Між ціллю та результатом знаходиться значний пласт рутинних обов’язків, щоденних клопотів. У багатьох їх виконання забирає значно більше часу, ніж реалізація найважливішого. Особиста продуктивність залежить не стільки від його кількості, скільки від вміння раціонально використовувати наявні ресурси. Оволодівши мистецтвом правильної організації, людина зможе активізувати всі сили, ефективно розподілити справи в залежності від їх вагомості, об’єму. Більшість ігнорує значення цього нюансу, і в результаті відсутність градації між обов’язками стає причиною безсистемності, катастрофічних матеріальних збитків, відчуття гострого часового дефіциту, краху планів. Аналіз принципів ідеального розпорядку дня і використання їх у щоденному житті дає можливість ефективно керувати часом, встигати все заплановане, приймати обдумані рішення і не втрачати контроль.

Значення та інвентаризація часу

Час – найважливіший та найбільш дефіцитний ресурс для сучасної людини. Завдяки вмінню керувати ним можливо підвищити результативність роботи і збільшити період відпочинку. Цього не вийде досягти без вивчення, вдосконалення техніки його використання. Перед прийняттям конкретних рішень щодо покращення щоденного графіку потрібно провести аналіз, виокремити слабкі сторони. Згідно даним статистики, лише близько 8% людей вистачає часу для виконання щоденних завдань, решті потрібен додатковий ліміт від 10 до 100%.

Щоб проаналізувати власну позицію, відчути його цінність варто дати відповідь на такі питання:

• Чи вистачає мені часу?
• Що він означає для мене?
• Як я використовую його?
• Скільки маю вільного?

У діловому світі часто говорять про те, що час – гроші. Але кожен позиціонує ці поняття по-своєму. Їх вважають рівноцінними або розставляють пріоритети в потрібну сторону. Експерти радять притримуватись думки, що час не лише фінанси. Він має не менше значення, ніж матеріальні речі, є базою життя. Його неможливо накопичити, примножити, повернути назад, передати, бо плине безупинно. Тому успіх, ефективність праці як новачка, так і керівника прямо залежать від вміння грамотно використовувати цей ресурс. Недарма Ветер Друккер висловив думку про те, що ця категорія є найдефіцитнішим капіталом, і, якщо людина не вміє правильно розпорядитись ним, вона не зможе зробити цього ні з чим іншим.

Щоб знайти реальну причину нераціональної втрати часу, продумати його планування, щоденний графік, визначити свій робочий стиль, корисно проводити інвентаризацію протягом кількох днів. Оцінка витрат допоможе наочно побачити помилки самоменеджменту.

Основні етапи:

• аналіз використання часу (описуємо види діяльності, ліміти, необхідні для них, кількість пауз, витрачених хвилин, фактори, що заважали працювати, зберігаючи чесність, самокритичність);
• часові втрати (виявляємо слабкі і сильні сторони робочого стилю, продумуємо стратегію підтримки або подолання певних із них);
• виявлення причин непродуктивної експлуатації ресурсу (для початку буде корисним ідентифікувати й осмислити хоча б 5 найвагоміших причин втрат, наприклад, нечітка постановка цілі, відсутність пріоритетів в справах, погане планування, особиста неорганізованість).

Щоб зрозуміти першочерговість задач, корисно використовувати принцип «80/20». Ніколи не варто витрачати час на дії, які не допомагаютьв реалізації поставлених цілей.

Планування: як підготуватись до виконання поставлених задач

Грамотне планування допоможе раціонально використовувати найцінніший ресурс – час. На старті необхідно визначити скільки займає кожен вид діяльності, провівши хронометраж як мінімум кілька днів, а найкраще 2 тижні. Витрачені сили на створення графіку в рази окупляться економією і більшим об’ємом виконаних робіт. Найкраще аналізувати втрати, продумувати справи на наступну добу саме звечора. Так ви зможете зробити повноцінні підсумки, легко переключитись в режим неробочого часу та відпочинку, а новий ранок почнеться не з хаосу, а конкретного алгоритму дій. Формат ідеально підходить для сфер зі стабільною, передбачуваною діяльністю. Проте іноді планування необхідне зранку, наприклад, для вирішення уточнюючих задач. Для фіксації думок використовують найбільш зручну річ – аркуш паперу, записник, щоденник, органайзер, персональній комп’ютер.

