В нашому сучасному світі практично будь-яка робота неможлива без ділової комунікації з іншими людьми. Клієнти це чи партнери, однаково доводиться вести з ними електронне листування, спілкуватися в месенджерах тощо. Тому важливо розуміти, що деякі популярні фрази краще не вживати, щоб не відштовхнути від себе важливих клієнтів та партнерів. В цій статті поговоримо про фрази, які краще уникати в діловій комунікації, і на які вислови їх краще замінити.

Вас не дратує, коли до вас звертаються «Доброго часу доби»?

Цю фразу краще насправді уникати навіть не тому, що вона може когось роздратувати. Це скалькована версія російського вислову «Доброго времени суток». Але чимало людей прагнуть у такий спосіб уникнути «часових» непорозумінь. Мовляв, якщо написати на початку листа «Добрий ранок!» чи «Добрий день!», людина, яка прочитає листа в іншу пору доби, може розгубитися. В сенсі, який зараз день, якщо зараз вечір (або ніч)?

Також таке звернення може видатися не позбавленим логіки, якщо ви комунікуєте з клієнтами чи колегами з інших часових поясів. І все ж радимо уникати цього вислову, бо воно, можливо, й було доречним десь на початку двотисячних, в епоху асьок і чатів на кшталт «бізарре» (пам’ятаєте такий?). Але в наш час його не назвеш ані доречним, ані дотепним. Радше банальним чи фамільярним.

Чим замінити цю фразу?

Найкращий варіант, яким ви можете розпочати ділову комунікацію – це наші звичні та не прив’язані до часових відрізків вітання «Привіт», «Вітаю», «Мої вітання». Звісно, ви можете скористатися нашим гарним привітанням «Добрий день», і навряд чи ваш співрозмовник знітиться від того, що прочитає ваше повідомлення ввечері чи пізно вночі. Те саме можна зауважити про ваших співрозмовників з інших часових поясів.

Просто «Привіт»… і сповнене загадок мовчання

Вам доводилося отримувати таке дивне звернення? Бо окрім як дивним таке звертання не назвеш. Написати «Привіт» і мовчати… гм, в чому сенс, ви ніколи не задумувались? Так можна і пів дня прочекати, поки співрозмовник відгукнеться на цей «Привіт» і у відповідь напише те ж саме. До речі, цим часто грішать у месенджерах. Якщо візьмемо до уваги той факт, що месенджери можна давно прирівняти до повноцінної платформи для ділового спілкування, то й варто дотримуватися тих самих правил комунікації, які ми застосовуємо в листуванні електронною поштою.

Чим замінити цю фразу?

Чи навіть як краще її скорегувати. Все просто, насправді. Ідеальним варіантом, щоб розпочати ділову комунікацію, буде вітання, за яким ви лаконічно і максимально зрозуміло викладаєте своє прохання. Наприклад: «Привіт (як варіант – Вітаю), це Костянтин, я від керівника проєкту Олександра. Наш клієнт попросив додати йому кілька опцій на сайті. Мені сказали звернутися до вас, щоб скорегувати наші дії. З чого почнемо?»

Прочитавши ваше звернення, співрозмовник одразу зрозуміє, хто ви і навіщо йому пишете. Грамотно і коректно сформульоване прохання потягне за собою таку ж саму відповідь – зрозумілу і виважену. Адже не забувайте, що якщо туманно чи незрозуміло викласти своє прохання, одержувач може неправильно зрозуміти. Що, в свою чергу, може призвести до зайвих непорозумінь і, що найважливіше, згаяти таку безцінну в нашому житті річ, як час.

«Ну що ти там?»

Або ще як варіант: «Ну шо ти там?». По-перше, це звучить грубувато. І якщо у вашого співрозмовника з якоїсь причини немає настрою, таке звернення може неабияк роздратувати. Самі подумайте, наскільки ефективною буде комунікацію в цьому випадку, коли одержувач такого грубуватого повідомлення буде відпочатку до вас негативно налаштований? Хтозна, можливо він «забуде» вам щось важливе повідомити, або ж затягне з відповіддю, а відповідь вам потрібна тут і зараз… Словом, як ви до співрозмовника звернетеся, цілком імовірно, що подібне ставлення «прилетить» у відповідь.

По-друге, в одержувача може скластися хибне уявлення, що ви вважаєте його такою людиною, яка потребує регулярного моніторингу та контролю. Це, знову ж таки, може роздратувати і ви отримаєте аж ніяк не той рівень комунікації, на який розраховували.

Інші варіанти словесних повідомлень-штурхань теж не годяться для ділової переписки:

• Ну як ти там?..
• Ну коли вже родиш?..

