Как выбрать секретаря-референта?

Хочу Пушкареву, но красивую

Начнем с примера. Объясняя сотруднику кадрового агентства требования к кандидату на должность секретаря-референта, представитель компании долго рассказывал, каким в понимании их шефа должен быть этот человек. Но все же из данного рассказа вырисовывались лишь, так сказать, технические данные претендента — знание ПК, делопроизводства и т. д. Естественно, что по этим показателям сформировать психологический портрет требуемого работника не представлялось возможным. Когда фантазия и словарный запас представителя компании иссякли, он прямолинейно ответил, мол, наша секретарь должна быть умной, как Катя Пушкарева из сериала «Не родись красивой», привлекательной, как Виктория Клочкова, деловой, как Кира Воропаева.

Ситуация немного комичная. И нельзя говорить, что именно такими образами оперирует каждый второй руководитель при составлении портрета своего будущего секретаря-референта. Но это — яркая иллюстрация стереотипного подхода к выбору кандидатуры на данную должность.

Почему так происходит? Во-первых, многие руководители сами плохо представляют, каким должен быть их секретарь-референт. Во-вторых, очень часто директор ищет человека не столько на должность, сколько под конкретное выполнение определенных функций, которые касаются этой должности лишь отчасти. Анализируя подобную ситуацию, можно выделить несколько стереотипных образов секретарей-референтов, которыми нередко руководствуются боссы компаний при подборе.

Мы ищем лицо

Секретарь-референт — это лицо компании. Пожалуй, самый распространенный шаблон, пришедший к нам еще в середине 80-х годов прошлого столетия с Запада, где внешности человека, занимающего эту должность, уделялось не последнее место. Но там строго выдерживался и критерий профессиональности. У нас же, как правило, при замечательных внешних данных на этот аспект уже не обращали особого внимания.

Несомненно, что даже такому выбору характерны определенные преимущества. К примеру, если во время переговоров чай подает секретарь а-ля Памела Андерсон в ее лучшие годы, то, каким бы результатом встреча не закончилась, партнер по бизнесу захочет еще раз заглянуть в ваш офис, чтобы пересмотреть тот или иной пункт договора, обсудить детали сделки.

Но отрицательных нюансов при таком раскладе гораздо больше. В довесок к внешним данным необходимы еще и интеллектуальные, которые бы обеспечили работу в приемной на должном уровне. Каким бы примерным семьянином ни был руководитель, ситуация однозначно чревата недвусмысленными разговорами подчиненных: мол, она и наш шеф… или между ними что-то есть, иначе зачем он ее держит… К тому же, если действительно держать «Памелу из приемной» на расстоянии, то через некоторое время такой специфический сотрудник придет к выводу, что она здесь не может «реализоваться» и уйдет в другую компанию, где ее «оценят по достоинству». Все бы ничего, но рассказами о негативном отношении к ней на прошлом месте работы она может пошатнуть репутацию и компании, и ее руководителя.

Свой среди своих

Мы неспроста упоминали в начале статьи героев популярного сериала. Многие из психотипов, представленных в фильме, буквально списаны с реальных образов. К примеру, Виктория Клочкова — представитель еще одного стереотипного образа секретаря.

Практически у каждого начальника, кроме желания руководить, скрывается большой соблазн еще и знать, что о нем думают сотрудники, о чем говорят в курилке и т. д. Иногда эту разведывательную миссию выполняет внутренняя служба безопасности. Особенно в тех случаях, когда ее организуют выходцы из СБУ или МВД. Руководствуясь привычными методами работы, они разворачивают «агентурную сеть», снабжая начальство «конфиденциальной» информацией.

Но если предприятие небольшое, и служба безопасности представлена тремя вахтерами на проходной, то функции такого агента руководитель старается переложить на секретаря. Естественно, что и кандидатура подыскивается соответствующая: красивая, но не настолько, чтобы вызывать раздражение у подчиненных; артистичная, умеющая, когда необходимо, стать «своей» в любой обстановке; достаточно сообразительная, чтобы не выдать себя.

Конечно, знать, чем живет и дышит компания, так сказать, изнутри — это хорошо. Но, подбирая такого секретаря, руководитель должен понимать, что рано или поздно подчиненные обнаружат источник утечки информации. Чтобы как-то компенсировать ее отсутствие секретарь-разведчик попросту станет придумывать факты. Кроме того, не исключен вариант, когда такой человек начнет руками руководителя «убирать» неугодных ему людей, даже если это ценные сотрудники компании. И тогда начальник может превратиться в кадровую марионетку. Нельзя сбрасывать со счетов, что, втираясь в доверие к сотрудникам фирмы, такой секретарь станет распускать слухи о самом начальнике.

Она — это я

Утратой контроля над коллективом чревата и ситуация, когда на должность секретаря-референта выбирается человек, в обязанность которому вменяется стать своеобразным надзирателем за коллективом. Как правило, если сам руководитель предприятия авторитарен в методах управления, то и секретаря он подыскивает такого, который сможет нести его авторитаризм в массы.

Часто на эту роль подбирают женщин-секретарей старой советской школы в возрасте от 45 лет. Представляя ее коллективу, руководитель, как правило, произносит волшебную фразу: «Она — это я».

