Процедура введения в должность позволяет предупредить возможные негативные последствия передвижения уже работающего либо наем нового сотрудника. Ее основная задача — помочь сотруднику адаптироваться в новой обстановке и достичь необходимой эффективности трудовых функций в наиболее короткий срок. Вот перечень необходимых действий.
Необходимо отметить, что эта процедура не является обучением и не обеспечивает необходимых навыков или знаний для выполнения порученной работы. Скорее это знакомство с нормами, принятыми в организации. В связи с этим обучение и введение в должность планируются и проводятся раздельно.
Каждый новый или вновь назначенный служащий нуждается в некоторой форме введения в должность. Особенно эта процедура важна в период первичного освоения профессиональных, квалификационных знаний. Скорее всего, для них это будет первый реальный рабочий опыт, и, следовательно, им нужен более подробный и развернутый объем информации.
Программы введения в должность
Процедура введения в должность имеет достаточно общий характер. Она устанавливает общие правила и предписывает комплекс необходимых процедур. Вместе с тем процесс адаптации сотрудника исключительно индивидуален как с точки зрения его личностных качеств, так и с точки зрения его работы. Для персонификации процесса введения в должность создаются программы для каждого отдельного сотрудника. Содержание программы зависит от следующих условий:
* содержание работы;
* статус и уровень ответственности;
* рабочее окружение;
* личностные особенности сотрудника.
Участники процедуры:
* Линейные руководители обеспечивают составление и выполнение программы введения в должность на рабочем месте.
* Сотрудники, имеющие возможность оказать реальную поддержку и помощь в адаптации сотрудника.
* Коллеги, работающие в одном отделе или в смежных подразделениях.
* Как правило, подразделение управления персоналом.
Организация процедуры
Первый день работы нового сотрудника рекомендуется начинать несколько позже обычного времени, с тем чтобы все сотрудники были уже на местах и можно было выполнить все формальности без суеты и спешки. Обычно нового работника встречает кто-нибудь из подразделения управления персоналом и первым делом обеспечивает заполнение необходимых документов. После этого нового сотрудника представляют куратору (не обязательно прямому руководителю), который отвечает за реализацию программы введения в должность.
Сначала сотрудник получает инструменты и оборудование, необходимые ему для работы. Затем его ведут на рабочее место и знакомят с коллегами. И только после этого начинают знакомить его с организацией.
Список возможных тем может быть следующим:
* подробная история компании и ее развитие;
* высшее и среднее звено управления;
* наиболее важные документы компании (например, миссия, стратегия, управление качеством и т. д.);
* описание бизнеса организации; политика в области работы с заказчиками;
* содержание работы, должностная инструкция, пределы полномочий, ответственность;
* система качества;
* взаимодействие с другими отделами или людьми;
* техника безопасности на предприятии (инструктаж);
* список документов, с которыми новому работнику необходимо ознакомиться в первую очередь.
Один из наиболее практичных путей предоставления информации — создание пакета документов, который состоит из обычных рекламных материалов и специфических материалов, подготовленных специально для конкретного работника.
Если организация обладает соответствующими ресурсами, то в течение первого месяца организуется формальный семинар для всех вновь принятых сотрудников. На таком семинаре раскрываются основы философии организации, приводятся примеры обычной рабочей практики, дается представление о возможных перспективах, показывается положение на рынке. Кроме того, рассказывают об основных продуктах или услугах, заказчиках и принципах работы с ними, вводят в курс деловой этики принятой в компании.
В течение первой недели организовывается встреча сотрудника и куратора с менеджером по обучению для разработки индивидуального плана обучения.
В период процесса адаптации необходимо контролировать успехи в освоении профессии сотрудником, для чего организуются периодические встречи с целью фиксации достигнутых результатов выполнения программы введения в должность.
Желательно, чтобы процесс адаптации заканчивался формальным или аттестационным собеседованием, на котором подводились бы окончательные итоги адаптационного периода и планировались дальнейшие мероприятия по повышению эффективности работы сотрудника.
Перечень необходимых действий
Перед приходам нового работника необходимо:
* убедиться, что должностная инструкция готова и соответствует действительности;
* договориться с кем-нибудь из его будущих коллег о неформальной помощи и опеке;
* проверить, готово ли его рабочее место;
* дать предварительную информацию всем сотрудникам о приходе нового работника;
* приготовить все информационные материалы, которые будут выданы сотруднику в первый день работы;
* подготовить необходимые пропуска;
* позвонить сотруднику накануне его официального выхода на работу и убедиться, что все в порядке.
Первый день:
* совместно с новым сотрудником разобрать его должностные обязанности;
* объяснить правила по компенсации возможных затрат;
* ознакомить с требованиями конфиденциальности информации;
* ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка;
* обсудить стиль управления, особенности культуры, традиции, нормы и т. д., принятые в организации;
* ознакомить с основными процедурами и политикой по персоналу;
* ознакомить с организационной структурой и структурой подчинения (если это необходимо);
* провести инструктаж по технике безопасности;
* провести инструктаж по оказанию неотложной помощи;
* ознакомить с правилами и действиями на случай эвакуации, показать пожарные выходы;
* ознакомить с процедурой коммуникаций и связей по должности;
* ознакомить его с требованиями к внешнему виду;
* ознакомить с требованиями пропускной системы, открытием и закрытием офиса;
* представить сотрудника подчиненным, коллегам и руководителям;
* предоставить ему информацию личного плана: местонахождение столовой, туалетов, места для отдыха, курения и т. д.;
* представить информацию о традициях отдела или группы, в которой сотрудник будет работать.
До конца периода адаптации:
* ознакомить со специальными процедурами;
* ознакомить со спецификой его работы в отделе и организации;
* проанализировать компетенцию и разработать индивидуальную программу перспективной подготовки;
* объяснить, как действует административно-хозяйственная система организации, используемые правила и процедуры;
* ознакомить с требованиями и стандартами выполнения работы;
* ознакомить с системой отчетности.
Поскольку процедура введения в должность не регулируется какими-либо особыми правовыми нормами, все вышеизложенное носит рекомендательный характер. Для каждой организации данная процедура имеет исключительно индивидуальный характер и это внутреннее дело организации — решить, в каком объеме использовать ту или иную процедуру, какие дополнительные аспекты внести и использовать ли их вообще.
Підвищення по службі чи в іншій діяльності, досягнення популярності, слави тощо – це все кар'єра. А з чого починається це сходження і коли? На це запитання дає відповідь соціолог із Оксфорда Марк Тейлор.
Декілька порад від наших експертів про те, як, повернувшись до роботи, правильно застосувати «відновлений багаж сил».
Впавши, піднімаємося, обтрушуємо одяг, хочемо зробити крок, але біль у забитих колінах не дає ступити. Адже йти треба, хоча б до медпункту. Одні встають і, перемагаючи біль, йдуть далі, а в інших сил вистачає лише до кабінету лікаря або самому перев'язати собі рани, а деякі не можуть навіть піднятися від сильних забитих місць, розчарування та зневіри. Що робити і як допомогти собі?
Jobs.ua хоче підтримати Кращих Роботодавців і розширити можливості Шукачам роботи у важку хвилину, тому продовжує працювати в галузі працевлаштування та зберігає знижки і можливість безкоштовного розміщення вакансій для роботодавців.
Пропонуємо вам познайомитися з перспективною сучасною професією, яка допомагає компаніям приймати рішення на основі даних, а не інтуїтивно.