Офис менеджер

Описание вакансии

Компании требуется Офис-менеджер (помощник руководителя)    

​Направление деятельности – металлы, метизы, подшипники.

Требования (пожелания) к претенденту:

• Позитивное мышление и вера в успех.
• Физически здоровый, активный и динамичный сотрудник без вредных привычек, с грамотной речью и постоянным желанием развиваться.
• Коммуникабельность, ответственность, исполнительность, внимательность к деталям, стрессоустойчивость, порядочность, честность.
• Опыт работы на аналогичной должности (желательно на производственном предприятии) не менее 2 лет.
• Уверенный пользователь программных продуктов Microsoft Office: Excel, Word, Power Point / Сервисов Google: Gmail и др. (свободный поиск информации с разных источников).
• Знание делопроизводства.
• Умение работать с большим объемом информации и в режиме многозадачности.
• Умение составлять грамотные деловые письма (русский, украинский).
• Знание английского языка (минимум уровень Intermediate (с дальнейшим развитием), — возможность составить грамотное и корректное письмо на иностранные компании, вести диалоги в эл. переписке, в случае необходимости в телефонном формате).
• Приветствуются желание и инициативы по удобным и полезным нововведениям (улучшение/оптимизация/модернизация системы организации, самоорганизации, личной и общей продуктивности на предприятии).
• Приветствуется умение работать в фото/видео редактирующих программах (Photoshop и т.п.).
• Приветствуется знание др. иностранных языков.

Основные обязанности, задачи:

• Организация рабочего времени руководителя, выполнение поручений.
• Курирование работы офиса (контроль дедлайнов, напоминание, получение обратной связи).
• Участие в совещаниях компании (протоколирование, составление приказов руководителя).
• Хозяйственная поддержка офиса (обеспечение продовольствием, канцелярией и тд.).

• Работа с МФУ.

• Поиск необходимой информации в интернете (анализ, составление справок о результатах найденной информации, комплексное предоставление отчета о найденной информации руководителю).
• Работа с первичной документацией (в т.ч. по потребности — организация своевременного получения от контрагентов оригиналов документов).
• Составление официальных деловых писем (а также текущее общение с контрагентами по эл. почте).
• Работа с тендерной документацией и тендерными сервисами (отслеживание в эл. почте и на тендерных площадках новых тендеров по актуальным для компании позициям; подача тендерных предложений и контроль получения их заказчиком; дальнейшее отслеживание результата тендерного предложения).
• Поиск,/бронирование транспорта/билетов/отелей/квартир для командировок сотрудников (организация командировок).
• Решение текущих/срочных офисных заданий (в т.ч. подключение на помощь другим сотрудникам при сжатых сроках).
• Поиск новых/общение по готовой базе перевозчиков для дальнейшей транспортировки ТМЦ, оборудования.
• Звонки/общение с контрагентами в случае необходимости.
• Поиск потенциальных клиентов (общение для выявления интереса потенциального заказчика, договорные отношения и организация деловых/технических онлайн или живых встреч с потенциальными клиентами/текущими контрагентами и партнерами).
• Оформление (при необходимости) договоров/спецификаций/актов выполненных работ с контрагентами.
• Коммуникация с техническими специалистами/другими отделами компании по запросам на составление писем.

Условия работы:

• работа в офисе в районе ТЦ Украина;
• работа в стабильной компании;
• официальное трудоустройство (социальный пакет — оплачиваемый отпуск и больничные);

• зарплата на испытательный срок 10000 гривен, после ИС от 12000 до 18000 гривен (с потенциальным повышением в зависимости от проявленных качеств специалиста и КПД) + премирование по КПД + бонусы в случае переработок;
• график работы: пятидневка с 8−30 до 17−00.