Напевно багатьом знайома ситуація, коли робочих завдань накопичується так багато, що неможливо все запам’ятати. Ви в паніці, як же все встигнути, день за днем наполегливо працюєте, а потім несподівано прокидаєтеся вночі й згадуєте, що зовсім забули про ще один звіт або день народження близької людини. Рідні ображаються, керівництво докоряє в непунктуальність, а ви з сумом розумієте, що у вашому житті не залишилося місця навіть для простих радощів.

На допомогу може прийти складання списку справ. Дивно, але багато хто відзначає, що, одного разу записавши всі справи, якими вони в даний момент завалені, відчувають, що напруга починає зменшуватися. Чому так відбувається?

На думку Девіда Аллену, фахівця з особистої та організаційної продуктивності, причиною стресу є не тільки наявність великої кількості справ, а й зусилля, які ми витрачаємо на те, щоб утримувати їх в своїй пам'яті. Список справ в цих випадках постає свого роду зовнішнім жорстким диском: він займається зберіганням інформації, звільняючи ваш мозок для того, щоб він міг спокійно сфокусуватися на тому, що у нього виходить найкраще – на безпосередньому вирішенні завдань.

Що робити?

1. Заведіть блокнот або використовуйте відповідну програму в своєму телефоні, виділіть собі мінімум півгодини і складіть список з усіх справ, які у вас на порядку денному.

2. Не піддавайте себе цензурі і не обмежуйте себе тільки робочими справами: включайте в список все, починаючи від невиконаних професійних завдань до домашніх справ і доручень, ще не окреслених чітко прагнень і життєвих цілей.

3. Візьміть в звичку додавати до свого списку пункти відразу, як тільки вони приходять вам в голову.

4. Досвід показує, що для того, щоб краще запам'ятати, що ви мали на увазі в своєму списку, для кожного пункту слід використовувати як мінімум одне дієслово. Наприклад, якщо ви просто напишете «конференція», вам доведеться довго згадувати, що саме ви мали на увазі. Якщо ж ви напишете: «Подзвонити Тетяні, уточнити деталі конференції», – ви тим самим створите щось конкретне, яке не потребує додаткових припущень, що дозволяє відразу взяти телефон і приступити до виконання цього пункту, не витрачаючи час даремно.

5. Виділяйте щодня час, щоб переглянути список. Наприклад, можна робити це зранку під час сніданку, це допоможе вам уточнити розклад на день. І пам'ятайте, що мета не в тому, аби одразу виконати всі пункти зі списку, а в тому, щоб упорядкувати ваші думки і розвантажити свою свідомість.

6. Якщо складання списків і без того є звичним для вас справою, складайте кожен день із загального списку новий, що включає тільки найактуальніші завдання.

Виконуючи щодня ці прості дії, ви скоро помітите, що це стало вашою звичкою і закріпилося на підсвідомому рівні. І тоді вам більше буде нема чого турбуватися про аврали на роботі або справи, що несподівані звалилися, і можна буде зосередитися на вирішенні окремих пунктів, а все інше зроблять ваші звички.