Как составить сопроводительное письмо

Зачем его писать

На Западе отклик на вакансию, в котором нет сопроводительного письма, немыслим. В любой развитой стране с давними традициями свободного рынка такого просто не бывает. Да и у нас все больше работодателей могут ограничить свое знакомство с претендентом лишь текстом сопроводительного письма.

Тогда до резюме дело доходит только при условии, что заинтересовало сопроводительное письмо. Если же вы отправляете резюме без сопроводительного письма, высока вероятность, что его никто не прочтет и все ваши усилия насмарку.
Да даже если будущий босс или его служба персонала не придают наличию сопроводительного письма принципиального значения, тем лучше для вас. Больше шансов, что именно оно выделит вашу кандидатуру из общего немалого потока (счет откликов на размещенную в открытом доступе вакансию обычно идет на сотни, а то и на тысячи, а время у того, кто все это читает, ограничено).

Одним из исторических примеров сопроводительного письма можно назвать послание Леонардо да Винчи миланскому герцогу Людовико Моро, датированное концом XV века. В нем мастер предлагал свои разработки в области военного дела, которые считал лучше, чем имевшиеся тогда на вооружении. Письмо имело успех, и великий Леонардо вскоре перебрался из Венеции в Милан.

Прелюдия к собеседованию
Сопроводительное письмо позволяет снять многие вопросы и развеять сомнения, которые могут возникнуть у потенциального работодателя при чтении резюме. А чем больше у него сомнений, тем выше вероятность, что приглашать претендента на собеседование сочтут излишним.Например, вы при смене работы перешли с руководящей должности на рядовую. Сам этот факт может отпугнуть: скорее всего, человек идет на более низкую должность, потому что не справился, рассуждает работодатель. Неудачников, как известно, никто не жалует.
Реальные причины для этого могут быть иные. Скажем, появилось возможность освоить более интересное вам в профессиональном плане направление, опыта в котором у вас, однако, пока недостаточно, но новая работа предполагала перспективу роста. При таком раскладе сам Бог велел разъяснить эту ситуацию в сопроводительном письме.

Сотрудница одной из газет занимала должность редактора отдела. Отдел состоял из одного человека – ее самой. А круг обязанностей и полномочий ограничивались стандартным набором для должности корреспондента. Когда открылась позиция репортера в другом, более близком ей по духу издании, она откликнулась на эту вакансию. И указала в сопроводительном письме, что, несмотря на название должности, фактически, исходя из круга обязанностей, работает корреспондентом. Новую работу она получила. А не объясни, почему претендует на должность ниже прежней, ей бы, скорее всего, отказали: к таким соискателям на ее новом месте работы относились с большим недоверием.

Особенно возрастает роль сопроводительного письма, если поиск новой работы предполагает также смену сферы деятельности. В самом этом явлении ничего криминального нет, а на Западе вообще считается нормой, когда человек производит так называемый career changing в среднем два-три раза в жизни.
Но в такой ситуации МирСоветов рекомендует четко и аргументировано объяснить, чем вас не удовлетворяет текущая профессия, почему выбрана именно та, с которой вы пытаетесь связать дальнейшую карьеру, и что из ранее наработанного опыта сможете применить на новом поприще. Ответ на этот вопрос вполне может дать резюме (для смены сферы деятельности и начальных этапов карьеры оптимален его особый тип, которому стоит посвятить отдельную публикацию), но не будем забывать, что читать его станут после сопроводительного письма.

Что писать

Оптимально обратиться к тому, кто получит ваш отклик на вакансию, по имени и фамилии. Имя контактного лица может быть в описании вакансии. Обычно там человек пишет то обращение, которое хотел бы услышать от соискателей. Так что если указано отчество, лучше приветствовать «уважаемый, Иван Иванович».
Узнать, как зовут менеджера по персоналу, можно на сайте компании, или же спросить по телефону у секретаря. Ну, а если ответ все же не найден, остается ограничиться обращением «уважаемый(ая) менеджер по персоналу компании (название)». Главное – не ошибиться в имени контактного лица или названии фирмы. Такие ляпы, по свидетельству специалистов по подбору персонала, встречаются очень часто и производят не лучшее впечатление.
После приветствия надо указать, на какую вакансию вы претендуете и откуда о ней узнали – в Интернете или от знакомых. Если информация получена вами из открытых источников (Интернет, печатные СМИ по трудоустройству, служба занятости и др.), обязательно укажите, из какого именно.
Например, «меня заинтересовала вакансия (должность в родительном падеже – менеджера по продажам, системного администратора и т.п.) на сайте (название ресурса)» или «…о которой я узнал от сотрудника Вашей компании (имя, фамилия)».
Затем – кратко объяснить, почему вам интересны именно эта позиция и именно это компания.
Тут вам в помощь описание вакансии и вся информация о предполагаемом работодателе, которую только можно найти в открытых источниках: сайт фирмы, публикации о ней в прессе, отзывы знакомых, которые там работали или имели с ней дело, например, как заказчики… Если речь идет о предприятии, название которого не на слуху (такое тоже не редкость, особенно в малом бизнесе), не будет лишним прогнать название по нескольким поисковикам. Результаты поиска могут быть, к слову, совершенно неожиданными. Но здесь тот самый случай, когда, чем больше информации, тем лучше.
Не помешает предотвратить возможный вопрос: «Почему вы решили сменить работу?». Здесь важно ни в коем случае не ругать текущего (или последнего) работодателя и не льстить будущему. Оптимальный вариант – отсутствие в силу объективных причин возможности для развития в желаемом направлении на текущей работе и лучшие перспективы для этого на будущей. Но без убедительной аргументации не поверят. Если причиной поиска новой работы стали серьезные проблемы у компании, придется приложить все усилия, чтобы показать, что не вы стали причиной этих проблем, а причиной вашего увольнения – не претензии к вам лично и не ваша недостаточно эффективная работа.

