Грамотна оцінка проєкту дозволяє краще розподілити бюджет, ресурси та час. Але як зібрати достовірні дані про майбутній проєкт, щоб спланувати роботу команди і продуктивно розподілити сили і ресурси? В цьому нам допоможуть різні підходи в оцінюванні проєктів.

Пропонуємо в цій статті розглянути їх детальніше, а також з’ясуємо, коли краще використовувати кожен із них.

Чому це вкрай важливо для бізнесу чи стартапу?

Почнемо з оксюморону: недооцінка оцінки проєкту призводить в подальшому до значних проблем. Неправильно визначили бюджет? Що ж, тоді в певний момент роботи над проєктом не вистачить закладених в початковий бюджет коштів, бо на етапі оцінки проєкту не врахували деякі витрати. Або виявиться, що команда змушена перепрацьовувати, бо підтискає час – який, як виявляється на практиці, розрахований теж неправильно.

Такі факапи не лише приносять чимало проблем, вони можуть призвести до того, що бізнес чи стартап «прогорять» на самому старті. Як бачимо, оцінка проєкту – важливий етап в управлінні бізнесом або стартапом. Та й щоб вдало презентувати ідею клієнту і підписати вигідний контракт, правильна оцінка проєкту теж стане в нагоді.

Які бувають методи оцінки проєкту?

Усі методи оцінки проєкту можна умовно розділити на гнучкі та глибокі. Власне, гнучкі методи – це динамічний набір підходів, які добре адаптуються для встановлення часових проміжків роботи над проєктом, визначення обсягу коштів, необхідних для успішної реалізації проєкту. Застосовувати їх потрібно тоді, коли бракує точної інформації про майбутній проєкт. Якщо ваш бізнес чи стартап належить до сфери, де обставини швидко змінюються, гнучкі методи оцінки проєкту теж стають незамінним інструментом для грамотного планування.

Глибокі методики оцінювання проєктів беруть до уваги набагато більше факторів, ніж гнучкі. Але вони й дають у результаті точніші дані. Давайте розглянемо різні підходи до методики оцінювання проєктів, щоб з’ясувати їхні переваги і недоліки. І коли краще застосовувати кожен із них.

Гнучкі методи оцінки проєкту

Розрізняють такі методи експрес-оцінки проєкту:

• Експертне оцінювання (або метод Delphi);
• Оцінка за трьома точками;
• Метод «згори вниз».

Цікави назви мають згадані методики, чи не так? Вам цікаво, що вони означають і коли краще їх використовувати? Читайте далі.

Експертне оцінювання

Як неважко здогадатися з назви, цей метод оцінювання передбачає наявність експертної думки. А оскільки експертна думка не може існувати сферично у вакуумі, їй потрібні експерти. Суть така – ви запрошуєте кількох експертів для незалежної оцінки проєктів. Кожен з них формує свою анонімну оцінку, які згодом об’єднуються для досягненні спільної згоди.

Такий метод дає змогу отримати достовірні дані, щоб оцінка бюджетів чи дедлайну вийшла об’єктивною.

Застосовуйте метод експертного оцінювання правильно:

• Формуєте експертну команду, яка може складатися хоч з кількох десятків людей. Але заграватися тут не треба, навіть для масштабних проєктів не треба запрошувати більше двадцяти експертів;
• Ставите перед експертами завдання – дослідити проблему;
• Аналізуєте висновки експертів і приймаєте відповідні рішення.

Після цього можна формувати план дій для роботи над проєктом чи стартапом. Досить цікаво про це в гумористичні манері розповідає телесеріал про ІТ-індустрію «Кремнієва долина». Якщо не бачили, радимо переглянути. Пізнавально і цікаво.

Коли краще застосовувати експертне оцінювання?

• Для складних проєктів, де думка експерта бере гору навіть над статистичними методами;
• Обмеженість доступу до достовірних даних (чи коли ви бачите розбіжності в наявній інформації);
• Якщо ви хочете почути думку багатьох експертів, але до прямого обговорення не хочете їх залучати.
• Недоліки цього методу:
• Вимагає часу та ресурсів.

Врахуйте й те, що залежно від кількості фахівців та їхнього рівня експертності результати можуть варіюватися.

Оцінка за трьома точками

Що цікаво, метод оцінки проєктів PERT (Three-point Estimation) потрапив до сфери управлінської діяльності з військової справи. Його розробили на замовлення ВМС США, щоб створювати більш досконалі ракетні системи. Скористайтеся цим методом тоді, коли потрібно визначити кількість часу для виконання окремих завдань. Також він стане вам у нагоді, щоб дізнатися, за який мінімальний термін можна завершити весь проєкт.

Специфіка застосування методу PERT полягає у:

• Визначенні ключових завдань для виконання проєкту;
• Визначенні оптимальної послідовності виконання;
• Визначенні часових проміжків для кожного завдання;
• Створенні діаграми у вигляді розгалуженої мережі завдань для візуалізації основних етапів роботи;
• Встановленні резервних ресурсів для ключових завдань;
• Погодженні дедлайну проєкту.

Врахуємо, що оцінка часу для кожного завдання передбачає встановлення оптимістичного, песимістичного і очікуваного термінів для їхнього виконання. Оптимістичним терміном можна вважати мінімально можливий час, за який ви можете виконати кожне окреме завдання. Щоб він став реальністю, потрібні ідеальні умови та навіть перевищення початкових очікувань від виконання всіх етапів роботи над проєктом. Песимістичний термін, як не складно здогадатися, це максимально можливий час для завершення завдання. Тут враховуємо всі можливі проблеми і ризики, які можуть виникнути в процесі. І, нарешті, очікуваний термін можна вважати найбільш реалістичним. Найімовірніше, ви вкладетеся саме в очікувані терміни, якщо хід робіт минатиме в звичайному режимі.

