Як часто у вас траплялося таке, що не встигли ви прийти на робоче місце, як розумієте, що вже не встигаєте. Намагатися встигнути все - головна проблема тайм менеджементу. І це правда, виконати все неможливо, але можливо закрити основні задачі. Для того, щоб успішно закривати їх, необхідно правильно оцінювати, які завдання першочергові, а також уміти розставляти пріоритети. Jobs.ua ділиться ефективними порадами, як розставляти пріоритети в роботі та житті.

Розставляти пріоритети в роботі необхідно вміти хоча б для того, щоб встигати вчасно виконувати задачі по роботі. Але і це робити треба навчитися.

П’ять правил, що навчать розставляти пріоритети

Виключайте зайве. Якщо хочете навчитися розставляти пріоритети, то перше з чого необхідно розпочати - виключити зайве з роботи, а від непотрібного зовсім відмовитись. Якщо ви допомагаєте часто своїм колегам на шкоду своїй роботі, то краще навчитися відмовляти, пояснюючи це нестачею часу на ваші завдання. Як виключити з роботи зайве? Дайте відповідь собі прямо зараз:

Чи актуальна ця задача до сих пір? І як довго ще буде актуальною?

Що буде, якщо ви відмовитесь від її виконання сьогодні?

Як виконати завдання швидше? Що для цього мені потрібно?

Що мені дає швидке виконання цієї задачі?

Чи моя це задача, чи не нав’язали її мені?

Дайте відповідь на головне питання: “Що ще я можу зробити, щоб значно спростити собі роботу над цим завданням чи воно б стало не актуальним”. Звісно ж це про те, що треба витрачати мінімум ресурсів, щоб отримувати максимального результату.

Використовуйте матрицю Ейзенхауера. Це непоганий інструмент, що допоможе розставляти пріоритети рутинних завдань. Він досить простий у використанні й ефективний у розстановці пріоритетів. А для цього потрібно розподілити всі завдання на день за наступними чотирма квадратами (A, B, C, D), покладаючись усього на дві характеристики: важливість, терміновість).

А - важливе, термінове.

В - важливе, нетермінове.

С - неважливе, але термінове.

D - неважливе, нетермінове.

А далі виконуйте завдання від квадрата А до квадрата D, доповнюючи їх поточними завданнями.

Для того, щоб правильно розставляти зайве на день, необхідно мати чіткий розплановуй порядок денний. По-перше, треба вчитися складати перелік завдань з сьогодні на завтра. По-друге, мати цей список у записничку чи завжди на столі, щоб бачити його та рухатись за списком.

Навчіться відмовляти. Вище вже зазначалось, що потрібно відмовляти в допомозі колегам, якщо розумієте, що не встигаєте із своїми завданнями. Але найчастіше це проблема невміння відмовити. І цьому також потрібно вчитися. Найчастіше це пов’язано із психологічними проблемами. І якщо ви помітили в собі наявність, то зверніть більше уваги й на це.

І, звісно ж, будьте до себе добріше. Можна встигнути виконати сотні завдань, встановити рекорди, а в кінці вигоріти. Не забувайте про задоволення від роботи та життя. Здоров’я, відпочинок і ваше внутрішнє задоволення від роботи повинно бути на першому місці.