Зростання компаній та організацій, що пропонують гнучкі або повністю вилучені варіанти роботи, в останні п’ять років постало у вигляді справжньої тенденції, а вимушені заходи самоізоляції, у якості протидії пандемії коронавірусу лише прискорило перехід більшості бізнесів на такий графік роботи. Проте, незважаючи на певну «вимушеність» цих заходів, такі кроки залишаються тими, що дозволяють компаніям, які переходять на віддалену роботу, в решті решт отримувати чималі вигоди та суттєво економити ресурси.

Що у такий ситуації робити компаніям, які мають великі штати офісних співробітників, яких треба працевлаштувати віддалено, якщо обставини вимагають від роботодавця перевести їх на таку форму роботи? Як при таких умовах вдало координувати дії працівників та контролювати ефективність їхньої роботи? Правильні відповіді на такі питання вимагають значного планування та підготовки, яка обумовить відсутність збоїв у роботі компанії при такому переході на віддалену роботу. Пропонуємо декілька порад, що зможуть вам допомогти зробити це все так як треба.

Віддалена робота: усі «за» та «проти»

Сам термін «віддалена робота», до сьогодення залишається спірним ствердженням. Вже не перший рік, сучасні високі технології ефективно «прибирають» кордони не лише між державами, а й такі, що викликані відстанню чи різницею часових поясів, у той самий час, відкриваючи нові можливості для бізнесу «будь де». Технологічні та цифрові засоби сучасної комунікації вже стали настільки звичними, що створюють справжню конкуренцію класичному особистому спілкуванню між людьми.

Саме це, вже декілька років поспіль, робить напрямки аутсорсингу та віддаленої роботи практикою, що все більше поширюється. Такий спосіб організації роботи бізнесу має чимало сильних та ефективних сторін.

Серед них, виділяють такі основні переваги віддаленої роботи:

• розширення кола можливостей знаходити висококваліфікований персонал, без обмежень фактичного мешкання працівників;
• наявність можливостей обміну досвідом та знаннями із іноземними джерелами;
• можливість швидко та ефективно делегувати частину обов'язків чи роботи тим професіоналам, що працюють віддалено, без врахування відстані;
• значна економія та ресурсів, у тому числі фінансових, наприклад, найнявши працівників у країні, де рівень доходу нижче, ніж у тій, де зареєстрована ваша компанія;
• можливості отримання результатів та якісних продуктів, використовуючи вдалий досвід світу.

Проте, віддалена робота пов'язана також, з низкою певних різних ризиків. Найбільш розповсюдженими серед них вважаються наступні можливі проблеми:

• більш низький рівень контролю робочого процесу, завдяки віддаленості членів команди від керівника;
• ризик невідповідності термінам здачі роботи та відхиленням фактичного результату від очікуваного у гірший бік;
• відсутність можливості неформального спілкування, яке допомагає розуміти спосіб життя підлеглих, наявність в них певних проблем, розумінню їх особистих переваг, очікувань від роботи, тощо;
• наявність певних труднощів організації дотримання корпоративної культури, що виникають через неможливість особистих зустрічей з колегами та підлеглими.

Тож для того, щоб управляти командою та працювати разом віддалено й з максимальною ефективністю, треба грамотно перевести команду на такий формат роботи, використовуючи ті інструменти, що будуть найбільш корисними для результатів.

Контрольний список питань, яким, насамперед, треба приділяти максимальну увагу, виглядає приблизно таким чином, як продемонстровано нижче.

Організація «доступності»

Зрозуміти, чи потрібно вашим командам бути постійно «онлайн» протягом певного фіксованого робочого дня, або вони матимуть змогу встановлювати свої власні графіки роботи.

Забезпечення інструментами

Виділити необхідні інструменти, які ви та ваша команда буде використовувати чи вже використовує для комунікації та спільної роботи.

Контроль даних

Розуміти та виявити те, що команда використовує для організації безпеки при обміні документами та інформацією під час роботи

Контроль продуктивності

Приділити увагу тому аспекту, як ваша команда зможе відслідковувати наявність прогресу чи регресу під час виконання проектів та об’єктивно оцінювати результати власної праці.