Да, с одной стороны шеф получает порядок, строгую дисциплину, четкое выполнение приказов и распоряжений. С другой, пропасть между начальником и подчиненными буквально каждый месяц будет становиться все больше и больше. К тому же, в такой ситуации секретарь склонен к манипуляции как самим руководителем («чтобы воплотить ваши гениальные идеи в жизнь, мне нужны еще полномочия»), так и сотрудниками («менеджер Иванов из отдела сбыта не выполняет ваше распоряжение»).

Взвалить на нее все

Не раз приходится слышать от директоров фразу: «Мне нужна простая умная девочка в приемную, которая будет заниматься всеми бумажками…». Как правило, в таком случае подбирается человек без большого стажа работы, но с трудоголическими наклонностями. Под словами «всеми бумажками» подразумеваются приказы, письма, распоряжения, учет и т. д. Но постепенно на «девочку в приемной» руководитель и его заместители, а иногда и начальники отраслевых подразделений, перекладывают часть своей бумажной работы. Ситуация чревата тем, что рано или поздно у «девочки» наступит предел ее физических возможностей, и либо работа завалится, либо человек уволится. Но для компании страшно не увольнение данного сотрудника, а то, что руководитель останется в полной уверенности, что предыдущий кандидат просто не справился с обязанностями, и будет искать очередную «девочку в приемную». И все повторится сначала.

Реальная необходимость

Чтобы избежать подобных ситуаций и не стать заложником «лица компании» или «своего человека в коллективе», для начала нужно перестать руководствоваться в выборе секретаря-референта стереотипами, а взять на вооружение рекомендации специалистов. Они предлагают совершенно иную классификацию этой профессии. Ведь каждому руководителю секретарь нужен именно такой, который будет подходить под его психотип. И этим подбором должны заниматься специалисты — бизнес-психологи. А они выделяют следующие типы секретарей-референтов.

I тип

Хорошо знает свое дело, имеет высокий уровень интеллекта, и хорошие профессиональные навыки, умеет общаться с сотрудниками и клиентами, а также подчиняться начальству, принимает беспрекословно властную силу руководителя.

II тип

Покорна, уступчива, исполнительна, четко выполняет инструкции и указания шефа, не проявляет своей индивидуальности, эмпатии, обычно работает по схеме, четко заданной начальником. Полностью находится во власти руководителя. С работой справляется, хотя не очень любит общаться с посетителями, иногда некорректна с ними.

III тип

Хороший исполнитель, аккуратна, внимательна в выполнении поручений и инструкций, умеет подчиняться, проявляет уважение к своему руководителю, вежлива в обращении с посетителями, уважает статус начальника и его личность.

IV тип

Обладает высокими интеллектуальными возможностями. Рассчитывает на свои силы, знания, умения, навыки. Не нуждается в особой помощи в работе. Трудится четко, в общении с клиентами вежлива, выдерживает идущие со стороны отрицательные эмоции, не отвечая на них. Выполняет все указания руководства качественно и в срок.

V тип

Обладает средним потенциалом IQ, покладиста, терпелива, сдержанна, имеет развитые профессиональные навыки и умения, работает четко, размеренно, с посетителями учтива. В соответствии со своим жизненным опытом и практикой работы готова к разным неожиданностям как со стороны начальника, так и со стороны клиентов. Способна к работе под давлением.

VI тип

Очень покорная, легко подчиняется, не дает оснований своим поведением проявлять по отношению к себе агрессию со стороны руководителя и посетителей, хорошо знает свое дело, четко выполняет обязанности.

VII тип

Достаточно умна, хорошо знает дело, умеет самостоятельно работать, тактична в общении с людьми, лояльна по отношению к своему руководителю, уважает свою личность, обладает эмпатией. Настроена на сотрудничество. В основном выполняет функцию личного ассистента.

VIII тип

Интеллектуальные данные — выше среднего. Знает свое дело, терпелива, деликатна, уважает своего начальника со всеми его особенностями. Уравновешенна в общении с посетителями, самостоятельна в работе. Для нее возможна постановка «нечетких» или «размытых» целей и задач, чувствует, что в итоге необходимо руководителю.

IX тип

Энергична, активна, хорошо знает свое дело, доброжелательна, обладает способностями лидера, хороший помощник и утешитель руководителя, самостоятельна, готова давать советы своему шефу, если он готов их слушать.

X тип

Умный, знающий специалист, очень уверенный в себе человек, доминантный, имеющий высокую самооценку, жестко обращается с посетителями, по натуре — лидер, имеет влияние на руководителя. Любит высказывать свое мнение, когда ее не просят

XI тип

Интеллектуально развита, хорошо знает свое дело. Характер твердый. Самостоятельная, коммуникабельная, правильно оценивает посетителей, умеет внушить руководителю то, что считает нужным, активно проявляет свою личность, самореализуется в работе. Упорна и настойчива.

Адекватность выбора

Из описанного выше видно, что разнообразие психотипов данной профессиональной группы требует учета личностных и поведенческих особенностей, прежде всего тех, для кого подбирается секретарь. Часто, подбирая персонал, этот факт не учитывается, а ведь одним из психологических аспектов деятельности секретарей-референтов является его взаимодействие и увязка с работой руководителя. Потому о положительных или отрицательных сторонах того или иного типа секретаря-референта говорить не совсем профессионально. Исходить при выборе следует из того, что подходит именно конкретному директору компании, какую степень самостоятельности он принимает в работе своего секретаря.

Поэтому очень важно изначально определить тип руководителя, для которого подбирается персонал, обозначить должностные обязанности и компетенции секретаря. Только таким образом можно достичь «эффективной срабатываемости» данного альянса.