«Управление проектами с MS Project»

"Уровень конкурентоспособности компании напрямую зависит от эффективности управления проектами и их количеством.
Любая компания - от развивающейся до крупного холдинга - постоянно ведет работы по внедрению проектов. Это могут быть как долгосрочные крупные проекты, так и мини-проекты по реализации идей руководителя. Через реализацию этих проектов предприятие идет к своей стратегической цели. И чем эффективней руководство будет управлять данными проектами, тем быстрее произойдет её достижение. У компании, которая не умеет руководить проектами, занятый сегмент на рынке может уменьшаться.

Практически все предприятия, в большей или меньшей степени, управляют проектами. Предприятие увеличивается - количество проектов возрастает. И руководители разных уровней начинают замечать, что деятельность ведется не настолько эффективно как она могла бы вестись. Например, есть 100 проектов. И эти 100 проектов дают результат Х, при разработке только 50 из этих проектов тоже получают результат Х. Следовательно, если мы делаем не 50, а 100 проектов соответственно должны получать результат 2Х.

Таких результатов компании не достигают. Таким образом, из-за постоянно добавляющихся новых проектов, теряется результативность существующих. У руководителей возникает вопрос: зачем же нам нужен 52-й, 53-й, 54-й проекты, если результативность существующего пакета проектов теряется? Следовательно, они делают выводы: нам нужны новые знания, нам нужен опыт, нам нужны информационные системы, для получения максимального результата. Трудно не согласится с тем насколько важно знать не только цель, которая должна быть достигнута по завершению проекта, но и действия, которые необходимо предпринять для его успешности.

Если рассматривать на уровне компании - четкое планирование позволит как можно точнее оценить бюджет проекта. Если же брать уровень сотрудников, проектных менеджеров, которые сами приходят на этот курс, то для них важным является успевать внедрять идеи руководства. Это люди, желающие видеть результат от выполненной работы. При попытке работать на результат они видят, что результата не достигают. У них авралы работ, не знают, чем занимаются другие сотрудники, люди простаивают на работе, конфликтуют. Нежелание нанести ущерб организации является одним из решающих факторов для прохождения курса, полученные знания от которого, они могут применить в работе, чтобы повысить личную эффективность".

Иллюстрация к словам тренера:

Участники тренинга - люди, руководящие проектами в компаниях, с различными целями и стратегиями. В начале первого дня во время игры-разминки на вопрос "Кто из присутствующих управляет проектами?" утвердительно не ответил никто.
После окончания тренинга сертифицированные участники имели все предпосылки к тому, чтобы полноценно управлять проектами.
Специфика компьютерного тренингового курса заключается в необходимости грамотно подать как теорию, так и практику. Судя по отзывам участников, Валерию Глубоченко это удалось.

Мы поинтересовались у тренера - каким образом он этого достиг.

"Наше отличие от конкурентов заключается в том, что мы не просто обучаем работе с компьютерной программой. Через весь курс идет бизнес-игра. Областью изучения является как функциональность программного обеспечения, так и бизнес-проблематика. Клиента мы учим прикладному применению системы.
Участники тренинга создают реальный проект, и в процессе прохождения курса разрешают в нем все возможные проблемы предприятия. Программный продукт MS Project является лишь вспомогательным инструментом для решения задач. Поэтому основной акцент делается на теорию и деловую игру, а затем на практическое применение MS Project.
У студентов иная мотивация, они с удовольствием работают с компьютерами. Их внимание сосредоточено на планировании проекта и его оптимизации".
В ходе тренинга участники обыгрывали упражнения на бизнес-примерах и находили пути разрешения поставленных задач в программе MS Project. Группа разбивалась на подгруппы и создавала демо-проекты с перенесением на них проблематики своих компаний, а также училась ставить цели и их сроки выполнения.

- А насколько удобно тренеру работать с такой маленькой группой? И чем отличается тренинг для 5-6 человек от тренинга для большей группы?

