ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СПЕЦИАЛИСТА ОТДЕЛА ЗАКУПОК
I. Общие положения
- Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность специалиста отдела закупок.
- Специалист отдела закупок назначается и освобождается от занимаемой должности приказом генерального директора по представлению начальника отдела закупок и по согласованию с руководителем службы логистики.
- На должность:
- специалиста назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы;
- специалиста II категории – лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности товароведа не менее 3 лет;
- специалиста I категории – лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности товароведа II категории не менее 3 лет.
- Специалист отдела закупок должен знать:
- не менее 2-х иностранных языков;
- действующую систему координации переводов;
- эффективные методы ведения переговоров;
- терминологию по тематике переводов на русском и иностранных языках;
- законодательные и нормативные правовые акты по материальному обеспечению, в том числе в области внешнеэкономической деятельности;
- основы таможенного законодательства Украины;
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся материального обеспечения;
- организацию материального обеспечения на предприятии;
- правила оформления документов на получаемые и отправляемые грузы;
- порядок заключения договоров с поставщиками и порядок контроля за их выполнением;
- методы учета сырья и материалов;
- инструкции приемки материальных ресурсов по качеству, количеству и комплектности;
- нормативы запасов материальных ресурсов;
- обслуживаемую номенклатуру, ассортимент сырья и материалов, их технические характеристики, условия хранения и транспортировки, а также действующие цены;
- средства вычислительной техники, телекоммуникаций и связи;
- прикладные автоматизированные задачи, касающиеся его деятельности;
- основы организации труда;
- основы трудового законодательства;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
- В период временного отсутствия специалиста его обязанности исполняет лицо, назна-ченное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
- Специалист руководствуется в своей работе:
- действующим законодательством Украины;
- постановлениями и решениями Правительства, другими директивными и нормативными актами;
- приказами генерального директора предприятия;
- указаниями начальника отдела;
- справочной и методической литературой специального и общего характера;
- внутренними регламентирующими и регулирующими документами по различным направлениям деятельности предприятия;
- утвержденными планами работы отдела;
- условиями трудового договора (контракта);
- настоящей должностной инструкцией.
- На время отсутствия сварщика пластмасс 2-го разряда (болезнь, отпуск, командировка и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, несущее полную ответственность за их надлежащее исполнение.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
II. Должностные обязанности
- Организовывает, контролирует подготовку деловой переписки с иностранными поставщи-ками материальных ресурсов.
- Осуществляет перевод договоров, контрактов, писем с/на иностранные языки по во-просам сроков поставок материальных ресурсов от иностранных партнеров.
- Осуществляет анализ предложений и замечаний, поступивших от иностранных парт-неров по вопросам поставки материальных ресурсов.
- Переводит счета (инвойсы) на поступающие грузы.
- Осуществляет связь с поставщиками по проблемным вопросам поставок материаль-ных ресурсов посредством телефонных переговоров.
- Организовывает и координирует пребывания делегаций поставщиков на предприятии.
- Участвует в переговорах с поставщиками материальных ресурсов.
- Участвует в подготовке необходимой информации для переговоров с поставщиками.
- Анализирует результаты переговоров и оформляет протокол переговоров с делега-цией поставщиков.
- Осуществляет перевод писем, актов, претензий, связанных с качеством.
- Осуществляет перевод писем, актов, претензий, связанных с недостачами поступивших материалов и фурнитуры.
- Планирует и организует своевременное и точное размещение заявок поставщикам по закрепленной номенклатуре в соответствии с имеющимися остатками сырья, потребностями в них и установленными нормативами запасов.
- Размещает заявки на пробные партии сырья, на дополнительные производственные заказы.
- Анализирует, контролирует соответствие подтвержденной поставщиком цены по-ставки первоначальной цене в плановой калькуляции. Сравнивает, анализирует цены имеющихся аналогичных предложений по закрепленной номенклатуре.
- Организовывает заключение договоров (контрактов и изменений к ним) на получение материалов по закрепленной номенклатуре в соответствии с действующим законодательством на наиболее выгодных для предприятия условиях.
- Контролирует сроки исполнения заключенных договоров иностранными партнерами.
- Осуществляет постоянный контроль соответствия получаемых материалов догово-рам, спецификациям, контроль своевременного оформления статистических деклараций.
- Анализирует, контролирует правильность оформления отгрузочных документов поставщиков.
- Участвует в разработке предложений по усовершенствованию управления материальными потоками, по снижению издержек в области логистики, по созданию и поддержанию оптимального уровня материальных запасов, по совершенствованию системы автоматизации.
- Принимает участие в поиске потенциальных поставщиков.
- Осуществляет анализ и организацию исполнения распоряжений, постановлений, докладных, служебных записок поступивших от других структурных подразделений в части своей компетенции.
- Участвует в организации работы по экономии материальных и энергетических ресурсов, снижению издержек производства.
- Участвует в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей.
- Соблюдает требования документации СМК, выясняет и анализирует причины несоответствий, участвует в разработке и выполнении корректирующих и предупреждающих мероприятий в целях постоянного улучшения процессов, протекающих в подразделении.
- Представляет данные руководителю подразделения о реализации целей подразделения в области качества для проведения анализа результативности СМК со стороны руководства, вносит предложения для пересмотра целей подразделения по мере изменения ситуации или по мере их достижения.
- Участвует в работе совещаний по функциям, возложенным настоящей должностной инструкцией.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
III. Права
Специалист отдела закупок имеет право:
- Требовать от товароведа отдела закупок своевременного предоставления данных о поступлении грузов, предоставления документов для переводов.
- Вести переговоры с поставщиками материальных ресурсов по вопросам, касающимся своевременного обеспечения предприятия качественными материальными ресурсами.
- Вести переписку с поставщиками по вопросам, касающимся поставок сырья и материа-лов по закрепленной номенклатуре.
- Контролировать своевременность проведения таможенной очистки поступившего груза.
- Вносить предложения для включения в Коллективный договор.
- Вносить предложения по организации работы отдела закупок.
- Участвовать в совещаниях по вопросам, относящихся к должностным обязанностям.
- Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
- Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
- В пределах своей компетенции сообщать непосредственно руководителю о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
- Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
- Получать полную и достоверную информацию о результативности СМК.
- Пользоваться правилами и льготами члена трудового коллектива.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
IV. Ответственность
Специалист отдела закупок несет ответственность за:
- Своевременное и качественное исполнение функций, возложенных данной инструкцией.
- Представление грамотного и стилистически верного перевода любой документации и информации с/на иностранные языки.
- Своевременность и достоверность переводов нормативных документов, переписки, касающихся поставок материальных ресурсов.
- Правильность и достоверность передачи информации при осуществлении устных переводов.
- Своевременную подготовку достоверных данных.
- Своевременное заключение договоров (контрактов), спецификаций на поставку материалов в полном соответствии с законодательством Украины и интересами предприятия.
- Исполнение договорных обязательств.
- Достоверность отчетных данных, других запрашиваемых руководством предприятия материалов.
- Своевременное и качественное исполнение приказов, распоряжений, указаний руководства.
- Соблюдение норм и правил по охране труда.
- Сохранение коммерческой тайны предприятия.
- Нарушение трудовой и исполнительской дисциплины.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
|