Переваги:

• економія часу;
• підвищення результативності роботи;
• створення об’єктивного проектного плану на тривалий період;
• зниження ризику невиконання, зауважень від керівництва, фінансових втрат;
• формування надійної бази для успішної, стабільної діяльності;
• розробка механізму для спілкування, впливу на оточуючих;
• впровадження традиції безперервного самовдосконалення.

Експерти рекомендують складати план лише на певну частину робочого часу, як показує досвід, найкраще на 60%. Події, які важко передбачити,відволікаючі моменти, особисті інтереси, потреби неможливо запланувати повністю. Щоб розробити хороший графік, необхідно чітко розуміти спектр майбутніх справ, розподілити їх в залежності від пріоритетності на коротко-, середньо- і довгострокові. Для зручності перелік варто зафіксувати в спеціальному формулярі «Список справ і контроль за їх виконанням». Працювати над планами потрібно регулярно і системно, послідовно доводячи до кінця розпочате.

Базові принципи планування розпорядку дня:

• визначення оптимального співвідношення розподілу часу (60/40%). Ліміт варто поділити між 3 блоками: запланована активність – 60%, непередбачена (резерв часу і несподівані зміни) – 20%, спонтанна (управлінська діяльність, творчість) – 20%;
• аналіз видів діяльності і часових витрат. Необхідно документувати, перевіряти зібрані дані, що дозволить оцінити втрати часу, зайняти стартову позицію для вдосконалення вибраної методики його розподілення;
• збір задач в єдине ціле (план дій);
• дотримання регулярності, системності, послідовності;
• реалістичне планування. Важливо не впадати у крайнощі, вибирати той об’єм задач, який буде під силу виконати;
• адаптивність. Варто проявляти гнучкість, адже плани необхідні не для того, щоб полегшити життя, а щоб досягти максимуму цілей;
• заміщення часових втрат. Потрібно прагнути відразу нівелювати згаяний час, наприклад, краще один раз попрацювати ввечері, ніж наздоганяти втрачене протягом наступного дня;
• письмова форма. План варто фіксувати на письмі, краще всього на формулярах або спеціальних картках;
• запис результатів дій;
• встановлення часових рамок.

При плануванні необхідно мислити альтернативно, по принципу «завжди є інший, кращий шлях». Робочі будні повинні бути насиченими і перетворювати плани у життя. В цьому допоможе створення особистого ідеального розпорядку дня, який дозволить все встигати, уникати стресів, не втрачати контроль над ситуацією.

Створюємо ідеальний розпорядок

Щоб розробити бездоганний графік дня для себе, враховуючи сферу діяльності, спектр завдань, важливо щоденно притримуватись принципів планування, пам’ятати про градацію завдань в залежності від їх пріоритетності, прив’язки до конкретного періоду. Бажано чергувати жорстке (для зустрічей) і гнучке (для необов’язкових завдань, які можна виконати будь-коли) розподілення часу.

Корисні поради для створення оптимального розпорядку дня:

• виділяємо 2-3 найважливіші справи, виконання «гнучких» задач, починаємо саме з них;
• відразу виділяємо час для проектів, які потрібно реалізувати в певний період, а між ними протягом дня виконуємо ключові завдання.

Для розробки зручного графіку варто спробувати на практиці I-подібнийрозпорядок, який базується на моніторингу і управлінні задачами у порядку їх пріоритетності, використанні механізму впливу. Вибір найактуальніших для себе принципів керування часом, його аналіз і правильний розподіл справ допоможе створити ефективний графік для робочих та вихідних днів.