- Конечно, мы можем разграничить понятие тренинг и мастер-класс.
Первоочередной задачей во время тренингов является изменение мышления людей, что достигается путем получения новых знаний. Мы даем определенный опыт, которого у них не было. Уходя с тренинга с этим опытом, они начинают смотреть на жизнь по-другому. И решать задачи по-другому, не так как раньше.
Второй задачей - прививание практических навыков, отработка механизмов планирования, а также практическое применение системы. С этой точки зрения для тренингов, которые проходят у нас в компьютерном классе, особой разницы нет. Это может быть 13 или 5 человек. Индивидуальная работа идет удаленно, через компьютеры: я вижу экраны людей - они видят мой экран. Не происходит потери информации, и люди все равно получают качественное обучение. Технология обучения здесь авторская и не зависит от количества людей на тренинге. Однако, если взять во внимание не компьютерные курсы, а теоретическую часть, то, конечно, сложно работать с группами из 5-ти человек, потому что мышление меняется, когда есть динамика. То есть, если в большой группе несколько человек понимают материал, то скоро это понимают все, а если в группе из 5-ти человек понимает только один, процесс понимания происходит медленнее. А также ответить на вопросы группы, состоящей из небольшого количества участников тренинга, более вероятно, чем это сделать для большого количества людей".

Два дня напряженной работы позади. Что же получили участники? Оправдал ли тренинг их ожидания? Об этом рассказывают они сами:

Андрей, начальник отдела развития, "КИТ"
- Организовано все хорошо: как в методологическом плане, так и в выборе и подаче информации. То, что я рассчитывал получить, - я получил.
Буду ли я применять на практике полученные знания, зависит от многих причин. В основном - пойдет ли руководство компании на это. Я сделал определенные выводы во время прохождения тренинга и понял, что необходимо. Моя задача здесь - сделать выводы и донести их до руководства.

Виталий, инженер департамента защиты продаж, Киевоблэнерго
- Придя на тренинг, я рассчитывал научиться планировать, распределять ресурсы, ставить приоритеты. В результате я получил четкое представление о продукте, ответы на многие вопросы. Некоторые задачи для меня были новыми - я вообще не знал, что существует такой проект как MS Project, а теперь знаю. И теперь я обязательно буду его использовать!

- Вам больше была полезна теоретическая часть или практика?

- Предполагаю, что любому человеку более полезна практика. Я человек самодостаточный и мне главное дать поверхностные знания, а дальше уже сам буду копать в этом направлении. Для меня самое главное - это общее понятие. И оно теперь есть.

Виктория, заместитель директора представительства Ласелсбергер
- Я пришла на тренинг, потому что мне было интересно определить, как я могу систематизировать всю информацию, и как можно с ней удобно работать.

И какую пользу вы для себя вынесли?

- Этот продукт, прежде всего, можно использовать как способ систематизации, так и как способ бесконфликтного общения путем постановки определенных задач, контроля и качеством их выполнения. Мне нравится совмещение теории и практики. Ведь без теории не может быть практики. А здесь теория идет как основа для практического применения. Думаю, я буду углублять полученные здесь знания сама, чтобы еще больше понимать системность всех процессов. А потом буду реализовывать их.

Павел, менеджер биллинговых систем, Киевоблэнерго
- Я пришел на этот курс, чтобы научиться управлять проектами. Я пытаюсь управлять проектами у себя в компании. Проекты есть, но они неуправляемые.

Как вы думаете, после сегодняшнего тренинга они станут управляемыми?

- По крайней мере, процентов 20 того, что есть, можно теперь отслеживать. Для меня было много интересного и нового. Потому я и здесь. Программа уникальная. Она имеет огромные возможности. И если это все настроить в компании, то управление проектами будет очень эффективным.

О компании "InforManager": на Работе Плюс
www.informanager.com.ua
Тренеры и тренинги компании "InforManager"
Автор: Ольга Клипкова