Сутність штатного розпису

Будь-яка особа, що має стосунок до складання штатного розпису чи його перевірки, повинна розуміти сутність згаданого документа.

У зв'язку з цим зазначимо, що на практиці сьогоднішній підхід до розроблення штатного розпису багато в чому базується на тих підходах, які були притаманні минулій радянській економічній системі, без урахування того факту, що системи як такої вже не існує. Тому дуже важливо виокремити основні відмінності між тим баченням штатного розпису, яке було колись, і тим, яке висувається практикою та чинним законодавством сьогодні.

У минулому персонал підприємства умовно поділяли на дві групи — штатний і нештатний.

Штатний персонал забезпечував основне функціонування підприємства, виконував роботи, які постійно є на підприємстві. Нештатний персонал виконував роботи, потреба в яких інколи виникала на підприємстві. Наприклад, для ремонту магазину могли запрошувати нештатних працівників, тому що штатних ремонтників магазини, як правило, не мали.

Штатні та нештатні працівники становили особовий персонал підприємства. Для кожної з цих груп існував свій фонд заробітної плати. Особливості його формування, системи оплати праці, контроль за витрачанням коштів з фондів, оформлення документів тощо — усе це в обох групах мало свої відмінності.

Штатний розпис був обов'язковим документом, він складався з метою оптимізації витрачання грошових (фонду оплати праці) та трудових ресурсів.
Штатний розпис був одним із основних документів у роботі кадрових служб підприємств. На його підставі визначалися вакансії. Потім уся робота кадрової служби скеровувалася цими вакансіями, на які підбирали нових працівників.

Різноманітні контролюючі органи завжди прискіпливо ставилися до штатних розписів, намагаючись відшукати лишки штатних одиниць та завищені оклади. Те саме робили вищі організації стосовно підлеглих. Вищі контролювали кількісний та посадовий склад підлеглих організацій, знаходили там лишки та давали завдання щодо його скорочення.

Існували специфічні правила визначення кількості штатних одиниць. Наприклад, посада старшого спеціаліста могла бути введена тільки в тому разі, якщо йому були підлеглі щонайменше два рядових фахівці. Якщо якась штатна одиниця довгий час не заповнювалася, це сприймали як привід для її скорочення.

Яке ж місце посідає штатний розпис у сьогоднішній економічній системі?
Відразу зазначимо, що нормативних документів, які б зобов'язували підприємства у обов'язковому порядку складати штатний розпис, немає.

Як згадувалося вище, тільки у п. З ст. 64 ГКУ зазначено, що підприємство самостійно встановлює штатний розпис. Наведемо дослівно коментар цієї норми, що міститься на стор. 115 коментаря до ГКУ2:

"3. В останні роки у зв'язку з тим, що державна форма власності в економіці перестає домінувати, тверда регламентація структури і штатів підприємства за допомогою законодавчого (виділено автором. — 0.3.) затвердження типових форм відходить у минуле. Тепер кожне підприємство, з урахуванням волі власника, виходячи з належного підприємству майна, вправі самостійно визначати свою організаційну структуру, штатний розпис і чисельність працівників".

Тобто в наведеній нормі йдеться не про те, що підприємство зобов'язане складати штатний розпис, а всього-навсього про те, що якщо вже він встановлюється, то не законодавчо, а самостійно підприємством.

Більшість статутів підприємств також містить норму, де зазначено, що підприємство самостійно визначає структуру і штатну чисельність працівників, а також розробляє штатний розпис. У цьому випадку також не говориться про обов'язковість. Тому й ніяких санкцій за відсутність на підприємстві штатного розпису бути не може. Навіть якщо в статуті буде сказано про обов'язковість наявності на підприємстві штатного розпису, то за його відсутності жоден із контролюючих органів покарати за це підприємство не зможе, тому що це внутрішня справа підприємства, яку воно вирішує самостійно. Хоча методи дисциплінарного впливу можуть бути застосовані вищою організацією до керівника підлеглої, якщо він не забезпечив затвердження штатного розпису у встановлені нею строки.

Окрім того, навіть у КЗпП, який є основоположним нормативно-правовим актом з питань трудового законодавства, про штатний розпис як окремий документ нічого не сказано. Тільки інколи згадуються такі категорії, як штат працівників (абз. 11 ст. 36, п. 1 ст. 40, ст. 49 КЗпП) і позаштатні працівники (ст. 48 КЗпП), та й то у зв'язку з питанням скорочення штату і необхідністю ведення трудових книжок на позаштатних працівників, а не як можлива наявність окремого документа. Вище ми вже говорили про те, що штат — це насамперед склад працівників підприємства — реальних, живих людей, а не якийсь документ, що визначає цей штат. Хоча може бути й документ. Але ці твердження не підтверджуються нормами КЗпП.

Ну а зараз повернімося до розгляду питання щодо сутності штатного розпису в сучасних умовах. Ми вже довели, що підприємство самостійно вирішує, чи слід йому мати такий документ, як штатний розпис.

На невеликих підприємствах керівник спроможний самостійно слідкувати за завантаженістю працівників роботою, контролювати цю роботу, гнучко змінювати кількість необхідних працівників, наймати їх на визначений період тощо. В такому разі, як правило, трудові обов'язки не закріплюються за працівниками на довгий час, а змінюються залежно від обставин. Хоча подібна гнучка система повинна знайти відображення у трудових договорах, що укладаються підприємством з працівниками.

Вирішуючи самостійно всі ці питання, керівник не має потреби в складанні штатного розкладу, тому що він з успіхом замінюється іншими документами — трудовими договорами, колективним договором, письмовими чи усними розпорядженнями керівника, нарядами на виконання робіт тощо.

А от ситуація на більших підприємствах зовсім інша. Ефективне управління великим підприємством потребує ретельнішої регламентації всіх сторін його діяльності, в тому числі управління кадрами. Чітке означення кола обов'язків працівників закріплюється з посадових (робочих) інструкціях. А вже штатний розпис фіксує у зведеному вигляді розподіл праці між працівниками підприємства, який відображено в посадових (робочих) інструкціях.

Як і в системі трудових відносин минулого, за часів СРСР, нині штатний розпис слугує документом, на підставі якого аналізується наявна структура працівників на підприємстві, він є документом підбору кадрів. Тому хоча штатний розпис і не є обов'язковим документом, встановленим законодавчо, він є бажаним, корисним, тобто внутрішньо необхідним, організуючим роботу керівництва з персоналом.

Основна відмінність у сутності штатного розпису колишньої економічної системи і теперішньої полягає у тому, що на сьогодні він не є обов'язковим для підприємств документом, а виконує усього-навсього - знову функцію.

Тому для обґрунтування виплат штатний розпис, як правило, сьогодні не береться до уваги, наскільки він є похідним документом від інших внутрішніх документів підприємства, які обґрунтовують ці виплати.