Ставим задачи сотрудникам правильно

Успех компании зависит не только от начальства, но и от сотрудников. Директор должен раздавать поручения, контролировать их качественное выполнение. Кажется, что всё сделано правильно, а работа сдана не в срок или не соответствует плану. Поэтому для повышения эффективности руководству необходимо знать, как правильно поставить задачу подчинённому.

Приказы и их последствия

Руководству необходимо понимать, что каждое задание не является поручением с подробной инструкцией. При творческом подходе к работе окончательные результаты будут выше ожидания. Вот несколько примеров таких приказов: «Быстро позвони Илье Николаевичу!» или «Отремонтируй факс!».

В некоторых случаях проявлять строгость хорошо, но здесь сотрудник будет бездумно исполнять поручение в ограниченных условиях. Он, безусловно, всё сделает, но не задумываясь о том, кому и зачем это нужно. Приказ не позволяет развиваться, а работник не желает получить хороший результат. Если в команде не растёт один человек, то и компанию ждёт та же участь. Работник просто «существует» в офисе от одной зарплаты до другой.

Задачи-проблемы как альтернатива

Пример постановки задач подчинённому заключается в том, чтобы позволить ему самостоятельно выбрать метод решения определённого задания и отвечать за результат. Поощрение сотрудника за правильный выбор приводит к его росту как личности и профессионала. Он ощущает свою значимость для компании.

Не стоит кардинально менять систему, ведь нужно всего несколько правильных слов в адрес коллектива для повышения эффективности работы. Продуманный подход и формулировки позволят получить команду с мотивацией и рвением к покорению новых вершин. Примеры: «Завтра в обед подъедет клиент, необходимо отремонтировать факс и отправить ему маркетинговый план» или «Звонил Илья Николаевич и попросил подправить макет».

Алгоритм постановки задач сотрудникам:

1. Работникам следует рассказать, для чего и почему так важно выполнить задание в срок и качественно.
2. Начальство обозначает суть поручения, условия его выполнения.
3. Описываются все этапы и ответственные за работу лица.
4. Выставляется дедлайн, дата должна быть обоснована.
5. Нужно объяснение, почему сотрудник делает именно эту задачу, нелишним будет указать на его лучшие стороны.
6. Можно предложить один из вариантов решения проблемы, но сделав акцент на том, что это не единственный правильный путь.

Такие способы постановки задач подчинённым позволят коллективу увидеть общую картину. Это мотивирует каждого члена команды на ответственный и креативный подход к работе.

Концепция SMART

При более чёткой формулировке достичь желаемого легче. Существует ещё один современный способ, как правильно ставить задачи подчинённым.

Аббревиатура SMART показывает, какая должна быть цель: конкретная, измеримая, достижимая, значимая и ограниченная во времени.

Specific

Руководитель должен раздавать задания по делу:

• определиться с окончательным результатом;
• по максимуму исключить глаголы, общие формулировки;
• обозначить ответственных сотрудников;
• уделить внимание важным элементам и деталям.

Правильно: сдать статью на 8000 знаков для блога «Как развить чувство ответственности». Ошибка: срочно написать текст о психологии.

Measurable

Все цели должны быть измеримыми. Чтобы установить границы, нужно задать несколько вопросов. Например: когда станет понятно, что задача выполнена; какое значение укажет, что желаемое получено; какое число у этого показателя?

Правильно: написать 4 поста для «Инстаграма», сообщив пользователям об акции до конца недели и охватив минимум 5000 человек. Ошибка: создать несколько небольших текстов для социальной сети.

Achievable

Начальству требуется убедиться, что цель достижима к определённому сроку. Реальность выполнения задачи напрямую влияет на мотивацию человека. Желание работать и вера в себя резко падают, если ожидания завышены. Руководство должно уделять внимание таким факторам – наличию необходимых ресурсов, опыта, знаний и времени у сотрудника.

Правильно: подбором изображений для статьи занимается дизайнер, а текст пишет копирайтер. Ошибка: иллюстратор подготавливает пост в блог.

Relevant

Правильная постановка задач подчинённому включает вопрос: «Какую выгоду получит компания от достижения этой цели?». Если в итоге никаких плюсов не предвидится, то бизнес понесёт лишь убытки из-за потраченных ресурсов.

Time Boand

Руководству требуется установить срок выполнения задачи и отслеживать весь процесс. Большое задание стоит разделить на несколько этапов, каждый из которых имеет свой дедлайн.

Правильно: сделать опрос клиентов компании до 20 января с прилагающимися вариантами вопросов. Ошибка: провести анкетирование постоянных покупателей в ближайшее время.

Алгоритм постановки задач подчинённым с помощью SMART:

1. Конкретная и чёткая цель.
2. Назначение ответственного лица.
3. Установка срока выполнения.
4. Когда будет известно, что план осуществим?
5. Какой показатель говорит о достигнутой цели?
6. Какое число у этого значения?
7. Какие преимущества для компании при решении этой задачи?
8. Хватает ли ресурсов для окончания проекта в срок?

Все вышеперечисленные элементы достаточно простые, но, только проработав каждый пункт, можно получить наилучший результат.

Как правильно поставить задачу: советы

Вот ещё несколько рекомендаций специалистов, благодаря которым повышается работоспособность сотрудников:

1. Разрешение проявлять инициативу. Это прибавит уверенности работнику, но только в том случае, если он полностью понял задание.
2. Побуждение к действию. Начальство является катализатором для подчинённых. Иногда хватает лишь одобрительного слова или поддержки, чтобы коллектив показал, на что способен.
3. После назначения ответственного за работу человека стоит его расспросить о дальнейших действиях и применяемых ресурсах. Таким способом можно проверить его понимание.

Правильно поставленная задача – это залог оперативной, интересной и качественной работы в компании.

Неправильный подход начальства

Компании имеют доступ к огромному количеству информации, но всё равно делают ошибки. Вот основные из них:

1. Нереальная постановка задач подчинённым. Невозможно одну важную работу сделать качественно за короткий срок. Больше объёмы стоит разделить на несколько мелких. Каждым этапом работы должен заниматься специалист именно в этой области.
2. Отсутствие отслеживания процесса. Руководство ждёт отличных результатов и решения глобальных вопросов. Должностные лица должны присматриваться к выполнению небольших задач, мотивировать рабочих и корректировать план по мере достижения цели.
3. Узкий фокус внимания. Большинство людей видит лишь конкретную сферу, не рассматривая всей картины в общем. Если имеются проблемы, то стоит выявить причины их возникновения и пошагово решать их, подключая другие ресурсы и профессионалов.
4. Огромное количество задач. Перед тем как поставить задачу подчинённому, следует обдумать, справится ли он сам с такими объёмами работы. Работник перестаёт видеть приоритеты, у него снижается мотивация и возникает стрессовое состояние. Сначала необходимо выполнить самые важные вопросы, а затем лишь второстепенные. Раз в неделю руководство должно контролировать загруженность отдела.
5. Отрицательные цели. Лишь 3,5% людей знают, к чему они стремятся, а вот остальным приходится быть в непонимании, и они концентрируются на этом. Правильная постановка задачи напрямую влияет на достижение желаемого. Стоит указывать на проблемы без негативного подтекста (не опаздывай на работу, не забывай читать почту).

Управление командой не так и сложно, если приложить немного усилий, ободрять и прислушиваться к каждому сотруднику. Все вышеперечисленные советы и рекомендации показывают, как следует ставить перед подчинёнными задачи.