Віддалена робота — один з найважливіших та модних трендів рекрутингового ринку останні п’ять років. Ще в ковідні часи такий формат роботи став справжнім порятунком, що допоміг усім пристосуватися до нових умов. А з початку повномасштабного вторгнення дав можливість всім українцям працювати на користь держави та задля перемоги. І найкращу стійкість під час війни показав бізнес, який мав досвід дистанційного формату роботи. Для багатьох компаній вона стала ледь не єдиною можливістю тримати бізнес і працювати, підтримувати економіку країни.

На сьогодні більшість українців вже має досвід дистанційної роботи. Безумовно, існує ряд спеціальностей, які складно уявити повністю на дистанції, однак з’явився ще один формат — комбінованої роботи, де певну частку роботи можна взяти на віддалену роботу, а іншу — виконувати на фактичному місці роботи. Тож все більше людей відмічають для себе переваги дистанційної роботи, адже вона відкриває можливості працювати з будь-якої точки світу.

Як налагодити роботу з різницею в часі з командою

Однією з найголовнішим труднощів для робітників дистанційного формату є синхронізація з командою відповідно часу, особливо, якщо мова про місцеперебування членів команди в різних країнах чи частинах світу. Більшість співробітників, яким доводиться підлаштовуватись під час команди, користуються спеціальними ресурсами, де можна перевірити в реальному часі, котра година в іншій країні. Однак спосіб комунікації з командою, синхронний чи асинхронний, закріплюється керівником команди.

В синхронній комунікації спілкування відбувається в режимі реального часу без значних інтервалів між відповідями. Така комунікація може відбуватися за допомогою чату, телефонним та відео дзвінкам. Асинхронна — відкладена відповідь, із затримкою в будь-який зручний час після отримання інформації. Безумовно зручно використовувати асинхронну комунікацію, у випадку, якщо питання не потребує термінового вирішення.

Чого необхідно навчитися для роботи в команді з різницею в часі

Коли ви працюєте дистанційно в іншій країні й робочий час з командою розбігається тільки на пару годин — це не критична проблема, однак гірше, коли розбіжність велика. Особливо, коли потрібно терміново розібратися в чомусь чи розв’язувати критичну проблему. В такі моменти немає команди, яка тебе може підтримати тут і зараз. Безумовно, для співробітника це виклик. Виходом для кожного стануть ключові навички. Що це за навички та, чому їм потрібно навчитися всім, хто працює віддалено, читайте в цій статті на Jobs.ua.

Тайм менеджменту

Відповідно тайм менеджменту робочий день тримає баланс за формулою 60:20:20. 60 % — заплановані завдання, 20 % — незаплановані, ще 20 % — творчі. Універсальна схема ідеальної організації свого робочого часу та дня, якою необхідно навчитися кожному робітнику. Щоб бути ефективнішими у своїй роботі, треба застосовувати підходи тайм менеджменту. Особливо вони актуальні при дистанційній або частковій завантаженості. Існують й інші методи планування дня.

Метод 6 головних справ Аві Лі

Суть методу Аві Лі в тому, що в кінці робочого дня ви плануєте 6 головних справ на завтра та розподіляєте їх за ступенем важливості — від найбільш до найменш важливого. Якщо якесь завдання із запланованих ви не встигаєте, воно переноситься на наступний день. Складно працювати за даним методом тим, у кого з’являються постійно незаплановані задачі.

Метод GTD Девіда Аллена

Автор цієї методики Девід Ален впевнений, що «існує зворотний зв’язок між речами, які ви думаєте, і тими, що ви робите». Тому, як тільки ви отримали завдання, запишіть його та виконайте одразу, коли буде час. Дуже важливо підійти до завдання деталізовано. Не просто накидати план дій, а «зробити презентацію», можливо, «намалювати графіки, підібрати цитати, підготувати ілюстрації.

Метод Pomodoro Франческо Чірілло

Метод Чірілло має під собою чергування завдань різної складності та строку виконання. За яким 25 хвилин активно працюємо, 5 хвилин відпочиваємо, після 4 періодів роботи робимо довгу перерву на 20 хвилин.

