до наступних Річних планів робіт Проекту.

Офіс-менеджер працюватиме під безпосереднім керівництвом та підпорядковуватиметься Директору з фінансових та адміністративних питань.

Місце роботи – Київський офіс Проекту.

Необхідні навички та професійна кваліфікація:

• диплом бакалавра (обов’язково)/магістра (бажано) або еквівалентне поєднання освіти та релевантного професійного досвіду;
• широкий досвід здійснення контролю та нагляду за управлінням офісом проекту, кадровою роботою, закупівлями, матеріально-технічним забезпеченням і нормативно-правової відповідності;
• досвід роботи у проектах технічної допомоги USAID або інших міжнародних донорів буде перевагою;
• всебічні знання систем і практик управління компанії «Кімонікс» буде перевагою;
• спроможність використовувати в роботі такі програмні продукти як Office 365 Suite (Word, Excel, Outlook, Teams, Planner, PowerPoint, OneNote, Power BI тощо).
• обов’язкове добре знання письмової та розмовної англійської мови;
• готовність і можливість подорожувати за необхідності;
• дуже добрі навички міжособистісного спілкування, побудови команди тощо;
• увага до деталей, сильні організаційні здібності та вміння розставляти пріоритети; досвід організації та проведення тренінгів буде перевагою;
• вміння працювати самостійно і в команді;
• вміння працювати під тиском часу і одночасно над багатьма завданнями.

Принципи ділової етики

Кандидат повинен дотримуватись принципів ділової етики «Кімонікс Інтернешнл». Успішний кандидат погоджується виконувати свої обов’язки сумлінно, в повному обсязі та відповідно до своїх здібностей, дотримуватись місцевого законодавства та звичаїв, діяти у відповідності до принципів ділової етики «Кімонікс Інтернешнл» та прийнятих в Україні стандартів. З принципами ділової етики «Кімонікс Інтернешнл» можна ознайомитись у місцевому офісі Компанії. Якщо кандидат зіткнеться із питаннями чи проблемами етичного характеру такими, як конфлікт інтересів, хабарництво або відкати, подарунки, плагіат і т.д., він може проконсультуватися зі своїм керівником або Командою Управління Проектом.

Порядок подання резюме

Просимо надсилати резюме та супровідний лист на електронну адресу отправить резюме не пізніше 18 травня 2020 р. з поміткою Office Manager та Вашим прізвищем у темі листа. Будь-ласка, жодних запитів за телефоном, ми зв’яжемося тільки з фіналістами.

Компанія «Кімонікс» - роботодавець, що надає рівні можливості всім кандидатам і працівникам та не дискримінує за ознаками раси, кольору шкіри, віросповідання, статі, національності, політичних переконань, сексуальної орієнтації, гендерної ідентифікації, сімейного статусу, інвалідності, генетичної інформації, віку, членства в професійних організаціях, або за іншими факторами, що не входять до переліку необхідних навичок та професійної кваліфікації.