ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ НАЧАЛЬНИКА ОБЩЕГО ОТДЕЛА
I. Общие положения
- Начальник общего отдела относится к категории руководителей, назначается на должность и освобождается от нее приказом директора предприятия.
- На должность начальника общего отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы на соответствующих специальности должностях не менее ______ лет.
- Начальник общего отдела непосредственно подчиняется __________________.
- Во время отсутствия начальника общего отдела его должностные обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке заместитель, который несет полную ответственность за качественное и своевременное их выполнение.
- В своей деятельности начальник общего отдела руководствуется:
- законодательными и нормативными актами по вопросам его деятельности;
- методическими материалами, относящимися к его функциям;
- уставом предприятия;
- правилами трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями директора предприятия;
- настоящей должностной инструкцией.
- Начальник общего отдела должен знать:
- законодательные, нормативные и методические материалы по вопросам его деятельности;
- профиль, специализацию и особенности структуры предприятия;
- производственные мощности и кадровые ресурсы предприятия;
- основы организации производства, труда и управления;
- основы организации делопроизводства;
- правила проведения проверок и документальных ревизий;
- порядок документооборота;
- приемы и методы обработки корреспонденции с применением современных технических средств;
- правила эксплуатации средств вычислительной техники, коммуникаций и связи;
- методы организации и планирования информационной работы;
- порядок прохождения служебной информации;
- порядок оформления хозяйственных договоров и перечисления государственной пошлины;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила печатания деловых писем;
- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
- этику и навыки делового общения;
- порядок регистрации отправлений (исходящих документов, писем);
- вопросы трудового и административного законодательства;
- основы экономики труда и управления;
- порядок разработки трудовых договоров;
- правила и нормы охраны труда.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
II. Должностные обязанности
- Обеспечить внедрение стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
- Организовать работу по обработке поступающей (входящей) на предприятие документации, корреспонденции, писем, материалов с использованием современных технических средств, доведение их до исполнителей согласно резолюции руководства.
- Обеспечить действенную систему контроля за своевременным исполнением подразделениями предприятия документов в соответствии с резолюцией руководителя.
- Контролировать работу секретариата в части приема и методов обработки корреспонденции, порядка отправления исходящей корреспонденции.
- Руководить работой машинописного подразделения, периодически организовывать обучение машинисток правилам печатания деловых писем.
- Контролировать правильность оформления и полноту согласования хозяйственных договоров, передаваемых на подпись руководителю предприятия.
- Проверять правильность оформления в соответствии с требованиями законодательства, обратив особое внимание на согласование с юридической службой (виза юриста), материалов, направляемых в судебные органы Украины.
- Совместно с бухгалтерской и юридической службами способствовать своевременному и правильному перечислению государственной пошлины по подготавливаемым в судебные органы материалам.
- Разрабатывать и утверждать в установленном порядке планы периодических проверок в структурных подразделениях предприятия правильной организации делопроизводства, использования технических средств, вычислительной техники, операционных систем, а также проверок грамотности оформляемых документов.
- Разработать порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов на предприятии.
- Организовать справочно-информационный фонд по вопросам своей деятельности с применением современных технических средств.
- Осуществлять контроль за соответствующим оформлением помещений, следить за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.
- Обеспечивать чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или к зданию территории.
- Контролировать соблюдение подчиненными работниками дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.
- Обеспечивать работников отдела канцелярскими принадлежностями и хозяйственного обихода.
- Обеспечивать работникам отдела условия, необходимые для качественного исполнения ими своих производственных обязанностей.
- Руководить работниками отдела.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
III. Права
Начальник общего отдела имеет право:
- Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
- Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкций.
- Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
- Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных подразделений предприятия, получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
- Вносить на рассмотрение директора предприятия представления о назначении, перемещении, увольнении работников, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий в соответствии с законодательством Украины.
- Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
IV. Ответственность
Начальник общего отдела несет ответственность:
- За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Украины.
- За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
- За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Украины.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
|
