Як використовувати нараду з керівництвом на свою користь

Деякі співробітники фірм вважають проведення нарад пережитком минулого. Для інших одна тільки перспектива наближення події може викликати одночасно трепет і нервові переживання. Розберемося, як знайти раціональне зерно та перетворити нараду з начальством в плідну взаємовигідну співпрацю. Пропонуємо кілька дієвих рекомендацій для співробітників, які допоможуть направити енергію у правильне русло.

Правила проведення успішних нарад з начальством

У будь-якому бізнесі час від часу треба проводити наради. Це чудовий спосіб почути безліч пропозицій, думок співробітників, що допомагають вибрати одне єдине рішення керівництва. Співробітнику, який бажає донести свою точку зору, не «потонути» в потоці громадської колективної думки і проявити себе з вигідного конструктивного боку, потрібно розробити і слідувати власному плану. В ході живого спілкування допустимі і можливі несподівані відхилення від нього, але головне — це обрана стратегія і заданий напрямок руху. Рекомендуємо наступні дії:

Правило №1: готуйтеся до наради заздалегідь.

При всій звичності дійства у будь-якій нараді є порядок денний, тобто постановка питань, і часом дуже важких. Розуміння суті проблем, винесених на обговорення, точна інформація про можливих учасників та їх погляди на дану тему, усвідомлення, чия позиція може стати вирішальною, повинні бути базою для підготовки. Зауважимо, що думка більшості — один із вагомих чинників, який не слід ігнорувати.

Цікаво! Одним із результатів може стати коротка пояснювальна записка, відправлена керівнику напередодні. У ній треба лаконічно викласти бажані результати і шляхи досягнення.

На стадії підготовки слід «озброїтися» цифрами, що підкреслять глибину аналізу стану справ. Інформація такого характеру — вагомий матеріал. Вона точно структурована, легше переконує співрозмовника в своїй правоті. Крім того, такі викладки можна зробити тільки при глибокому розумінні питання, що розглядається на нараді.

Правило №2: формулюйте позицію, чітко знаючи мету наради.

Приходити на нараду потрібно вчасно з розробленим планом, в якому чітко будуть визначені і прописані необхідні цілі і завдання. Зустріч з керівником має стати кульмінацією підготовки. Такий метод дозволить відчути впевненість у собі і добре піднести заздалегідь опрацьований матеріал. Виступ має бути змістовним (стосуватися тільки теми наради), лаконічним і переконливим. Розуміння глибини справи, якою займається людина, дані попереднього аналізу, на які він спирається в викладі майбутньої ідеї, а також уміння переконувати дозволять серйозно поставитися і розглянути озвучену пропозицію. Іноді існують об'єктивні причини незгоди, відмови з першого разу, проте наполегливість і знання своєї правоти можуть повернути справу в інший бік.

Важливо! Мета будь-якого бізнесу — отримання прибутку. Завдання, які будуть сформульовані, повинні мати грошовий еквівалент і приносити вигоду для фірми. Завжди розраховуйте ризики досягнення заданої мети. Вдала пропозиція або ідея, втілена в життя, може у подальшому стати трампліном для просування по кар'єрних сходах або — у зворотному напрямку.

Правило № 3: дійте і перемагайте.

Доповідайте і викладайте суть без зволікання. Донесіть свою думку (ідею, винахід) із зазначенням відчутної користі для діючої компанії. Володійте питанням, будьте готові до різних думок.

Скористайтеся нарадою для проявлення особистої позиції з кращої сторони як спосіб показати себе з ділового боку. Важливо продемонструвати бажання, ініціативу, здоровий кар'єризм. Запропонуйте своє бачення рішення проблеми. Викладки, підготовлені для наради, повинні бути важливими для керівника, свідчити про розуміння проблеми. Витрачений на нараду час має окупатися конструктивністю підсумків. Зміщуйте увагу на суть проблеми, а не на особисті мотиви. Такий підхід не залишиться непоміченим для начальства на шляху виходу з будь-якої кризи.

Корисно! Оперуйте фактами і цифрами. Керівники (особливо чоловіки) схильні формувати своє розуміння питання на підставі переконливих критеріїв, а не яскравих заяв. При більш детальному розгляді будьте готові зробити відповідні викладки вивченого матеріалу.

Правило №4: реагуйте і аналізуйте все, що відбувається під час наради.

Робіть позначки під час бесіди. Простий спосіб заявити про особистий інтерес до ходу розмови — визначити найголовніше. Ставлення до завдань компанії може носити довгостроковий характер. Ведення необхідних записів може допомогти у вирішенні як поточних питань, так і перспектив в майбутньому. Зроблені в ході розмови важливі заяви можуть послужити інструкцією до дій. На них будуть покладатися працівники в роботі, бо вони є доказом правоти при виникненні спірного моменту.

Правило №5: робіть підведення і закріплення підсумків наради.

Висловіть вдячність присутнім за проведену з користю розмову. Підведіть підсумки наради, сформулювавши знайдене рішення проблеми, намічені на майбутнє плани або шляхи вирішення довгострокових цілей. Продемонструйте у разі консенсусу позитивні сторони обговорення. Чітко озвучте поставлені у ході наради завдання (по результату обговорення) із зазначенням виконавців і термінів.

Нарада покликана вирішувати безліч питань, однак повинна закінчуватися рішенням проблем, перемогою нових знань, навичок, побудовою планів компанії на майбутнє. В ході обговорення треба заручитися підтримкою колег, однодумців, які знають і поділяють єдині погляди. Позитивний настрій і вміння слухати співрозмовників, знаходити союзників — необхідні навички. Вони допоможуть уловити точки дотику в темі та дійти згоди, важливої для обох сторін.