Так как в отличие от бумажных носителей,
информация на компьютере не занимает
ценные квадратные метры рабочего пространства, то соответственно она имеет
свойство
накапливаться до бесконечности.
В связи с этим, руки до ее систематизации доходят только тогда, когда ее объем
превысил критическую массу и легче
отформатировать
диск, чем разобраться в гигабайтах (терабайтах) файлов хранящихся в памяти
компьютера.
Для того чтобы сделать невозможное и все-таки попытаться упорядочить информацию
на рабочем ПК, для начала необходимо воспользоваться великолепным свойством
компьютерного сортировщика и отобрать все
документы,
которым больше года. В идеале их стоит переписать на отдельные CD или DV
D диски
и удалить из памяти. С ними вы разберетесь позднее. Если у вас не установлен
пишущий привод, то вынесите все старые файлы в одну папку и забудьте о них на
время. Теперь просмотрим оставшиеся документы. Рассортируйте их по датам «от настоящего к
прошлому» и начинайте просматривать, начиная с файлов, сохраненных последними,
а значит, самых актуальных. Главный вопрос, на который вы должны себе отвечать, просматривая каждый
документ, действительно ли мне он
необходим. Без раздумий удаляйте черновики документов, пустые папки и
файлы, одинаковые документы с разными именами и просто файлы с устаревшей
информацией. Если сомневаетесь, пригодится ли вам документ, – отправьте его в
специально созданную папку. Позже вы примете окончательное решение в отношении
них, а сейчас главное не останавливаться и продолжать сортировку документов. Как и в случае с систематизацией бумаг, главное - правильно озаглавить папки, в которые вы будете складывать файлы.
Названия папок должны максимально четко и однозначно отражать суть собранной
информации. Кстати, названия файлов в
идеале также должны понятно отражать их содержание. Да вы, наверное, и сами об
этом уже догадались, нервно открывая очередной файл под таинственным названием
«документ5». По крайней мере, теперь вы знаете о важности понятного названия
для каждого файла. Итак, вернемся к систематизации по папкам. Важное замечание: для удобства работы с документами настоятельно рекомендуем группировать файлы одной тематики, а не
способа или источника получения. Другими словами, появление папок «факсы»,
«электронная почта» и «служебные записки Иван Иваныча» особой систематизации в
ваши документы не внесут и поиск нужной информации не облегчат. И еще одно замечание. В отличие от подхода к сортировке бумаг, где особая детализация тем и появление большого
количества папок с несколькими документами не поощряется, при
систематизации компьютерных файлов рекомендуется создание такого количества
папок, которое позволит разложить собранные документы не только по общим темам,
но и по разделам и подразделам. Правда обратим ваше внимание на то, что в операционных системах Windows имя файла может состоять максимум из
255 символов как латинского, так и национального алфавита, можно использовать
цифры и служебные символы. При наименовании файлов и папок следует также учитывать следующие ограничения: 1) среди служебных символов некоторые использовать нельзя. Это —
</>, <\>, <:>, <*>, <?>, <">,
<<>, <>>, <|>. При попытке ввода этих символов система
выдаст предупреждение об ошибке, хотя иногда возникают казусы, когда она
все-таки "принимает" имя, содержащее один из указанных символов,
после чего файл невозможно ни открыть, ни удалить. Ситуация исправляется при
помощи таких программ, как Scan Disk , Norton Disk Doctor и им подобных.
Проблема устранена в Windows XP , где запрещенные символы вы просто-напросто не
сможете ввести в окно запроса имени файла, либо они автоматически удаляются при
вводе имени из буфера обмена; 2) нельзя использовать такие имена
файлов, как CON , PRN, NUL, AUX, LPT1, LPT2, LPT3, LPT4, COM1, COM2,
COM3, COM4, CLOCKS . Эти имена соответствуют именам стандартных аппаратных
ресурсов компьютера. Запрет на имена задан, в основном, для совместимости со
старыми программами, которые могут неверно среагировать на подобное имя файла и
вызвать сбой в работе ПК; 3) допускается использовать в имени файла пробелы,
но некоторые программы не совсем корректно обрабатывают их. Это относится в
первую очередь к старому программному обеспечению, разработанному для работы в
MS - DOS . Подобные ситуации можно "обойти", используя вместо пробела
символ подчеркивания <_>. Если вы хотите найти файл, в имени которого
содержатся пробелы, придется взять фразу в кавычки, что позволит избежать
проблем с поиском; 4) операционная система не различает прописные
и заглавные символы. Поэтому имена, например, text . txt и ТЕХТ.ТХТ, с
точки зрения операционной системы, совершенно одинаковы; 5) операционная система при подсчете суммарного
количества символов в имени файла "захватывает" еще и все символы,
имеющиеся в пути к каждому файлу. Поэтому если файл располагается в каталоге с
очень длинным именем, то длина его имени может оказаться ограниченной. Всего
допускается до 260 символов в "полном
имени" файла, содержащем как непосредственно его имя, так и все
символы пути к нему; 6) при записи на диски могут
применяться другие ограничения длины имени и пути к файлу. Все зависит от
файловой системы, которая используется при записи диска. Таких систем
множество. К примеру, для файловой системы Joliet допускаются имена файлов до
64 символов, глубина вложения папок ограничена восемью, а общая длина полного путевого имени не должна
превышать 255 символов, включая пробелы. В связи с этим, если существует
перспектива последующего переноса ваших файлов на компакт-диски, то перед тем
как приступить к систематизации, желательно выяснить на диски с какой файловой
системой может быть в будущем произведена запись. Кстати, если при сортировке бумаг рекомендуется всегда учитывать дату
создания документа, чтобы не перебирать кипу устаревших бумаг, то в случае
компьютерной систематизации время создания документа перестает иметь
критическое значение, поскольку Вы в любой момент очень просто можете
отсортировать документы по дате. Когда все файлы будут отсортированы и разложены, полученные папки необходимо объединить между собой
в зависимости от направления деятельности (финансы, маркетинг, персонал и
т.д.). Если ярлыки на все основные папки с
документами вы решите держать на рабочем
столе, то стоит подобрать им соответствующие информативные иконки. Рекомендуем
маловажным ярлыкам не выбирать яркие иконки, поскольку, к примеру, красным
цветом стоит выделить те папки с документами, которые требуют срочного внимания,
зеленым – те, с которыми вы работаете ежедневно. Это сэкономит вам несколько секунд на поиск нужной папки. Обратим внимание, что чем больше файлов
и папок (не ярлыков на них) вы разместите на рабочем столе, тем медленнее будет работать ваша операционная
система. Зачастую, существенно данная особенность начинает проявляться при
практически полном захламлении рабочего стола объемными файлами. И последнее, для того, чтобы подобные «чистки» вам в будущем приходилось делать
все реже, возьмите за правило сразу
сортировать все входящие и вновь созданные документы. Особенно это касается
электронной почты, которая является одним из основных источников «мусора»,
захламляющего компьютер. Обязательно установите фильтры на входящую почту,
чтобы исключить СПАМ. А с полученными письмами поступайте так же, как и с любым
входящим документом: ответьте, сохраните, распечатайте или удалите. Читайте также:«Приводим в порядок рабочие
бумаги»«Электронная почта:
как снизить временные затраты на ее использование»«Будьте осторожны, пользуясь e-mail!
Особенно на работе!»