Аренда конференц-зала может потребоваться как развивающемуся бизнесу, так и компании, которая крепко стоит на ногах. Ведь время от времени требуется проводить различные мероприятия. Причем в зависимости от числа участников, от специфики мероприятия нужно подбирать помещение, учитывая его форму, размеры, адрес, интерьер и прочие нюансы.
Как найти конференц-зал?
Очень часто приемлемым вариантом оказывается краткосрочная аренда конференц-зала. Следовательно, приходится либо искать его самостоятельно, либо через компанию-посредника.
Если нужно сэкономить или у вас есть опыт поиска залов для конференций, тогда выбор очевиден – искать лично.
можно начинать с просмотра сайтов в интернете, с пролистывания печатных каталогов, а можно обратиться к администрации тех зданий, где вы уже были на мероприятии и его организация, да и зал вам понравились.
Будьте готовы к тому, что некоторые залы будут заняты, где-то вас не устроит вместимость, а где-то стоимость аренды или месторасположение. Если вы будете искать залы самостоятельно, не доверяйте фотографиям. Предварительно созвонившись и договорившись, съездите и посмотрите на все сами.
Если у вас есть возможность, поручите поиск зала проверенным риэлторам. Они обычно знают обо всех подводных камнях и все перепроверят. Так, от них не скроется следующая информация: наличие тока в розетках или wi-fi, состояние мебели, реальное число нормальных стульев, наличие лампочек и оборудования. Профессионалы также узнают о том, не намечается ли в районе плановое отключение элекроэнергии, они уточнят, как можно добраться до места проведения мероприятия и сколько это в лучшем случае займет времени и т.д.
Работа с проверенной компанией, занимающейся организацией мероприятий, гарантирует вам достойный уровень технического оснащения зала, а также других сопутствующих услуг конференц-сервиса.
Независимо от того, будете вы искать конференц-зал самостоятельно или через посредников, воспользуйтесь еще парой советов:
1. Определитесь с тем, с каким размахом вы хотите провести мероприятие и сколько денег готовы в него вложить.
2. Определите для себя цели проведения мероприятия.
3. Подумайте о способе транспортировки гостей.
4. Решите вопрос с размещением иногородних гостей, участников мероприятий. К тому же если мероприятие запланировано на несколько дней, а приглашенные участники будут размещаться в гостинице, рассмотрите возможность аренды конференц-зала либо в гостинице, либо недалеко от нее.
5. Решайте не только вопросы с размещением людей в зале, но и с питанием в зависимости от длительности запланированного мероприятия.