ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА
I. Загальні положення
- Секретар-референт відноситься до категорії фахівців підприємства, приймається на посаду і звільняється з неї наказом директора підприємства.
- Основним завданням секретаря-референта є організаційне та документаційне забезпечення управлінської діяльності.
- Секретар-референт підпорядковується безпосередньо директору підприємства.
- У своїй діяльності секретар-референт керується:
- Законодавчими актами України;
- Статутом підприємства;
- Положенням про функціональні служби підприємства;
- Наказами (вказівками) керівництва підприємства;
- Нормативно-методичними матеріалами з організації діловодства;
- Даною посадовою інструкцією.
- На посаду секретаря-референта призначається особа з вищою, середньою спеціальною освітою і стажем роботи не менше 1 року, або без стажу (за умови проходження навчання на курсах секретарів-референтів).
- Секретар-референт повинен володіти інформацією та матеріалами з питань:
- Перспектив розвитку підприємства, його фінансово-господарської діяльності;
- Організації роботи з документами, складання документації;
- Організації управлінської праці;
- Застосування засобів обчислювальної та організаційної техніки;
- Перекладу службової документації на іноземну мову комерційного партнера;
- Культури праці та службової етики;
- Охорони праці, техніки безпеки і протипожежного захисту.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
II. Завдання та обов'язки
- Здійснює підготовку необхідних документів, забезпечує фінансово-господарську діяльність підприємства.
- Забезпечує прийом, облік, реєстрацію, контроль виконання документів, інформаційно-довідкове обслуговування і зберігання документної інформації.
- Контролює якість підготовки, правильність складання, узгодження, затвердження документів, що подаються на підпис керівництву підприємства.
- Контролює виконанням документів та доручень керівництва, вживає оперативних заходів, спрямованих на своєчасне і якісне їх виконання.
- Здійснює організацію підготовки, ухвалення рішень і доведення їх до безпосередніх виконавців. Проводить аналіз довідок і доповідей, що надаються керівництву, дає по них компетентні висновки.
- Здійснює оперативний зв'язок зі сторонніми організаціями (як комерційними, так і державними) і окремими громадянами з питань поточної діяльності підприємства (телефон, факс тощо).
- Веде прийом відвідувачів.
- Виконує роботу з документаційного забезпечення кадрової діяльності підприємства:
- оформлення наказів по особовому складу;
- оформлення особових карток форми ____________ чи особистих справ;
- оформлення трудових книжок;
- оформлення та ведення трудових контрактів (договорів);
- оформлення документів на відрядження;
- оформлення листків непрацездатності;
- ведення табелю обліку робочого часу;
- видача довідок про трудовий стаж та зарплату.
- Виконує машинописні і копіювально-розмножувальні роботи.
- Використовує ПЕОМ як засіб автоматизації документаційного забезпечення підприємства.
- Проводить щорічний відбір документів на архівне зберігання або на знищення.
- Виконує окремі доручення керівництва за профілем фінансово-господарської діяльності підприємства.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
III. Права
Секретар-референт має право:
- Запитувати від функціональних служб необхідні матеріали, а також пояснення про причини затримки виконання завдань і доручень керівництва.
- Розглядати документи і направляти їх на виконання керівникам і спеціалістам підприємства.
- Вимагати від виконавців доопрацювання документів, підготовлених з порушенням встановлених правил їх складання та оформлення, міжнародних правил оформлення документів (ISO).
- Візувати документи управлінської діяльності в рамках своєї компетенції.
- Вносити на розгляд керівництва пропозиції по поліпшенню документаційного забезпечення діяльності підприємства, удосконалення форм і методів управлінської праці на основі застосування електронної техніки.
- Вимагати від керівництва створення нормальних умов для виконання службових обов'язків і збереження всіх документів, що утворюються в діяльності підприємства.
- Працювати з документами, що мають гриф "ДСК" або "Конфіденційно".
- Приймати рішення в межах своєї компетенції.
- Взаємодіяти з усіма службами (співробітниками) підприємства з питань перевірки виконання документів і представлення необхідної інформації керівництву.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
IV. Відповідальність
Секретар-референт несе відповідальність за:
- Якість документів, що надаються на підпис керівництву підприємства.
- Недбале, халатне відношення до реєстрації та ведення документів.
- Збереження документації, розголошення відомостей, що мають гриф "Конфіденційно" або "КТ".
- Неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, помилкові дії чи бездіяльність, неприйняття рішень, що сходять у сферу його компетенції, а також за невикористання або неповне використання своїх функціональних прав, що передбачені цією посадовою інструкцією, а також правилами внутрішнього трудового розпорядку, - в межах, визначених чинним законодавством України про працю та кримінальним законодавством України.
- Правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.
- Завдання матеріальної шкоди в межах, визначених чинним цивільним законодавством та законодавством про працю України.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
|