В условиях финансового кризиса многие компании вынуждены сворачивать до лучших времен намеченные, а то и начатые проекты, реализация которых требует изрядных вложений. И люди, задействованные в них, становятся ненужными. И совсем не потому, что плохие работники.
Если вы потеряли работу именно по этой причине, ваша задача – максимально ясно донести свою ситуацию до работодателя еще через сопроводительное письмо. Но – кратко.

После объяснения, чем предлагаемая работа интересна вам, самое время рассказать, чем интересны работодателю вы. А это ваши наиболее актуальные для предлагаемой позиции ключевые навыки, отшлифованные прежним рабочим опытом, опыт решения задач, которые ставятся в ее рамках, успешно реализованные проекты. Перечислять все ни к чему. Лучше просто упомянуть наиболее важные. И корректно отослать к резюме: «Более подробную информацию о моем профессиональном опыте Вы можете получить из прилагаемого резюме».

Если ваши работы можно оценить на глаз, предложите ссылку на них, снабдив ее комментарием в духе: «Предварительно оценить мой профессиональный уровень Вы можете на моем сайте (на сайте моего последнего места работы и проч. в зависимости от ситуации)». Лучше всего прямая ссылка на конкретную работу, которую вы считаете самой достойной из наиболее близких к тому, чем вы хотели бы заниматься на новом месте.
В финальной части сопроводительного письма МирСоветов рекомендует оговорить с потенциальным работодателем дальнейшее взаимодействие: будете ли вы ждать его реакции или через некоторое время позвоните сами (при этом придется четко выдержать оговоренный срок), указать свои контакты (телефон, E-mail) и вежливо поблагодарить его за внимание к вашему письму и потраченное на его чтение время.

Если информации о компании совсем негусто (иногда бывает и такое), подойдет самый краткий вариант:
«Менеджеру по персоналу компании (название)
Здравствуйте!
Меня заинтересовала вакансия (должность) в Вашей компании, размещенная на сайте (название – или другой источник). Я соответствую всем требованиям к претендентам на данную позицию. Более подробную информацию Вы можете получить из моего резюме во вложенном файле. Если вас заинтересует моя кандидатура, буду рад ответить на все вопросы.
Спасибо за внимание.
С уважением,
(подпись)
Контакты: телефон,
E-mail»

Формальная сторона

Главное требование к сопроводительному письму – краткость. Не больше одной страницы!
Современные рекрутеры (специалисты по подбору персонала) считают оптимальным объемом сопроводительного письма два-три абзаца основного текста (не считая вступительного и заключительного абзацев, приветствия и подписи) из пяти-шести предложений каждый.
Ну и, само собой, шрифт, которым написано ваше сопроводительное письмо (и резюме) должен восприниматься легко.

Леонардо да Винчи мог себе позволить растечься мыслью по древу. Но его послание герцогу Моро представляло собой сопроводительное письмо, резюме и в некотором роде портфолио «в одном флаконе». И вообще дело было в средние века. В наши дни время – деньги.

Тонкости стиля
Требовательный и нахрапистый тон в сопроводительном письме неуместны. Не место в нем и конструкциям в духе «вы должны». Для работодателя вы пока еще «темная лошадка», и он еще ничего вам не должен. Вместо «хочу» лучше использовать «хотел(а) бы)».

В то же время не место в сопроводительном письме просительному тону и лести. Ничего, кроме недоверия и неуважения к соискателю, это не вызовет.

Если верить русскому переводу письма Леонардо да Винчи герцогу Моро, своих конкурентов, продукцией которых аристократ пользовался на тот момент, мастер презрительно именовал «выскочками». В современном сопроводительном письме таких слов быть не должно. Да и менее жестких, но неуважительных отзывов о будущих коллегах тоже.

В общем, как и любое официально послание, сопроводительное письмо должно быть составлено по строгим стандартам делового этикета. Хотя и некоторая доля юмора в рамках приличия допустима. Но только если автор уверен, что шутка к месту.
Кроме того, сопроводительное письмо – это своего рода «продающий текст». Ведь, откликаясь на вакансии, мы выставляем на продажу свои способности, умения, деловые качества. В этом плане требования к этому документу можно сравнить с запросами, например, к тексту на главной странице интернет-магазина.
Задача того – убедить посетителя заглянуть в каталог, где уже краткие описания товаров должны убедить его выбрать конкретную позицию, а ее подробное описание – сделать покупку.
Ваша задача – убедить работодателя прочитать резюме, а после ознакомления с ним – пригласить вас на собеседование.