В яких ситуаціях найкраще застосовувати згаданий метод?

• Проєкт передбачає виконання великої кількості паралельних завдань;
• В проєкті багато учасників;
• Певний відсоток невизначеності на деяких етапах проєкту;
• Оцінка тривалості робіт з врахуванням різних сценаріїв їхнього розвитку.

Не вдавайтеся до цього методу оцінки, якщо проєкт не є складним. Інакше витратите зайвий час на надмірну деталізацію.

Метод «згори вниз»

Цю методику полюбляють застосовувати в ІТ-індустрії. Але підійде вона не лише розробникам програмного забезпечення. Цей метод оцінювання передбачає використання минулого досвіду команди, щоб визначити терміни та ухвалити бюджет. Знання, набуті в кожному проєкті, ваша команда може використати в майбутньому.

Метод «згори вниз» (або Top-down Extimation) передбачає:

• Пошук аналогій з попередніми проєктами – схожа область застосування чи технології, які ви використовували раніше; скільки ресурсів, часу та коштів затратили на попередній стартап тощо;
• Поділ проєкту на складові, які простіше виміряти та оцінити, ніж проєкт в цілому;
• Визначення дедлайну та бюджету (доручіть це завдання проджект-менеджеру, який використає свій досвід та оцінки команди);
• Порівняння вашого результату оцінювання з результатами минулих проєктів;
• І, нарешті, коригування оцінки, врахувавши коефіцієнт складності проєкту. Простими словами, якщо ви побачили, що цей проєкт в півтора рази масштабніший за попередній – збільшуєте терміни та бюджет з врахуванням цього коефіцієнту.

Застосовуємо метод «згори-вниз», коли:

• Проєкт перебуває на ранній стадії, коли кількість інформації мінімальна;
• Детальна оцінка масштабного проєкту забере чимало ресурсів.

Глибокі методики оцінювання проєкту

Особливість таких методів оцінки полягає в тому, що вони дають змогу поглянути на проєкт з різних ракурсів. Глибокі методи дадуть вам точнішу інформацію, ніж гнучкі, але з ними доведеться попрацювати, бо вони мають складнішу структуру.

Розглянемо найбільш популярні методи глибокої оцінки проєктів.

Аналіз функціональних точок

Або англійською – Function Points. Метод винайдений ще в 1979-му році співробітником ІВМ. Як він працює? Щоб оцінити час і ресурси, який ви плануєте витратити на проєкт, спершу аналізуєте, скільки функцій потрібно реалізувати.

Принципи застосування методу «функціональних точок»:

• Визначаємо тип оцінки, який необхідно провести;
• Визначаємо основні функції програмного забезпечення, які ПЗ має виконувати. Якщо говорити про ІТ-індустрію, розробники аналізують вимоги користувачів, а не технічні деталі коду та інструменти, які знадобляться для розробки програми. Якщо говорити про інші сфери діяльності, ви як засновник стартапу чи бізнесу повинні з’ясувати, яким хоче бачити ваш продукт чи послугу кінцевий споживач. Тобто ваш майбутній клієнт. Знаючи їхні вимоги і побажання, ви можете планувати наступні кроки і визначити для себе, скільки часу та ресурсів затратите на кожен етап, а, значить, і на весь проєкт в цілому;
• Підрахунок функціональних точок, що допоможе оцінити обсяг інформації, який оброблятиме програма, також підраховуємо функціональні точки, пов’язані з транзакціями (для оцінки кількості операцій, які виконуватиме програма), і визначаємо фактор вирівнювання (щоб врахувати специфічні та складні етапи проєкту).
• Також потрібно обрахувати інші функціональні точки, які відповідають за оцінку реального обсягу проєкту і обчислюємо суму вагових балів усіх функцій. І тільки тоді ми можемо приступати до коригування остаточної оцінки проєкту.

Як бачимо, глибокий метод оцінки відрізняється ускладненою структурою і більшою кількістю операцій перед тим, коли ви зможете побачити остаточні цифри.

В яких випадках доцільно застосовувати цей метод?

• Коли робота над проєктом тільки розпочинається;
• Якщо ваш проєкт складається з великої кількості етапів, та має високий рівень складності;
• Якщо вам необхідно здійснити детальну оцінку проєкту, від технічних моментів до бізнес-вимог.

Але вважайте, що цей метод оцінювання вимагає попереднього досвіду. Самостійно занурюватися в усі хитросплетіння подібного підходу не потрібно. Краще доручіть цю роботу професіоналам.

Метод «знизу вгору»

Цей метод подібний на гнучкий метод оцінки «згори вниз», але й має суттєву відмінність. При застосуванні методу «знизу вгору» здійснюється прогностична оцінка не для всього проєкту, а для окремих етапів. Оцінка проєкту формується поступово – спершу ви з’ясовуєте, скільки часу і ресурсів потрібно для виконання завдань кожному учаснику команди, і лише потім, отримавши всі дані, побачите точні цифри.

Застосовуйте цей метод, якщо ваш проєкт:

• Налічує велику кількість складних завдань;
• Команда має досвід оцінювання власних сил і ресурсів на виконання відведених їм завдань;
• Вам важливо не випустити жодну деталь проєкту, щоб уникнути у майбутньому проблем з його реалізацією;
• Щоб встановити чіткі дедлайни.

Як бачимо, існують різні методи оцінки проєктів. Обирайте той, який найкраще підійде для реалізації ваших задумів.

Нагадуємо, що можна спростити рекрутинг за допомогою автоматизації. Детальніше з цією темою ви можете ознайомитися тут.