В нашому сучасному світі практично будь-яка робота неможлива без ділової комунікації з іншими людьми. Клієнти це чи партнери, однаково доводиться вести з ними електронне листування, спілкуватися в месенджерах тощо. Тому важливо розуміти, що деякі популярні фрази краще не вживати, щоб не відштовхнути від себе важливих клієнтів та партнерів. В цій статті поговоримо про фрази, які краще уникати в діловій комунікації, і на які вислови їх краще замінити.
Цю фразу краще насправді уникати навіть не тому, що вона може когось роздратувати. Це скалькована версія російського вислову «Доброго времени суток». Але чимало людей прагнуть у такий спосіб уникнути «часових» непорозумінь. Мовляв, якщо написати на початку листа «Добрий ранок!» чи «Добрий день!», людина, яка прочитає листа в іншу пору доби, може розгубитися. В сенсі, який зараз день, якщо зараз вечір (або ніч)?
Також таке звернення може видатися не позбавленим логіки, якщо ви комунікуєте з клієнтами чи колегами з інших часових поясів. І все ж радимо уникати цього вислову, бо воно, можливо, й було доречним десь на початку двотисячних, в епоху асьок і чатів на кшталт «бізарре» (пам’ятаєте такий?). Але в наш час його не назвеш ані доречним, ані дотепним. Радше банальним чи фамільярним.
Найкращий варіант, яким ви можете розпочати ділову комунікацію – це наші звичні та не прив’язані до часових відрізків вітання «Привіт», «Вітаю», «Мої вітання». Звісно, ви можете скористатися нашим гарним привітанням «Добрий день», і навряд чи ваш співрозмовник знітиться від того, що прочитає ваше повідомлення ввечері чи пізно вночі. Те саме можна зауважити про ваших співрозмовників з інших часових поясів.
Вам доводилося отримувати таке дивне звернення? Бо окрім як дивним таке звертання не назвеш. Написати «Привіт» і мовчати… гм, в чому сенс, ви ніколи не задумувались? Так можна і пів дня прочекати, поки співрозмовник відгукнеться на цей «Привіт» і у відповідь напише те ж саме. До речі, цим часто грішать у месенджерах. Якщо візьмемо до уваги той факт, що месенджери можна давно прирівняти до повноцінної платформи для ділового спілкування, то й варто дотримуватися тих самих правил комунікації, які ми застосовуємо в листуванні електронною поштою.
Чи навіть як краще її скорегувати. Все просто, насправді. Ідеальним варіантом, щоб розпочати ділову комунікацію, буде вітання, за яким ви лаконічно і максимально зрозуміло викладаєте своє прохання. Наприклад: «Привіт (як варіант – Вітаю), це Костянтин, я від керівника проєкту Олександра. Наш клієнт попросив додати йому кілька опцій на сайті. Мені сказали звернутися до вас, щоб скорегувати наші дії. З чого почнемо?»
Прочитавши ваше звернення, співрозмовник одразу зрозуміє, хто ви і навіщо йому пишете. Грамотно і коректно сформульоване прохання потягне за собою таку ж саму відповідь – зрозумілу і виважену. Адже не забувайте, що якщо туманно чи незрозуміло викласти своє прохання, одержувач може неправильно зрозуміти. Що, в свою чергу, може призвести до зайвих непорозумінь і, що найважливіше, згаяти таку безцінну в нашому житті річ, як час.
Або ще як варіант: «Ну шо ти там?». По-перше, це звучить грубувато. І якщо у вашого співрозмовника з якоїсь причини немає настрою, таке звернення може неабияк роздратувати. Самі подумайте, наскільки ефективною буде комунікацію в цьому випадку, коли одержувач такого грубуватого повідомлення буде відпочатку до вас негативно налаштований? Хтозна, можливо він «забуде» вам щось важливе повідомити, або ж затягне з відповіддю, а відповідь вам потрібна тут і зараз… Словом, як ви до співрозмовника звернетеся, цілком імовірно, що подібне ставлення «прилетить» у відповідь.
По-друге, в одержувача може скластися хибне уявлення, що ви вважаєте його такою людиною, яка потребує регулярного моніторингу та контролю. Це, знову ж таки, може роздратувати і ви отримаєте аж ніяк не той рівень комунікації, на який розраховували.
Інші варіанти словесних повідомлень-штурхань теж не годяться для ділової переписки:
І так далі, і тому подібні фрази. Не вживайте їх, якщо не плануєте нарватися на грубість співрозмовника.
Якщо у вас дедлайн проєкту маячить не за горами, а колега чи виконавець затягує з відповіддю, краще написати просто, коротко і по суті. Наприклад, ось так: «Цицероне, привіт. Завтра на ранок потрібно підготувати зразок промови, яку ти читатимеш перед консулами сенату. Пам’ятай про ті тези, які ми обговорювали з тобою вчора. З повагою, Луцій Ліциній Красс».