І так далі, і тому подібні фрази. Не вживайте їх, якщо не плануєте нарватися на грубість співрозмовника.

Чим замінити цю та інші, їй подібні, фрази?

Якщо у вас дедлайн проєкту маячить не за горами, а колега чи виконавець затягує з відповіддю, краще написати просто, коротко і по суті. Наприклад, ось так: «Цицероне, привіт. Завтра на ранок потрібно підготувати зразок промови, яку ти читатимеш перед консулами сенату. Пам’ятай про ті тези, які ми обговорювали з тобою вчора. З повагою, Луцій Ліциній Красс».

Здогадалися, чия скульптура?

Ще одне дратуюче звернення: «Чекаю на відповідь»

Можна сказати, що це чудовий приклад «комунікаційної тавтології», скажімо так. Адже коли ви пишете комусь, і ще й запитуєте щось в своєму повідомленні, це ж автоматично означає, що ви очікуєте від одержувача відповідь. А за умов правильного підбору слів ваш співрозмовник зрозуміє, що ви очікуєте на його якнайшвидшу реакцію. Тобто цю фразу можна як мінімум вважати зайвою, як максимум – дивною.

Чим ми пропонуємо замінити цю фразу?

Завершіть своє повідомлення чітким проханням. «Скажи, коли ми зможемо поговорити з тобою стосовно цього питання?.. Коли тобі буде зручно?..». Та інші, подібні цим, формулювання. Зауважте, що запитання само собою передбачає відповідь, тому й писати, повторимося, що ви чекаєте на відповідь, не варто.

«Перепрошую, що турбую»

Або інший варіант цієї фрази: «Вибачте, що турбую». Що ваші вибачення, що ваші перепрошення зайві, коли ви й так звернулися до іншої людини з якимось проханням, зверненням, уточненням. Поширена помилка криється в тому, що ми вважаємо, ніби так проявляємо повагу. Але найкращим виявом поваги буде лаконічне та змістовне звернення до людини, яка вам потрібна. Зауважте, ми вже кілька разів закцентували увагу на тому, що ваші повідомлення в діловій комунікації повинні максимально стисло і водночас максимально зрозуміло доносити суть вашого прохання іншій людині. Це важливо навіть через те, щоб співрозмовник розумів, що він має справу з розумною, вихованою та діловою людиною.

Чим замінити цю фразу?

Замініть її коротким та чітким повідомленням.

«Я спробую»… або ще краще «Я намагатимусь»

Ще одні фрази, яких краще уникати в діловій комунікації. Пробувати і намагатися краще на турніку, приміром, коли опановуєте підтягування. А в діловій переписці вживання цих фраз мовби натякатимуть вашому клієнту чи партнеру, що ви не плануєте брати на себе відповідальність за виконання завдання. Мовляв, вийде то вийде, а ні – то й ні.

Чим замінити цю фразу?

Напишіть, як є. Зазначте, що не встигаєте виконати доручену справу до такого-то числа, бо деякі обставини завадили цьому. Запропонуйте шляхи вирішення проблеми, яка склалася. Це краще, ніж написати невизначене «Я спробую», а в результаті не спробувати і, що найгірше, поставити іншу людину в дуже незручне становище.

«Як я вже згадував/казав/наголошував…»

Від цієї фрази відгонить зверхністю. І не тільки нею: в співрозмовників може скластися враження, що ви вважаєте їх трошки недалекими, бо їм потрібно раз по раз усе повторювати, наголошувати та нагадувати. Ми всі дорослі люди, і ці нагадування, до яких вдавалися наші вчителі в школах, для дорослої людини повинні бути апріорі зайвими. Якщо іншій людині потрібно весь час щось нагадувати, щоб вона чогось, бува, не забула – можливо, з такою людиною взагалі краще не вести жодних справ?

«Чесно кажучи...»

Інший варіант: «Відверто кажучи». Знаєте, це ті самі фрази, які ніби й не несуть у собі нічого негативного, але водночас можуть викликати деякі сумніви. А що, можете невідверто говорити стосовно робочих питань з колегами чи клієнтами? Або ж нечесно? Бо такі конструкції мовби говорять іншій людині, що в певній ситуації ви можете бути нечесними. Хіба ж не так?

Чим замінити цю фразу?

Нічим ці фрази не заміните, та й замінювати їх не потрібно. Просто викиньте їх зі свого ділового спілкування, зі свого словникового запасу взагалі. Пам’ятаєте, як писав наш видатний поет Максим Рильський?

Як парость виноградної лози,

Плекайте мову. Пильно й ненастанно

Політь бур’ян. Чистіша від сльози

Вона хай буде…

Гарно сказано, як вважаєте? Ні додати, ні відняти.