Існує можливість того, що налаштована спільна робота та існуюча комунікація у вашій команді доволі швидко розладнаються, якщо відповідальні керівники або менеджери не зможуть ретельно стежити за збереженням цих процесів. При тому, наразі є чимало методів та засобів, що здатні запобігти цьому та допомогти в керування великими командами на відстані задля досягнення найбільш ефективних результатів їх роботи.

Лише сувора, але при цьому зрозуміла система контролю здатна координувати увесь робочий процес. Наприклад, кожен проект має закінчуватися ретроспективною зустріччю, на якій будуть надані висновки та підсумки виконаного проекту. Аналіз минулих досягнень та можливих невдач, створить розуміння такого досвіду, на основі якого можна планувати виконання нових завдань.

Перед тим, як переходити на віддалену роботу, керівникам треба мати готовими усі необхідні інструменти, що підтримують ефективну комунікацію між віддаленими працівниками.

Легка комунікація

При виконання завдань віддалено, командам потрібні інструменти для необмеженого спілкування один з одним. При цьому, лише електронна пошта не завжди здатна забезпечити відповідний результат й тому слід знайти такий засіб зв'язку, що забезпечить найбільш швидке спілкування та реагування робітників.

Серед найбільш популярних сервісів, якими можна користуватися для цього, виділяють наступні:

• Skype, що має дозволену кількість учасників групових дзвінків (у тому числі із відео) до 50 осіб;
• Hangouts із граничною кількістю учасників групових дзвінків(у тому числі із відео) до 10 людей;
• Google meet – лише, якщо у вас є доступ до платного акаунту;
• Zoom, що є найбільш зручним сервісом для відео-конференцій;
• месенджери Slack, Viber, WhatsApp, Telegram, які дозволяють створювати необхідні канали зв’язку, робочі чати та здійснювати відеодзвінки.

Контроль роботи по проектах

Грамотна організація такого робочого процесу - це справжній ключ для ефективної праці команд, які роблять це віддалено. Одним з найкращих варіантів є налаштування «хмарного» інструменту для управління проектами, щоб кожен з робітників, які працюють над ним, мав змогу отримати доступ до необхідної інформації та файлів у будь-який час. Такі засоби та інструменти, також пропонують можливості організації виконання проектів між різними відділами, встановлюючи та контролюючи установки термінових нагадувань.

Для обміну документами і файлами і управління ними користуються популярністю такі сервіси, як Trello та Basecamp, Google диск, Google Docs, Google Spreadsheets, DropBox, тощо.

Контроль за продуктивністю

Якщо продуктивність роботи виказує тенденції на зниження, інструменти відстеження часу, наприклад, такі як Toggl, Tick чи Timesheets, можуть бути використані для моніторингу виконання проектів або лише для оцінки того, скільки часу насправді потрібно, щоб впровадити певні покращення у процес роботи.

Безпека робочого процесу

Дистанційна робота означає використовування робітниками безлічі інтернет-мереж, серед яких превалюють громадську мережі та такі що менш захищені аніж звична вам корпоративна мережа. Саме тому, вкрай важливо мати політику інформаційної безпеки, що обумовить вдалий перехід до віддаленої роботи.

Дистанційні команди мають створити безпечні паролі доступив до необхідної інформації за допомогою таких інструментів, як, наприклад LastPass, та регулярно їх поновлювати. Конфіденційна інформація має зберігатися лише у захищеній «хмарної платформі», наприклад, такий як Box. При необхідності підключення до громадських мереж рекомендується використовувати віртуальні приватні мережі, на кшталт таких як VyprVPN або FoxyProxy.

Також, вдалу дистанційну роботу команди просто запровадити, приділяючи увагу й таким важливим її аспектам, як:

• передбаченню необхідності;
• дисципліні колективу;
• наявності системних підходів;
• ретельно налагодженої комунікації.

Саме це все й обумовлює безпеку та ефективність швидкого переходу компаній до такого формату роботи.