Здогадалися, чия скульптура?
Можна сказати, що це чудовий приклад «комунікаційної тавтології», скажімо так. Адже коли ви пишете комусь, і ще й запитуєте щось в своєму повідомленні, це ж автоматично означає, що ви очікуєте від одержувача відповідь. А за умов правильного підбору слів ваш співрозмовник зрозуміє, що ви очікуєте на його якнайшвидшу реакцію. Тобто цю фразу можна як мінімум вважати зайвою, як максимум – дивною.
Завершіть своє повідомлення чітким проханням. «Скажи, коли ми зможемо поговорити з тобою стосовно цього питання?.. Коли тобі буде зручно?..». Та інші, подібні цим, формулювання. Зауважте, що запитання само собою передбачає відповідь, тому й писати, повторимося, що ви чекаєте на відповідь, не варто.
Або інший варіант цієї фрази: «Вибачте, що турбую». Що ваші вибачення, що ваші перепрошення зайві, коли ви й так звернулися до іншої людини з якимось проханням, зверненням, уточненням. Поширена помилка криється в тому, що ми вважаємо, ніби так проявляємо повагу. Але найкращим виявом поваги буде лаконічне та змістовне звернення до людини, яка вам потрібна. Зауважте, ми вже кілька разів закцентували увагу на тому, що ваші повідомлення в діловій комунікації повинні максимально стисло і водночас максимально зрозуміло доносити суть вашого прохання іншій людині. Це важливо навіть через те, щоб співрозмовник розумів, що він має справу з розумною, вихованою та діловою людиною.
Замініть її коротким та чітким повідомленням.
Ще одні фрази, яких краще уникати в діловій комунікації. Пробувати і намагатися краще на турніку, приміром, коли опановуєте підтягування. А в діловій переписці вживання цих фраз мовби натякатимуть вашому клієнту чи партнеру, що ви не плануєте брати на себе відповідальність за виконання завдання. Мовляв, вийде то вийде, а ні – то й ні.
Напишіть, як є. Зазначте, що не встигаєте виконати доручену справу до такого-то числа, бо деякі обставини завадили цьому. Запропонуйте шляхи вирішення проблеми, яка склалася. Це краще, ніж написати невизначене «Я спробую», а в результаті не спробувати і, що найгірше, поставити іншу людину в дуже незручне становище.
Від цієї фрази відгонить зверхністю. І не тільки нею: в співрозмовників може скластися враження, що ви вважаєте їх трошки недалекими, бо їм потрібно раз по раз усе повторювати, наголошувати та нагадувати. Ми всі дорослі люди, і ці нагадування, до яких вдавалися наші вчителі в школах, для дорослої людини повинні бути апріорі зайвими. Якщо іншій людині потрібно весь час щось нагадувати, щоб вона чогось, бува, не забула – можливо, з такою людиною взагалі краще не вести жодних справ?
Інший варіант: «Відверто кажучи». Знаєте, це ті самі фрази, які ніби й не несуть у собі нічого негативного, але водночас можуть викликати деякі сумніви. А що, можете невідверто говорити стосовно робочих питань з колегами чи клієнтами? Або ж нечесно? Бо такі конструкції мовби говорять іншій людині, що в певній ситуації ви можете бути нечесними. Хіба ж не так?
Нічим ці фрази не заміните, та й замінювати їх не потрібно. Просто викиньте їх зі свого ділового спілкування, зі свого словникового запасу взагалі. Пам’ятаєте, як писав наш видатний поет Максим Рильський?
Як парость виноградної лози,
Плекайте мову. Пильно й ненастанно
Політь бур’ян. Чистіша від сльози
Вона хай буде…
Гарно сказано, як вважаєте? Ні додати, ні відняти.
Jobs.ua хоче підтримати Кращих Роботодавців і розширити можливості Шукачам роботи у важку хвилину, тому продовжує працювати в галузі працевлаштування та зберігає знижки і можливість безкоштовного розміщення вакансій для роботодавців.
Пропонуємо вам познайомитися з перспективною сучасною професією, яка допомагає компаніям приймати рішення на основі даних, а не інтуїтивно.
Jobs.ua хоче привітати вас з наступаючим Новим 2024 роком і порадувати новорічними святковими знижками!
Спостереження доводять, що спортивні люди витривалі та цілеспрямовані, саме тому вони віддадуть перевагу при прийомі на роботу співробітникам, які мають в інтересах спорт. А психологи стверджують, що заняття спортом не лише сприяють фізичному здоров’ю, а й поліпшенню душевного та психологічного стану. Пропонуємо і вам ознайомитись із цими очевидними фактами в цій статті на Jobs.ua і віддати перевагу фізичним вправам.
Скласти лист-пояснення про власну відсутність на робочому місці чи порушення певних робочих режимів не так уже і складно. Обов’язково скористайтесь зазначеними в цій статті порадами.