Здається у складанні ділового листа немає нічого складного, але не знаючи, певних правил ділового листування, скласти його правильно досить складно.
Розвиток світової економіки обумовив й появу великої кількості ділових листів, що задовольняють потреби передачі інформації між контрагентами. У зв'язку з цим, немає певної єдиної класифікації таких документів. Проте, серед різноманіття можна виділити наступні види ділових листів:
По-перше, будь-який діловий лист має бути складено грамотно та не містити ані орфографічних, ані пунктуаційних чи, навіть, стилістичних помилок. Наявність таких помилок може створювати враження недалекоглядності та непрофесіоналізму того, хто надіслав листа, що суттєво знижає авторитет компанії та імовірність партнерства.
Перед складанням ділового листа треба розуміти, який саме вигляд він повинен мати. Текст краще розбивати на окремі абзаци, задля полегшення сприйняття інформації, яка в ньому викладена. Коли потрібно доставити листа до певної дати, розумно скористатися послугами експрес чи кур’єрських доставок.
Також, правила складання ділового листа обумовлюють відсутність витіюватих або двозначних фраз. В одному посланні має знаходитися одна розкрита зрозуміла тематика та одна мета.
Якщо є така нагода, то такі листи потрібно складати на фірмовому бланку організації.
Крім того, при отриманні ділового листа хорошим тоном є негайне повідомлення відправника про його отримання.
Область заголовка документів, як правило складається з двох частин. У верхньому лівому кутку або посередині листа має знаходитися штамп, в якому зазначаються:
Назва організації, посада отримувача вказується в родовому відмінку. Нижче міститься заголовок (про що документ або його вигляд). Тут треба вказати тип листа: чи то повідомлення, чи претензія, чи щось інше.
Далі розташований вступ. Звернення до особи повинно бути по імені та по батькові, або так, як це обумовлено нормами прийнятими на батьківщині адресату. У разі надсилання листа до специфічних адресатів, треба розуміти яке правильне звернення існує д такої особи. Наприклад, до президента України можна звертатися лише виразом «Вельмишановний пане президенте», тощо.
Далі йде безпосередньо сам текст, який повинен мати наступну структуру:
При написанні листів доречно використовувати офіційно-діловий стиль. Зміст ділових листів відрізняються певними рисами:
Також, при складанні такого типу листів, намагайтеся використовувати для викладання суті вашої справи короткі та прості речення. Не слід перевантажувати текст прикметниками, краще зробити акцент на дієслова.
Не варто ще й застосовувати вузькоспеціалізовані або маловідомі терміни, які можуть бути незрозумілими для того, кому листа адресовано. Зазвичай, це викликає відторгнення в того, хто буде читати вашого листа.
Діловий стиль написання, також, виключає малоінформативні або, як кажуть «водяні» тексти. Надавайте, якомога більше конкретики та певних фактів. Не слід підводити до заключної частини тексту довгими та зайвими речовими оборотами. При цьому намагайтеся уникати наявності нелогічних чи неузгоджених між собою абзаців.
Кожен абзац вашого листа має доносити одну певну думку. Причетні й дієприслівникові звороти також краще виключати. Після складення абзацу - перевіряйте написане на слух.
Біглий діловий стиль письма приходить з часом та досвідом. Дотримуючись цих основних правил, ви зрозумієте, як написати діловий лист та оволодієте навичками написання будь-яких офіційних документів тощо.
Jobs.ua хоче підтримати Кращих Роботодавців і розширити можливості Шукачам роботи у важку хвилину, тому продовжує працювати в галузі працевлаштування та зберігає знижки і можливість безкоштовного розміщення вакансій для роботодавців.
Пропонуємо вам познайомитися з перспективною сучасною професією, яка допомагає компаніям приймати рішення на основі даних, а не інтуїтивно.
Jobs.ua хоче привітати вас з наступаючим Новим 2024 роком і порадувати новорічними святковими знижками!
Спостереження доводять, що спортивні люди витривалі та цілеспрямовані, саме тому вони віддадуть перевагу при прийомі на роботу співробітникам, які мають в інтересах спорт. А психологи стверджують, що заняття спортом не лише сприяють фізичному здоров’ю, а й поліпшенню душевного та психологічного стану. Пропонуємо і вам ознайомитись із цими очевидними фактами в цій статті на Jobs.ua і віддати перевагу фізичним вправам.
Скласти лист-пояснення про власну відсутність на робочому місці чи порушення певних робочих режимів не так уже і складно. Обов’язково скористайтесь зазначеними в цій статті порадами.