Как распределить нагрузку, если в отделе не хватает сотрудников

Избегайте паники

Если на ваш поредевший отдел обрушилась куча работы, прежде всего нужно постараться не допустить паники в коллективе.

Задача номер один — расставить все точки над i. Необходимо обсудить с сотрудниками на общем собрании сложившуюся в компании ситуацию. Нужно рассказать подчиненным о причинах кадрового дефицита и о том, какие меры по решению этой проблемы собирается принимать компания. Вероятно, сотрудники будут несколько озадачены тем, что увеличится объем и темп работы, поэтому важно успокоить их.

Объясните, что эта ситуация не вечна и что руководство компании также заинтересовано в том, чтобы поскорее исправить положение дел. Самый эффективный способ борьбы с паникой — хотя бы приблизительно обозначить, как долго отдел будет существовать в неполном составе. Если ваши подопечные будут знать, что уже через месяц планируется пополнение, они будут чувствовать себя гораздо спокойнее. Если же лишних рабочих рук в ближайшие несколько месяцев не предвидится, коллектив сможет морально подготовиться к предстоящим трудностям. Также прозрачность в общении с коллегами позволит вам предотвратить поток сплетен, которые в условиях неизвестности множатся со скоростью света.

Расставьте приоритеты

После того как вы проинформируете своих сотрудников, нужно расставить приоритеты в рабочем графике отдела. Есть вещи, от которых нельзя отказаться ни при каких условиях, есть и занятия, которыми при необходимости можно легко пожертвовать. Стоит отказаться на этот период от неприоритетных задач.

При постановке задач стоит более четко ставить сроки. Не рассчитывайте на то, что в условиях цейтнота сотрудник сможет без вашей помощи справиться в срок. Нужен промежуточный контроль. В некоторых случаях может понадобиться и психологическая помощь. Если выполнять работу в срок у сотрудника все равно не получается, стоит обратить внимание на его тактику работы. Если она выбрана неудачно, необходимо срочно ее поменять.

Возможно, кому-то из ваших сотрудников нужно будет выполнять задачи, с которыми прежде ему никогда не приходилось сталкиваться. В таком случае вашей задачей будет объяснить то, в чем состоит его новая функция. Если есть возможность, попросите кого-то из компетентных в этом вопросе подчиненных проинструктировать коллегу или проследить за его работой на начальном этапе.

«Под Новый год начальство преподнесло мне сюрприз: в целях экономии было решено уволить наиболее опытных и дорогостоящих сотрудников и оставить новичков, — рассказывает менеджер по работе с клиентами Владимир. — Первую неделю я просто на стенку лез. Мои новички не успевали выполнить и половину обычной работы. Пришлось по старой дружбе просить одного из уволенных помочь мне провести инструктаж. Бывший коллега меня здорово выручил, занимался с этими школьниками не за деньги, а просто, чтобы мне помочь. Через пару недель дела у нас пошли в гору».

Обеспечьте мотивацию

Как бы сотрудники ни были преданы делу, терпеть сезон переработок просто за спасибо согласится не каждый. Как известно, лучший способ мотивировать сотрудников — это бонусы и премии. Если вашим подчиненным теперь приходится работать сверхурочно или совмещать должности, необходимо проследить, чтобы все это оплачивалось соответствующим образом.

Обычно при уходе части работников освобождается некий фонд оплаты труда. Стоит переговорить с начальством, а затем уже рассказать сотрудникам, что они могут претендовать на премии, если будут успешно справляться с новым объемом работы.

В случае неопределенности не стоит давать ложные надежды. Будьте честны с коллективом. Невыполненные обещания более пагубно сказываются на лояльности работников, чем любые финансовые неурядицы.