Как повысить и оценить эффективность проектов

В связи с многоаспектностью и разновидностью проектов компаний в данной статье будет рассмотрены основные инструменты повышающие эффективность реализации проектов и универсальная модель, подходящая для оценки и мотивации проектных групп в зависимости от результатов данной оценки.

Как правило, степень успешности проекта, во многом определена достижением поставленных проектных целей и эффективным выполнением определенных стадий проекта, таких как инициализация, планирование, выполнение, контроль и завершение.

Именно к этим стадиям и критериям оценки достижения целей должно быть направлено основное внимание менеджмента при оценке эффективности реализуемых проектов .

Оценка эффективности проектов, прежде всего, необходима для руководства и менеджеров компании в качестве инструмента поддержки принятия решений в процессе управления проектами и компании в целом.

Оценивать качество управления проектами и эффективность реализации целей проектов можно с различных сторон. Рассмотрим возможные аспекты управления проектами и возможные критерии, используемые для анализа эффективности деятельности сотрудника в проекте.

Функции управление проектом
- Время (отклонения по времени – план-графика проекта)
- Качество (Отклонение по качеству продукта - проектной документации)
- Стоимость (Отклонение по стоимости - бюджета проекта)
- Риски (Качество управления и реагирования на проектные риски)
- Персонал (Эффективность использования ресурсов анализируется при необходимости повышения качества ресурсного планирования, либо, наоборот, о необходимости привлечения дополнительных рабочих ресурсов)
- Коммуникации. Качество коммуникаций (прямые или косвенные показатели удовлетворенности клиентов), Коэффициенты эффективности взаимодействия с поставщиками и т.д.
- Контракты
- Изменения (риски, проблемы, изменения, т.е. «управление отклонениями» для этого применяется Коэффициент проектных отклонений для оценки допустимых значений по каждому основному критерию оценки. Проектные отклонения = (К1 * [Отклонение по времени] + К2 * [Отклонение по стоимости] + К3 * [Отклонение по качеству продукта]) / (К1 + К2 + К3). Значения измерителей (частные отклонения) могут рассчитываться на основании специальных шкал – диапазонов допустимых значений, позволяющих классифицировать отклонения с точки зрения тяжести их последствий.

Фазы управления проектом
- Инициация (оценка времени и качества принятия решения о запуске проекта)
- Планирование (оценка качества выбора подрядчиков и времени заключения контрактов, а также качество и время этого выбора)
- Выполнение и Контроль (Мониторинг и анализ исполнения этапов проекта через отклонения по срокам, стоимости и качеству) и оценка качества проекта выступает экспертная оценка соответствия критериям технического задания
- Закрытие (Оценка исполнения проектов через отклонения по срокам, стоимости и качеству) и оценка качества проекта, например оценка индекса адекватности решения.

Далее рассмотрим наиболее важную фазу управления, которая называется «выполнение и контроль». Для того чтобы оценить и повысить эффективность данной фазы управления, необходимо четко представлять цели и результаты этапов, стадий или проекта в целом.

Определять этапы и результаты этапов необходимо для точного определения момента или «точки контроля», когда мы сможем оценить эффективность реализации проекта.

Проект, возможно, четко оценивать только по вехам проекта – это этап проекта с длительностью 0 минут, часов и дней.

Например: Если результатом этапа проекта является утвержденный документ Х к 01.04.2008. Если мы в определенный день утвердили документ у Заказчика – это будет веха этапа, т.е. этап с длительностью 0, и мы можем оценить эффективность этапа: соблюдение срока, бюджета и качества донного этапа. Если документ находиться еще на согласовании у Заказчика, то это работы в рамках этапа и оценивать его весьма затруднительно, т.к. не получен результат этапа).

Как известно у проектной группы есть три «основные» инструмента управления как было сказано выше - это срок, бюджет и качество проекта. Искусство управлении ими во многом определяют эффективность проектов. Соответственно одним из механизмов повышения эффективности проекта является постановка ответственности менеджеров за достижение трех основных целей проекта - это снижение затрат, снижение времени и достижение или повышение определенных критериев качества проекта.

Для оценки степени достижения целей проектов используются проектные ключевые показатели эффективности – KPI (key performance indicator) – ключевые показатели эффективности. У разных проектов свои kpi. Самые простые показатели для расчета - это количественные KPI такие как отклонения от бюджета проекта или экономия бюджета более сложно оценивать качественные показатели потому что их оценка более трудоемка и обладает некоторой субъективностью. В одних проектах - качество выражено в оценке приемной комиссии или Заказчика проекта у других преимущественно в финансовых показателях, такие как достижение окупаемости инвестиций, IRR и положительный дисконтированный поток от проекта, где то это только соблюдение требования технического задания и т.д.