Ограничь время и составь список: как сделать работу проще

Автор известного блога Zen Habits Лео Бабута рассказал о том, как сделать жизнь и работу проще.

Лучшее, что я сделал, решив упростить свою жизнь, упростил свой рабочий день, сначала — на работе, а потом, после увольнения, в работе, которую я выполняю как писатель и бизнесмен. С помощью нескольких простых правил я устранил большинство рутинных, скучных административных задач.

Сейчас я отсеял все второстепенное и могу сконцентрироваться на том, что действительно люблю: на творчестве. Не каждый может сделать такие решительные шаги навстречу к простоте, но если вы хоть немного контролируете свой рабочий день, вы можете сделать несколько простых вещей, которые сильно упростят вашу жизнь.

Если вы не способны контролировать ситуацию, или ловите себя на мысли: “Этого я сделать не могу”, я спрошу вас: почему нет? Можно ли изменить ситуацию, пусть не сейчас, а в будущем? Я заметил: часто что-то казалось невозможным (например, работать дома), но впоследствии оказалось вполне выполнимым.

Вам не нужно стремиться сделать все сразу, выберите что-то одно и постарайтесь это выполнить. Затем попробуйте еще что-то, посмотрите, работает ли это. Экспериментируйте и вы найдете то, что подходит именно вам. Наслаждайтесь простой работой.

1. Принимайтесь за работу пораньше

Рано приступать к работе было одним из моих самых любимых секретов – в тишине, до того, как начнутся телефонные звонки, болтовня и собрания, я много успевал сделать. К тому времени, как все только начинали работать, я выполнял два или три больших задания.

2. Ограничьте время

Это смешно, люди работают часами и думают, что они плодотворно трудятся и успевают сделать больше. Однако на решение проблемы они тратят целые часы. Вместо этого сократите время и установите лимит — 6 или 7 часов в день — и всю важную работу выполняйте в этот срок. Если вы будете знать, что работаете только 6 часов в день, в первую очередь вы постараетесь сделать все важные дела, и потратите на это меньше времени. Ограничения стимулируют работать эффективнее.

3. Составляйте короткий список

Составьте длинный список дел, которые вам необходимо выполнить … после этого составьте короткий список из 2 — 3 дел, которые вы действительно хотите сделать. Выбирайте задания так, что, если выполните только их, вы бы могли гордиться тем, что сделали за день. Самые важные дела начинайте до проверки почты или онлайн чтения.

4. Сгруппируйте раздражители

Что вас обычно отвлекает? Может быть, это что-то вроде электронной почты, чтения блогов, Твиттера или другой социальной сети? Отведите для них время, лучше всего позже днем: скажем, после 3 — 4 часов дня.

До этого времени не отвлекайтесь на раздражители. Выделяя для них определенный промежуток времени, у вас появится возможность в первую очередь сделать другую работу, а потом уделить внимание отвлекающим факторам. Еще один способ — выделить для них по 10 минут в конце каждого часа, только придерживайтесь десятиминутного лимита!

5. Пишите короткие письма

Если написание письма занимает большую часть дня, просто ограничьтесь 3 — 4 предложениями для каждого письма, и вы почувствуете разницу. Во-первых, резко сократится время на ответ или составление писем. А во-вторых, уменьшатся ответы на ваши письма, а значит, вы потратите меньше времени на чтение корреспонденции.

6. Сократите встречи

Чем меньше — тем лучше. Некоторые ведущие менеджеры Google проводят только пятиминутные собрания — каждый, кто посещает эти собрания, должен подготовиться и быть лаконичным. Если вы сможете отказаться от собраний и просто оставлять записки или придумать другой способ общения, это поможет вам сэкономить несколько часов в неделю.

7. Автоматизируйте

Чем меньше скучных и рутинных заданий вам приходится выполнять, тем больше у вас будет свободного времени для творчества и важной работы. Поэтому автоматизируйте процесс работы везде, где это возможно: сделайте так, чтобы люди вносили данные, или получать информацию из вашего сайта, вместо того, чтобы писать или звонить вам, или используйте сервис, который автоматически обрабатывает платежи или отправляет товар, и так далее.

8. Исключите работу с бумагами

Мне приходилось много работать с документами, и уже тогда я знал, что это пустая трата времени. Если бы фирмы и организации могли бы заполнять всю документацию в электронной форме, это снизило бы расход бумаги и время, затраченное на копирование и заполнение документов. Каждый раз, когда это возможно, отказывайтесь от работы с бумагами в пользу электронной обработки документов.

9. Приберите на столе

Это можно сделать за несколько минут. Уберите все со своего стола. Оставьте несколько важных предметов. Все остальное нужно: подшить, передать соответствующему человеку, сложено в соответствующий отдел в ящике стола или выброшено в мусор. Быстро примите решение и приступайте к работе.

10. Уйдите

Если вы можете выйти из офиса, найдите тихий уголок, где можно сосредоточиться на важной работе. Отключите Интернет и принимайтесь за работу, затем снова подключитесь к сети, чтобы отправить работу по электронной почте или загрузить в удаленный компьютер. Работать дома — отличный вариант. Чем чаще вы так делаете (раз в неделю, час в день или половину каждого рабочего дня), тем лучше.

11. Передохните

Каждые 15-20 минут вставайте из-за стола и делайте перерыв. Можно просто пройтись по офису, или даже лучше — выйти и подышать свежим воздухом. Прогуляйтесь, разгоните кровь, если чувствуете напряжение — помассируйте плечи и шею. Если хотите быть в форме, делайте несколько отжиманий. Когда вы вновь приступите к работе, вспомните, над чем вы хотите работать, и уберите все раздражители.

12. Практикуйте переключения внимания

Каждый час или два выполняйте ритуал переключения внимания. Это займет одну-две минуты. Начать ритуал можно с закрытия браузера и других приложений, может быть даже выйти прогуляться на пару минут, чтобы проветриться и разогнать кровь. После этого вернитесь к списку Самых Важных Дел и отметьте, что вам нужно выполнить еще. До того, как вы проверите почту или вернетесь в онлайн, выполняйте важные задания так долго, как сможете. В течение дня несколько раз переключите внимание с одного занятия на другое. Несколько глубоких вдохов тоже хорошо помогают сосредоточиться.

13. В расписании предусмотрите много времени для творчества

Не каждый может делать это, но если возможно, выделяйте по 3-4 часа в день в своем расписании на творчество или другие важные дела. Пусть это время будет для вас неприкосновенным, не планируйте на это время ни встречи, ни другие дела. Будьте беспощадны к отвлекающим факторам, и настройтесь на любимую работу в течение отведенного времени. Наслаждайтесь творчеством.