Життя в умовах війни змусило призвичаїтись до змін не тільки в повсякденному житті, а й на роботі. Багато робочих процесів перейшли на дистанцію в онлайн-формат, як і проведення нарад та бізнес-зустрічей. Як і раніше нагальні питання вимагають рішень через комунікацію. І якщо раніше це вирішувалось швидко на місці в офісі, то сьогодні рішення приймаються під час онлайн-мітингів. 

Як організувати ефективну онлайн-зустріч команди під час війни

Існує така хибна думка, що до ділових зустрічей не слід готуватися, тоді вони виходять більш спонтаннішими та якісними, проте все залежить від мети зустрічі та кількості питань на розгляд. Якщо на вас очікує серйозна нарада з партнерами, інвесторами, керівниками, то якісна підготовка зробить свою справу.

Для організатора мітингу процес підготовку від початку до кінця займає декілька етапів.

Етап запрошення. Всі учасники повинні знати тему й мету, імена доповідачів, час і місце зустрічі. Найкращим чином буде проведення онлайн-опитування, де в процесі учасники зможуть остаточно визначитись із найзручнішим днем та часом. Під місцем зустрічі мається, звісно ж, застосунок чи онлайн-сервіс, що дозволить провести міт дистанційно.

Підготовчий етап. Важливий момент підготовчого етапу полягає в тому, що готовим повинен бути не тільки організатор мітингу, але і його учасники, інакше ефективність такої зустрічі під загрозою. До речі, ефективною бізнес-зустріч може бути лише в тому випадку, якщо кожний її учасник розуміє причину збору, має план проведення та теми для обговорення, заздалегідь підготовлений вести дискусію.

Етап проведення. Визначіться зі своєю роллю на діловій зустрічі. Ви можете бути її активним учасником з питання, доповідачем чи модератором, відповідальною особою.

Якщо ви відповідальна особа чи модератор, то ви відповідальні за те, щоб завчасно колеги отримали посилання для зустрічі, вчасно могли з’явитися на нараді і все у них працювало відповідно. Для цього заздалегідь підготовте учасників, щоб їх гаджети та налаштування були виставлені правильно. Щоб зрозуміти, що всі учасники розуміють мету збору, запропонуйте їм провести рефлексію та відповісти на питання, чого вони очікують за результатами зустрічі. Хай кожний назве, щоб звіритись з загальною спрямованістю. 

Модератор відповідає за відповідне відкриття презентацій та інших документів, вчасну відправку потрібних посилань тощо. Пам’ятайте й про регламент часу. Завчасно попередьте про це доповідачів. По закінченню регламенту часу, передавайте слово наступному доповідачу, представляючи його.

Етап підбиття підсумків. На етапі підсумків кожний учасник мітингу повинен мати чітке розуміння, які подальші завдання стоять перед ним та за які дедлайни він повинен впоратись. Хорошою звичкою стане для модератора висилати одразу після зустрічі короткі вижимки та рішення по кожному питанню зустрічі. Це дасть змогу зафіксувати прийняті рішення, відповідальних та строки. 

Обговоріть заздалегідь з учасниками мітингу наступні моменти:

• Якщо під час бізнес-зустрічі розпочалась тривога (Дайте можливість колегам перейти в безпечніші місця або припинити мітинг і відновити його по закінченню тривоги).
• Якщо у колег відсутній інтернет-зв'язок чи виникли інші проблеми, учасник повинен заздалегідь попередити про це організатора та повідомити причини його відсутності.

Поради, як зробити онлайн зустрічі продуктивнішими

Якщо ви помітили, що ваші онлайн-наради припинили бути цікавими, продуктивними, ефективними, час покращити їх якість власними зусиллями.

Бійтесь формальностей. Формальна нарада модератор-доповідачі - перший крок до безрезультатних зустрічей, де навряд чи вирішується стратегічні проблеми команди. Урізноманітніть нараду додатковими цікавими форматами проведення, урізноманітніть презентації особистим стилем та харизмою, додайте до виступу особисті жарти.

Не допускайте помилки вмістити в одну зустріч всі нагальні питання, які потребують рішення. Краще сконцентруватися на одному важливому завданні для команди, щоб вирішити всі моменти та звітувати. 

Якщо ви справді піклуєтеся про ефективність наради, то приділіть особливу увагу атмосфері наради. До війни нараду в офісі можна було продумати детально та створити атмосферу завдяки вибору нестандартній локації чи оформленню зустрічі. Зараз це можна зробити тільки за допомогою словесної турботи, чесності, відкритості спілкування, дружнього підбадьорювання. Пам’ятайте й про те, що атмосфера здорового конфлікту, прийняття рішень збуджує інтерес учасників, робить зустріч живою, цікавою. Позитивну атмосферу наради може утворити й керівник, застосувавши похвалу, відзнаку окремих спеціалістів за роботу тощо. Ознайомтесь також із статтею "Як підтримувати згуртованість команди й психологічне здоров’я".

Якщо ви справді хочете виправити ситуацію та зробити наради продуктивнішими, навчіть кожного спеціаліста правилам проведення онлайн мітингів. це надасть сформувати для всій команди чіткі стандартизовані рекомендації від етапу підготовку до етапу підбиття підсумків.

Ще одна важлива порада - запрошуйте на наради лише потрібних людей, які напряму пов’язані з питанням обговорення. Як часто ви відчували на собі свою непотрібність на зустрічі, не вставивши жодного слова до виступів колег? Цим ви будете значно економити власні ресурси та час членів команди.

Ці практичні поради щодо проведення онлайн мітингів під час війни повинні допомогти вам не тільки покращити якість нарад, але й оцінити власне місце і роль в їх проведенні, допомогти колегам зрозуміти значення та важливість командних зборів.