Секретар-стенографістка

Завдання та обов’язки. Виконує технічні функції, що охоплюють забезпечення та обслуговування роботи керівника підприємства або його підрозділу. Одержує необхідні керівникові відомості від підрозділів або виконавців, викликає за його дорученням працівників. Організовує телефонні переговори керівника, приймає і передає телефонограми, записує під час відсутності керівника прийняті повідомлення і доводить до його відома їх зміст. Здійснює необхідну підготовку засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час, місце і порядок денний засідання або наради, ведення реєстрації), веде і оформлює протоколи.

Забезпечує робоче місце керівника канцелярським приладдям, засобами організаційної техніки, створює сприятливі умови для його ефективної роботи. Стенографує тексти підготовлених керівником наказів, розпоряджень, листів та інших організаційно-розпорядчих документів з наступним їх розшифруванням і друкуванням на друкарській машині або введенням інформації в банк даних. Передає та приймає інформацію через приймально-передавальні пристрої (телекс, факс, телефакс і т.ін.).

Виконує різні операції з використанням комп’ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації під час підготовки та прийняття рішень. Веде контрольно-реєстраційну картотеку, пильнує за строками виконання доручень керівника, взятих на контроль. Веде діловодство, приймає кореспонденцію, що надходить на ім’я керівника, здійснює її систематизацію, відповідно до прийнятого на підприємстві порядку, і передає після її розгляду керівникам у підрозділи або конкретним виконавцям для використання в процесі їх роботи або підготовки відповіді.

Приймає документи на підпис керівника. Організовує приймання відвідувачів, сприяє оперативності розгляду заяв і пропозицій працівників. Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання та у встановлені строки здає до архіву. Готує документи для тиражування на розмножувальній техніці, а також робить копії документів на персональному ксероксі.

Повинна знати: положення, інструкції, інші керівні матеріали і нормативні документи з ведення діловодства; структуру і керівний склад підприємства та його підрозділів, стенографію; машинопис; правила орфографії і пунктуації; порядок розміщення матеріалу під час друкування різних документів; правила друкування ділових листів з використанням типових форм; правила експлуатації друкарських машин, диктофонів, магнітофонів та інших технічних засобів, що використовуються; правила користування приймально-передавальними пристроями; стандарти системи організаційно-розпорядчої документації; основи організації праці; основи законодавства про працю.

Кваліфікаційні вимоги. Повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта або повна загальна середня освіта та професійна підготовка на виробництві. Без вимог до стажу роботи.