Построение службы по управлению персоналом

Задумывались над этим вопросом всегда, во все времена – будь-то феодальный строй, социалистический или целеустремленное шествие к развитому капитализму. Да и суть этих размышлений существенно не изменилась: как бы сделать так, чтобы работали без устали и денег не просили. Утрирую, конечно. Но.… В каждой сказке есть доля сказки, помните?! В реальности же дела обстоят так, что о создании службы, департамента или хотя бы отдела по управлению персоналом задумаются в последнюю очередь. Например, когда «гром грянет» и нужно срочно спасать ситуацию - снизить зашкалившую текучесть кадров, подготовиться к грядущей проверке - или просто становится невозможным найти какую-либо информацию о своем персонале, необходимую для принятия качественного управленческого решения. Кстати, среди специалистов различных направлений (производства, маркетинга, финансов, сбыта) существует спор: кто из них важнее для компании, чья работа необходимее. На мой взгляд, правильный ответ – ПЕРСОНАЛ, четко, слаженно и профессионально выполняющий поставленные перед ним задачи. И каждый занимается своим делом для достижения общей цели компании. Прекрасно, если при этом есть специалисты, которые могут помочь руководителю сделать процесс управления этим персоналом легким и эффективным.

Как вы понимаете, к выше указанным специалистам я отношу, в первую очередь, менеджеров по персоналу. Сложно переоценить их вклад в общий процесс, а пользы от их пребывания в компании действительно много. Пожалуй, самое первое, что приходит на ум при озвучивании этой должности – поиск и подбор персонала, кадровое делопроизводство. На сегодняшний день это самые распространенные функции HRM, особенно в небольших компаниях. А если сюда прибавить социализацию новых сотрудников, планирование карьерного роста и развития, разработку системы стимулирования персонала, администрирование заработной платы, организацию корпоративных мероприятий, исследование социально-психологического климата в коллективе. Список получается внушительный. И это далеко не весь перечень функциональных обязанностей. Однако стоит отметить, что авторитет службы по управлению персоналом напрямую зависит от уровня профессионализма ее сотрудников и степени практической (реальной) полезности для компании. Это очень важно учитывать при построении службы и комплектации ее специалистами. Основная задача менеджеров по управлению человеческими ресурсами – реализация целей работодателя.

Надеюсь, мне удалось укрепить вас во мнении, что отдельное структурное подразделение (как бы оно ни называлось – дирекция, департамент, отдел, служба), занимающееся менеджментов человеческих ресурсов для компании крайне необходимо. А, как известно, лучше с самого начала все построить правильно и добротно, чем потом перестраивать. И начинать строительство нужно с фундамента, т.е. со структуры.

Структура службы по управлению персоналом зависит от ряда объективных факторов, к которым относится организационно-штатной структуры компании; численности персонала; функций и задач, возлагаемых на это подразделение.
Рассмотрим каждый их этих факторов в отдельности.

В зависимости от организационно-штатной структуры компании.

1) Линейно-функциональная структура.
Это, пожалуй, самая распространенная организационно-штатная структура. Служба по управлению персоналом в такой компании строится чаще всего по принципу функциональной специализации. Каждый отдел отвечает за свой участок работы. Структура службы представлена на рис.1. Количество и название отделов будетварьировать, в зависимости от поставленных задач, стратегических планов, кадровой политики и размеров компании. Например, в состав кадровой службы может также включаться отдел социального развития, отдел труда и заработной платы, отдел психологической разгрузки и т.д.

Рис. 1 Линейно-функциональная структура

Линейно-функциональная структура способствует развитию профессиональных знаний и навыков сотрудников (за счет специализации), обеспечивает централизованный контроль за функциональными операциями, позволяет вести единую согласованную политику в сфере управления персоналом.

2) Дивизиональная (продуктная) структура.
Дивизиональная структура свойственна для компаний, имеющих в своем составе несколько продуктовых групп. Каждая из этих групп концентрируется на своих собственных приоритетах в рамках общего бизнес-плана. Как видно на рис. 2, в состав дивизиона входит менеджер по персоналу, обслуживающий все его интересы, касающиеся управления человеческими ресурсами (подбор, учет, обучение персонала и т.д.). Важно отметить, что у менеджера по персоналу в такой структуре двойная подчиненность: прямая – дивизиональному менеджеру и опосредованная – директору по персоналу всей компании.

Рис. 2 Дивизиональная структура

Дивизиональная структура хороша тем, что позволяет менеджеру по персоналу глубже вникнуть в проблемы конкретной продуктовой группы; привлечь специалистов, точно соответствующих потребностям группы, досконально исследовать соответствующий сегмент рынка.

3) Структура на основе географической распределенности.
Географическая структура актуальна для компаний, обслуживающих рынки большой географической площади. Как правило, территория разбивается по региональному принципу (рис. 3). В каждом регионе (или объединении) находится свой менеджер по персоналу или кадровая служба, подчиняющаяся непосредственно Менеджеру региона. Иногда в структурах подобного типа присутствует Головной офис. В этом случае постановка стратегических задач, координация деятельности и контроль за реализацией единой кадровой политики компании осуществляется Директором по персоналу.

Рис. 3 Географическая структура

Преимущества географической структуры заключаются в возможностях более полно использовать региональные рынки труда; своевременно реагировать на возникающие проблемы в регионе; концентрировать внимание и усилия менеджера по персоналу на локальных задачах; экономить финансовые средства на оплате труда специалиста и командировочных расходах.

