Яка помилка, на вашу думку, є більш критичною: та, що з’явилася ще на етапі формування завдання, чи вже під час його виконання? Мабуть, більш критичними і серйозними в більшості ситуацій є саме ті помилки, які виникають ще на етапі формування завдань, чи не так? Адже робочий процес можна підкорегувати, якщо допущені промахи в роботі не є аж такими серйозними. Але якщо саме завдання сформульовано неправильно, то про ефективність його виконання складно говорити. То як ефективно ставити завдання команді? Давайте пошукаємо відповідь на це питання.

Забудьте про усні завдання і розпорядження

Давайте керуватися одним із неписаних правил бізнесу і загалом ділового світу: «Якщо завдання не записане, його не існує». Тож навіть якщо ви ретельно продумали всі нюанси майбутнього завдання і одразу в телефонній розмові виклали його команді, на успішне виконання не варто надіятися. А все тому, що щось забудеться, щось не врахується – і все, приїхали. Наша пісня гарна й нова, починаєм її знову.

Звісно, можна записувати «войси» і надсилати в спільний чат. Так теж можна робити, чому б і ні? Аудіозапис завдання, з правками та зауваженнями, кожен учасник вашої команди може прослухати в будь-яку мить. Це зручно та ефективно, але не за відсутності інтернету. Тому в більшості випадків завдання краще «візуалізувати». Та й ефективність такого рішення підтверджена тисячоліттями.

Психологічна безпека

Ще один важливий критерій, який стосується винесеного в заголовок питання – це власна психологічна, та й фізична також, безпека і безпека всіх членів команди. І це дуже болюче питання для всієї нашої країни, адже в країні, яка перебуває в стані війни з агресором, фактично ніхто не може почуватися повністю в безпеці. Але мусимо відштовхуватися від того, що маємо на цей момент.

Згадаємо про ще один важливий аспект психологічної безпеки, який цьогоріч відійшов на задній план: команда буде ефективно виконувати ваші завдання, уточнювати та пропонувати, радити і відмовлятися, тільки якщо вона працює у вільному від осуду середовищі. Коли працівників вважають за людей, поважають їхню думку і враховують її. Це прекрасно, якщо ви працюєте в такому колективі і з таким колективом – тобто коли можна вільно ставити питання і висловлювати пропозиції без страху осоромитись. Коли працівники відчувають турботу і підтримку з боку компанії, цілком зрозуміло, що вони ефективніше виконуватимуть поставлені завдання. Принаймні, більшість з них.

Послуговуйтесь технологією SMART

Цей підхід до формулювання робочих завдань розшифровується наступним чином:

Specific – тобто ваше задання повинно бути конкретизованим (треба зробити те і те, а не «зробити так, щоб було добре»);

Measurable – вимірюване, тобто завдання, яке можна осягнути і виконати;

Achievable – завдання повинно бути досяжним і прийнятним;

Relevant – …а також бути доречним та важливим;

Time bound – і, наостанок, бути обмеженим в часі.

Дотримуючись цих принципів, ви зможете ставити команді завдання, які мають просту логіку і структуру, є цілком зрозумілими і, що важливо, матимуть чітко прописану мету і термін виконання.

Пропишіть загальні інструкції

Створіть таку внутрішню інструкцію для себе та інших працівників, якщо досі ніхто цього не зробив. Правила постановки завдань повинні відповідати на наступні питання: в якому порядку беруться завдання на виконання, як їх краще розподіляти – за пріоритетністю чи термінами виконання, хто може перевіряти та закривати завдання та інші важливі опції. Не забудьте вирішити питання доступу до внутрішньої інструкції: доступ лише для тих працівників, хто створює завдання, чи для всієї команди.

Не забуваємо й про назву завдання

Здавалося б, дрібниця – назва завдання, але це зовсім не так. Лаконічна і зрозуміла назва «створює атмосферу всьому завданню». Пам’ятаєте, як у «Великому Лебовскі» головний герой характеризує килим в своєму помешканні, з яким дещо сталось? «Цей килим створював атмосферу». Так і назва завдання – вона конкретизує і задає кінцеву точку маршруту. «Треба створити прототип макету», «Треба підшукати нове місце для офісу» і т.д. Не обмежуйтеся одним лиш «Прототип сайту» або «Місце для офісу», використовуйте дієслівні конструкції, причому дієслово має бути зрозумілим і не викликати хибних трактувань.

Пояснюйте

Але однієї назви недостатньо. Чим детальніше ви пропишете всі умови завдання, тим краще воно буде виконане. І менше помилок буде допущено з боку виконавця. Відшукайте ту саму золоту середину – щоб умов у вашого виконання було стільки, скільки потрібно. Не більше, не менше. Навчитись ставити завдання команді у такий спосіб – одна із якостей хорошого управлінця.

Дедлайни

Окреслення термінів виконання – теж важлива частина відповіді на винесене в заголовок питання. Якщо завдання не є такими терміновими, які потрібно було виконати ще «на вчора», будьте готові до того, що дедлайн трохи зміститься. Адже війна впливає на всі сторони життя українців, і на роботу зокрема. Такі речі теж потрібно враховувати в нинішній ситуації. Та й навчитися ставити розумні дедлайни дозволить працювати команді без зайвого стресу, якого й так забагато.

Також візьміть до уваги, що постановка і розписування задач в месенджерах та й навіть групових чатах – не найкраще рішення. Завдання можуть загубитися в переписці. Щоб довго не шукати, прописуйте їх у спеціальних програмах на зразок Trello або Confluence.

Про нагадування: в теперішніх реаліях ваша команда може «губити» певні завдання, забувати про їхнє виконання. Тому не забувайте звіряти таблицю зі списком завдань і «стукатися» з нагадуваннями. А як тактовно поцікавитися про дедлайн, читайте тут.

Не забуваємо про персональну ефективність і бадьорість

Щоб ефективно ставити завдання своїй команді, потрібно й самому бути ефективним. Причому ефективним у всьому – від точності формулювання завдань, деталізованих пояснень і до власної пунктуальності та уважності. Звісно, ми живемо в неідеальному світі, і все ж не варто про це забувати. Як і про те, що для ефективного прописування завдань команді не зайвим буде подбати й про свою фізичну форму. Намагатися висипатися, приділяти час та зусилля здоровому харчуванню. І дійсно, ми часто забуваємо про це, але наш організм, наші органи травлення не забувають (на противагу нам). Тому вплив їжі на психоемоційне здоров’я важко переоцінити. Те, що ми їмо, як їмо і скільки разів на день – все ці речі є важливими, бо напряму впливають на наш настрій і бажання щось робити. А коли є бажання щось робити, можна гори звернути, а не просто розписати щоденні завдання і надіслати їх своїй команді.