АРХИважный АРХИвариус

Архивариус в скобках архивист

Архивариус — хранитель документов. Сотрудник архива издавна сберегал сокровища человеческой мысли в тиши библиотек, книгохранилищ и музеев. Сейчас задачи его намного усложнились и расширились. В современном мире в таком специалисте нуждаются не только исторические архивы, но и любое учреждение, как государственное, так и коммерческое.

Комментирует начальник управления Государственного комитета архивов Украины Татьяна Петровна Прись:

— Хотя в государственном классификаторе профессий есть обе специальности: и архивариус, и архивист, мы на протяжении многих лет не используем слово «архивариус». Это устаревшее название профессии и имеет более узкий смысл. У современного архивиста круг обязанностей и полномочий гораздо шире. Архивист не только хранит архив, но и комплектует его, проводит экспертизу ценности документов, составляет каталоги.

Существует великое множество архивов: центральные, городские, отраслевые, кино- и фотодокументов, а также архивы отдельных предприятий. Для чего они нужны? У каждого свои функции. Центральный государственный архив принимает на хранение документы общегосударственной важности, а также личные бумаги выдающихся людей, которые внесли весомый вклад в развитие национальной культуры или науки. В Центральном историческом архиве страны хранятся документы, представляющие историческую ценность, например, Греческое Евангелие, датированное XIII ст. В задачи работников этих архивов входит не только хранение, но и изучение документов, расшифровка древних рукописей, их реставрация. Областные и городские государственные архивы сберегают в своих фондах материалы, полученные от учреждений областного или, соответственно, городского подчинения. Помимо научно-исследовательской выполняют и сугубо прикладные функции. Например, при выходе на пенсию, для уточнения трудового стажа, поднимаются материалы по личному составу предприятия, на котором трудился будущий пенсионер. В ходе осуществления проверок контролирующих органов практически всегда поднимаются архивные данные предприятия за интересующий период.

В архивах организаций и учреждений хранятся данные по персоналу, клиентам, связям с поставщиками, бланки отчетности. А также такие важные для предприятия документы, как устав и регистрационное свидетельство. Архив любой организации со временем пополняет фонды общегосударственные. Если учреждение ликвидируется, то его документы тоже попадают в государственный архив. Каждое предприятие — промышленное, муниципальное, государственное или коммерческое — маленькая частица экономической и культурной жизни страны, и его обязанность — предоставлять информацию о своей деятельности и заботиться о сохранности документов. Вот и получается, что архивариус, даже работая на самом маленьком предприятии, — часть единой архивной системы.

Деятельность архивариуса не всегда на виду. Но без его кропотливого ежедневного труда невозможно представить ни одно учреждение или фирму, будь то банк, поликлиника или институт. Иногда для выполнения архивной работы выделяют отдельную штатную единицу, иногда обязанности архивариуса по совместительству выполняет секретарь или ассистент руководителя. Если архивариус работает эффективно и добросовестно, то для того, чтобы уточнить, скажем, информацию по персоналу пятнадцатилетней давности, потребуется минимум времени. Архивариус, у которого все документы систематизированы, обработает запрос намного быстрее. Свое хозяйство он знает досконально: где что лежит, под каким кодом хранятся важные документы, под каким — менее значимые.

Архив — дело тонкое

Невозможно представить себе предприятие, которое бы в процессе деятельности не обрастало бы горами документов: приказами и актами, накладными и протоколами. Все они требуют учета и хранения. Как правило, заводится специальная папка, где фиксируются названия документа, срок и место его хранения. Через определенное время, теряя актуальность, они сдаются на хранение в архив. Итак, давайте проследим, какой путь проделывает документ после того, как он попал в руки архивариуса. Прежде всего, любой клочок бумаги проходит экспертную оценку, выясняется его ценность: историческая, управленческая. В зависимости от ценности и определяется срок хранения: месяц, год, даже пятнадцать лет. А есть категория «кондуитов», передающихся на вечное хранение в государственные архивы. После того, как срок определен, происходит подготовка к хранению: некоторые бумаги брошюруются, подшиваются, классифицируются и систематизируются. Документы маркируются, помещаются в специально отведенное место. И… ждут своего часа. Архивариус ведет базу учета документов, составляет их описание; сейчас, как правило, это делается в электронном виде. Когда подходит к концу срок хранения документа, специальная экспертная комиссия из числа сотрудников предприятия принимает решение об его уничтожении. Те же бумаги, которым назначена вечная жизнь, в специально оговоренные сроки сдаются в государственные архивы.