Вчіться правильно розподіляти свій робочий час та використовуйте для цього наступні поради:

• плануйте день та складайте перелік справ напередодні робочого дня.
• орієнтуйтеся на свій біологічний годинник.
• розставляйте пріоритети в завданнях.
• розбивайте завдання на підзавдання.
• не беріть на себе чужу роботу, вмійте сказати «ні».
• будьте відповідальні за вчасне виконання завдання, вкладайтесь в дедлайни.
• намагайтесь менше користуватися гаджетами не по роботи чи соціальними мережами.
• відпочивайте під час перерв на обід та уникайте кранчів.

Приорітезування завдання

Розставляти пріоритети — це значить, вміти організовувати своє життя і розуміти свої цінності. Це надважливе вміння і в роботі. Це означає розставити виконання задач за пріоритетністю важливості зі списку. Дуже важливо навчитися розставляти пріоритети й залишити інші речі чи людей позаду, особливо тих, хто любить перекладати на вас свою роботу. Вчіться відмовляти.

Вкладатися в дедлайни

Тайм менеджмент, при грамотному його використанні, допомагає не забути, що таке слово дедлайн і ніколи його не порушувати. Для того, щоб дотримуватись дедлайнів, насамперед потрібна реалістична оцінка та розуміння, скільки часу займе завдання на реалізацію. Обов’язково заплануйте трішки більше часу, ніж потрібно на форс-мажорні обставини. Враховуйте різницю в часі з клієнтами чи колегами, з якими ви працюєте в команді. Краще відразу уточнити, який час у клієнта, щоб потім не виявилося, що терміни пропущені. Зробіть час для обговорень та відповідей на запитання. Неважливо, який у вас проєкт — великий чи маленький. Іноді потрібен зворотний зв’язок від клієнта. І якщо він не відповідає, то у вас виникають накладки з термінами. Перед початком роботи переконайтеся, що вам все зрозуміло.

Синхронізація під мітинги та наради

Синхронізація під мітинги та наради з командою обов’язкова, якщо над проєктом працюють всі члени команди. Одна справа, коли ви розв’язуєте завдання тет-а-тет з членом команди, інша — разом зі всіма. Для вас відкриваються можливості побачити та почути різні думки, поради, обговорити підходи та рішення. Круто, якщо керівник намагається урізноманітнити ваші зустрічі різними форматами спілкування, тоді наради проходять цікаво, швидко та ефективно для кожного. Рефлексія та підсумки зустрічей важливі, знову ж таки для тайм менеджменту. Тому мітинг можна вважати успішним, якщо на ньому:

1. витратили стільки часу, скільки планували заздалегідь,
2. плани та цілі досягнуті,
3. всі учасники були повністю залучені, зацікавлені та брали активну участь,
4. були прийняті всі дієві рішення для вирішення цілей та завдань зустрічі.

Знати методи боротьби із власною прокрастинацією

Вважається, що немає загальних методів боротьби із прокрастинацією, однак є різні способи боротьби з різними її причинами. А тому дуже важливо мати під рукою ключі рішення та вміти розпізнати прокрастинацію та способи вирішення, особливо, якщо підходять дедлайни. Багато психологів вважають, що прокрастинація це така реакція на стрес. Тому рішенням стане — фізичний, інтелектуальний, психологічний відпочинок:

• приберіть причину стресу,
• нормалізуйте режими дня, сну і відпочинку,
• практикуйте раціональне та корисне харчування,
• відновіть енергію та самопочуття за допомогою масажів, приємних релакс процедур.

Якщо ви працюєте дистанційно в команді з різницею в часі, то це завжди потребує багато зусиль і самоорганізації. Однак подібний досвід теж має свої переваги. Наприклад, ви самі можете організувати власний зручний розпорядок дня, у вас зʼявляється більше часу для себе та близьких, власного дозвілля. Тому не переживайте, якщо вам доводиться переходити на віддалену форму роботи, пам’ятайте, що організація навколишнього простору та самого себе допоможе в короткий строк впоратись з адаптацією до нового формату.