4) Матричная (проектная) структура.
Характерной особенностью матричной организационно-штатной структуры является обособленность отдельных проектов друг от друга и от Центрального аппарата компании. На рис. 4 изображена типичная модель такой структуры. Менеджер по персоналу непосредственно подчиняется (а, следовательно, и выполняет распоряжения) генеральному директору. Его функции заключаются преимущественно в предоставлении консультаций руководителям проектов по вопросам управления персоналом, диагностике социально-психологического климата в коллективе, предотвращении и разрешении конфликтных ситуаций.

Рис. 4 Матричная структура

В более крупных компаниях, количество, масштабы и продолжительность проектов в которых значительны, имеет смысл создавать службу по управлению персоналом. Структура службы может быть следующей: Директор по персоналу в Центральном аппарате и 1-2 менеджера по персоналу в каждом проекте.

В зависимости от численности персонала компании:

Как показывает практика, если в компании от 10 до 50 человек, экономически более оправдано нанимать менеджера по персоналу по аутсорсингу. Определите круг задач, которые вы хотели бы переложить на внешнего специалиста. Это могут быть как относительно краткосрочные проекты (написание должностных инструкций, формирование базы кандидатов по заданным специальностям, привлечение определенного количества специалистов в компанию и т.д.), так и достаточно длительное сотрудничество.

Бизнес-справка.
Аутсорсинг - абонентское обслуживание участков "жизненного цикла" компании или передача части функций, входящих в структуру работы компании, стороннему исполнителю, который высокопрофессионально и ответственно выполняет доверенную ему работу в интересах заказчика.

Выгода от использования аутсорсинга в компании включает:

1. высвобождение времени руководителя,
2. экономия средств на приобретении и оборудовании рабочего места специалиста,
3. отсутствие расходов на повышении квалификации сотрудника.

Если численность компании превышает 50 человек, уже необходим штатный менеджер по персоналу. В среднем 1 менеджер по персоналу «полагается» на 50-100 человек. Многочисленные наблюдения подтверждают, что полноценное выполнение своих функциональных обязанностей HR способен осуществлять при максимальной нагрузке 120 человек. Дальнейшие расчеты произвести нетрудно. Например, в вашей компании работает 350 человек. Следовательно, если вы хотите, чтобы персоналом действительно занимались, вам нужна служба, состоящая как минимум из 3-х человек.

В зависимости от задач, которые стоят перед службой по управлению персоналом.

Функции службы по управлению персоналом можно разделить на 3 категории:

1) стратегическое планирование (разработка кадровой политики, долгосрочное планирование, инновационное развитие);
2) консультирование (поддержка менеджеров компании в ключевых моментах управления персоналом, предоставление консультаций персоналу компании по вопросам трудового законодательства);
3) операционные функции (ежедневная работа по обеспечению компании персоналом, осуществлению кадрового учета, сбора статистики и т.п.).

Для реализации стратегических задач понадобится специалист, имеющий высший уровень специализации в сфере управления человеческими ресурсами.Это категория директор/руководитель/менеджер по персоналу,основной задачей которого является содействие изменениям на всех уровнях организации.

Консультирование можетосуществлятьспециалист по персоналу, имеющий практический опыт в вопросах реализации кадровой политики. Его деятельность может касаться узко специализированных аспектов, таких как управление изменениями и обучение; координация действий в сфере своей специализации; оценка внешнего рынка труда и др. Компании также могут приглашать на должность консультанта внештатного специалиста. Особенно это целесообразно, если нет постоянной потребности в услугах консультанта.

Операционные функции выполняют, как правило, специалист начального или среднего уровня, администраторы, ассистенты менеджера по персоналу. Их задача - развивать и поддерживать использование определенных процедур, выполнять текущие операции. В перечень их действий входит: поиск и отбор персонала (размещение вакансий, анализ резюме, проведение интервью); учет персонала; администрирование трудового распорядка дня; организация обучения; развитие персонала на рабочем месте.

Мы рассмотрели основные факторы, которые необходимо анализировать и учитывать при разработке и формировании структурного подразделения, отвечающего за качественную работу персонала в компании. Резюмируя все выше сказанное, можно описать алгоритм создания службы по управлению человеческими ресурсами:

1. Четко определить цели, задачи и функции, которые будут стоять перед отдельным специалистом или службой.
2. Проанализировать текущую ситуацию в компании. /Это можно сделать собственными силами или обратиться в консалтинговую компанию, которая проведет комплексный организационно-кадровый аудит и даст рекомендации./
3. Определить состав и структуру будущей службы с учетом результатов предыдущих исследований (пп.1-2).
4. Установить взаимосвязи между создаваемым и уже имеющимися структурными подразделениями. При этом необходимо четко зафиксировать: вид связи, ее содержание, периодичность, материальные носители. /Существует четыре вида связи между структурными подразделениями: линейное подчинение; функциональное руководство; соисполнительство (совместное выполнение работ); функциональное обслуживание./
5. Определить права и ответственность подразделения. /Рекомендую закрепить эту информацию документально в Положении об отделе/службе./
6. Прописать должностные инструкции для каждого специалиста. /Подойдите к этому вопросу со всей ответственностью. Четко составленная должностная инструкция, содержащая полный перечень функциональных обязанностей, права и обязанности сотрудника, снимает очень много вопросов: при подборе, при оценке результативности труда, при начислении заработной платы и т.д./
7. Сформировать структурное подразделение, наняв на работу грамотных специалистов.

И последнее. Усилия и время, которые вы затратите на создание службы по управлению персоналом, вернутся к вам сторицей. Пусть не пугают вас возможные трудности. Помните, дорогу освоит идущий!

Адаменко Елена, бизнес-тренер, HR-консультант ТУРАНАтм,
// «Управление персоналом. Украина», №2, февраль 2006 год.