За сохранность документов отвечает лично архивариус. Он контролирует влажность воздуха в помещении, где хранится архив, защищает материалы от вечных врагов бумажных носителей — грызунов, следит за состоянием пожарной безопасности. Еще один аспект безопасности архива — защита от любопытных глаз конкурентов и завистников. Ведь хранящаяся информация, если ее использовать не во благо, может причинить вред бизнесу не меньший, чем нашествие крыс. Человек, приступающий к исполнению обязанностей архивариуса в учреждении, подписывает специальный документ о том, что не будет разглашать содержание материалов и документов, хранящихся в архиве.

Все архивы хороши, выбирай на вкус!

Самое мелкое звено в архивном сегменте — это архивы фирм и учреждений. Если вы хотите работать здесь архивариусом, то специальное образование необязательно, хотя желательно. В небольших коммерческих компаниях, иногда не требуют даже опыта работы архивариусом. Но, приступив к исполнению обязанностей, вам придется в любом случае изучить нормативные правовые акты, порядок приема, сдачи, хранения и пользования документами. Необходимо знать систему делопроизводства, порядок составления описаний документов и актов об уничтожении, ведения учета и составления отчетности. Если не обладаете подобными знаниями и навыками, не беда: было бы желание их приобрести!

В государственных архивах работают специалисты различного уровня, как технические, так и научные работники. Если вы решили попробовать себя в этой структуре, но не имеете специального образования, можете начать с должности переплетчика или хранителя фондов. Переплетчик сшивает и подклеивает документы, распрямляет смятые листочки, проводит дезинфекцию документов, — словом, следит за их «техническим» состоянием. Хранитель занимается ведением картотеки, обслуживает посетителей в читальных залах. При поступлении на работу, вам объяснят специфику деятельности, научат ремеслу, во время испытательного срока помогут — приставят куратора-наставника.

Специалисты с высшим историческим или юридическим образованием востребованы в государственных фондах, где занимаются расшифровкой старинных рукописей, подготовкой к изданию архивных справочников, проводят экспертизу документов. Особенно будут рады дипломированным выпускникам университетов, магистрам или специалистам — филологам, историкам-архивистам, специалистам по древним языкам, способным вести научную и научно-методическую работу.

Аккуратность плюс сноровка

Среди качеств, которые присущи архивистам, аккуратность и скрупулезность — самые главные. Вопреки распространенному мнению, архивариусы, с которыми мне довелось познакомиться, не производят впечатления флегматичных «серых архивных мышек». Так что дело, наверное, не в темпераменте, а в умении сосредоточенно, изо дня в день, заниматься кропотливой работой. За день через руки сотрудника архива проходит множество документов и внимательность в работе необходима. В больших архивах коробки с единицами хранения размещены на стеллажах, так что приходится для извлечения необходимого документа пользоваться приставной лестницей, снимать и ставить на полки папки с документами, которые подчас имеют солидный вес. Бумажная пыль провоцирует обострение аллергических заболеваний. В хранилищах также поддерживается специальный режим температуры и влажности, оптимальный для хранения бумажных носителей. Однако, для людей с чувствительными кожей и дыхательной системой это может быть вредно.

Жизнь любого человека, организации, государства создает историю всего мира. А материальными носителями этой истории являются документы, остающиеся для потомков. От того, насколько бережно они будут храниться, зависит то, какими мы предстанем в веках грядущих. И лет через триста какой-нибудь седовласый профессор, сидя над документом нашей эпохи, изумленно воскликнет: «Ну, надо же! Как, однако, интересно они жили в этом двадцать первом веке!»

Историческая справка

В России название архивариуса, в смысле чиновника, заведующего архивом, появилось в законодательстве Петра I, в генеральном регламенте коллегиям. Специального образования от архивариуса не требовалось. В 1766 г. Сенатом было установлено, «в Архивариус избирать людей трезвого жития, неподозрительных, в пороках и иных пристрастиях не примеченных».

* * *

Первый государственный орган управления архивным делом в Украине был создан во времена Верховной Рады. В период с декабря 1917 – апреля 1918 г. им руководил профессор М. Грушевский. Помимо основной деятельности, отдел разрабатывал основные направления будущей архивной реформы.

Это интересно

Свой трудовой путь нынешний вице-премьер Дмитрий Табачник начинал в тиши архивных хранилищ: сразу после окончания школы, перед поступлением в университет на исторический факультет, он работал в государственном архиве кино- и фотодокументов.

Идеи для домашнего бизнеса.

Вы живете рядом с крупной библиотекой и имеете дома компьютер? Можете попробовать поработать домашним архивариусом. К Интернету подключено несколько сотен библиотек всего мира. Пользователи сети имеют доступ к их каталогам, но не к самим книгам. Если же кто-то, находящийся на другом конце страны или мира, заинтересуется книгой из библиотеки, расположенной недалеко от вашего дома, предложите ему свои услуги. Есть немало людей, которые с удовольствием заплатили бы деньги тому, кто смог бы найти интересующие их материалы. Архивариус — это идеальная работа для студентов и пожилых людей, любящих библиотеки.