Що таке "штатний розпис"?

У чинному законодавстві України визначення цього поняття немає. Тож звернімося до загальновживаного значення цього терміна. При цьому розглянемо окремо поняття: "штат", "розпис", "штатний розпис".

Штат — 1. Постійний, встановлений склад співробітників на певному підприємстві чи в установі. 2. Документ, який визначає склад співробітників тієї чи іншої установи із зазначенням їхніх посад і посадових окладів. Окрім того, штатний— який перебуває у штаті.

Розпис — список із переліком когось, чогось; реєстр.

Штатний розпис — документ, що визначає склад працівників певного закладу, установи із зазначенням їхніх посадових окладів (стор. 1066 Словника).
З наведеного випливає, що штатний розпис — це завжди документ, на противагу йому штат — не обов'язково документ, скоріше навпаки, це не документ, а реальні живі люди.

Наприклад, якщо на торговельному підприємстві на підставі трудового договору постійно працюють шість працівників, п'ять з яких є продавцями, а шостий — директор, то є всі підстави говорити, що штат цього підприємства складається з шести працівників — п'ятьох продавців та одного директора. При цьому ніякого документального підтвердження (штатного розпису) для цього не потрібно. Хоча штатом називають також і документ. У цьому разі "штат" означає те саме, що й "штатний розпис".

На практиці також часто вживають поняття "штатна одиниця".

Словник це поняття не визначає, проте й без цього зрозуміло, що штатна одиниця — посадова чи робоча одиниця, передбачена штатом (штатним розписом).
Тобто штатні одиниці — це кількість, передбачена документом, на папері. Тому, скажімо, за умовами прикладу, наведеного в попередньому абзаці, некоректно стверджувати, що торговельне підприємство має шість штатних одиниць. Воно має шість працівників, які становлять його штат або працюють на штатних посадах. А штатних одиниць може бути більше чи менше, залежно від того, яка їх кількість встановлена документом цього торговельного підприємства — штатним розписом.

Хто повинен складати штатний розпис?

Відразу зауважимо, що, говорячи юридичною мовою, штатний розпис — локальний нормативно-правовий акт, тобто документ, яким у разі його затвердження зобов'язане керуватися підприємство у своїй діяльності. З огляду на це складати його повинен не будь-який працівник підприємства, а тільки уповноважений працівник.

У З ст. 64 ГКУ зазначено, що підприємство самостійно встановлює штатний розпис. Як правило, це саме положення повторюється у статутами документах, без зазначення конкретної особи. Штатний розпис розробляє та встановлює керівник підприємства, тому що саме він є представником підприємства. Однак керівник може передавати це право іншим працівникам, наприклад своїм наказом. Або ж обов'язок щодо роз’яснення штатного розпису може покладатися на керівника його посадовою інструкцією. Та в будь-якому разі штатний розпис затверджує, як правило, керівник підприємства.

На підприємствах, де є відділ кадрів, служба персоналу чи інші аналогічні структури, штатний розклад розробляють працівники саме цих служб. В компаніях, де таких служб немає, цим займається сам керівник, або інші уповноважені ним особискажімо, бухгалтер.

Здебільшого на практиці окремий наказ про значення працівника, відповідального за розселення штатного розпису, не видається. Такий наказ передається керівником працівнику в усній формі.

А от уже розроблений штатний розпис затверджується письмовим наказом.

У такому разі радимо в останньому наказі зазначити особу, відповідальну за його складання і що саме вона несе :відповідальність за відповідність окремих положень штатного розпису чинному законодавству, наприклад, розміру посадових окладів, який повинен бути не меншим від встановленого законодавством мінімуму тощо. А відповідальний працівник підтверджує це своїм підписом у наказі.

У статуті може бути також зазначено, що штатний розпис встановлюється власником. У такому разі штатний розпис може бути затверджено розпорядженням власника (якщо власник одноосібний) чи протоколом загальних зборів власників (якщо власників кілька). Хоча розпорядженням (протоколом) право встановлення штатного розпису може делегуватися керівнику підприємства. А вже останній має право чинити так, як це описано вище.