Здається у складанні ділового листа немає нічого складного, але не знаючи, певних правил ділового листування, скласти його правильно досить складно.

Які бувають ділові листи

Розвиток світової економіки обумовив й появу великої кількості ділових листів, що задовольняють потреби передачі інформації між контрагентами. У зв'язку з цим, немає певної єдиної класифікації таких документів. Проте, серед різноманіття можна виділити наступні види ділових листів:

• Гарантійний лист: його зміст направлено на надання гарантії щодо виконання зобов'язань з боку того, хто пише листа. Формулювання подібних листів виглядає приблизно так: «Просимо Вас (зробити те чи інше). Оплату товарів чи послуг гарантуємо в термін до (дата) ».
• Комерційна пропозиція: найбільш поширений тип листів, що використовується для пропозиції будь-якої співпраці між компаніями. Певна організація виступає у такому листі ініціатором, пропонуючи конкретний вид співпраці потенційним партнерам.
• Лист – повідомлення, зміст якого направлений на донесення необхідної інформації при здійсненні подальшої взаємодії.
• Лист – оферта, текст якого носить комерційний характер щодо постачання товарів або надання послуг.
• Лист - офіційна претензія, що має зміст тексту направлений на повідомлення одержувача про певні проблеми із виконанням ним зобов'язань.
• Супровідний лист, такий як, наприклад, опис вкладень до конверту.
• Лист - підтвердження про отримання документів чи інших важливих листів. Це більш прояв певної поваги до адресату та вважається хорошим тоном.
• Лист –прохання, текст якого містить звернення з проханням чого-небудь.
• Лист – нагадування, що має повідомлення про наближення настання якогось певного моменту наприклад, терміну виконання зобов'язань або закінчення терміну договору тощо.
• Лист - привітання, зміст якого направлений на привітання з будь-яким святом чи подією.
• Лист – запрошення на певну подію, у якості вираження особливого відношення до адресату.

По-перше, будь-який діловий лист має бути складено грамотно та не містити ані орфографічних, ані пунктуаційних чи, навіть, стилістичних помилок. Наявність таких помилок може створювати враження недалекоглядності та непрофесіоналізму того, хто надіслав листа, що суттєво знижає авторитет компанії та імовірність партнерства.

Перед складанням ділового листа треба розуміти, який саме вигляд він повинен мати. Текст краще розбивати на окремі абзаци, задля полегшення сприйняття інформації, яка в ньому викладена. Коли потрібно доставити листа до певної дати, розумно скористатися послугами експрес чи кур’єрських доставок.

Основні правила ділового листа:

• достовірність наданої інформації в його змісті;
• повнота самого змісту;
• розумний об’єм, як правило, не більше 1 сторінки (іншу інформацію можна віднести до додатка);
• відсутність емоційності тексту - нейтральний тон;
• відсутність будь-яких помарок, виправлень, закреслень, якщо це рукописний лист;
• відсутність у тексті сленгових, розмовних та суто професійних фраз, термінів та висловлювань;
• небажаність використання скорочення слів та абревіатур, що не мають роз’яснення.

Також, правила складання ділового листа обумовлюють відсутність витіюватих або двозначних фраз. В одному посланні має знаходитися одна розкрита зрозуміла тематика та одна мета.

Якщо є така нагода, то такі листи потрібно складати на фірмовому бланку організації.

Крім того, при отриманні ділового листа хорошим тоном є негайне повідомлення відправника про його отримання.

Структура ділового листа

Область заголовка документів, як правило складається з двох частин. У верхньому лівому кутку або посередині листа має знаходитися штамп, в якому зазначаються:

• назва організації;
• поштова адреса;
• ІПН, КПП;
• контактні дані;
• банківські реквізити;
• е-mail;
• дата і номер листа;
• відмітка про отримання.

Назва організації, посада отримувача вказується в родовому відмінку. Нижче міститься заголовок (про що документ або його вигляд). Тут треба вказати тип листа: чи то повідомлення, чи претензія, чи щось інше.

Далі розташований вступ. Звернення до особи повинно бути по імені та по батькові, або так, як це обумовлено нормами прийнятими на батьківщині адресату. У разі надсилання листа до специфічних адресатів, треба розуміти яке правильне звернення існує д такої особи. Наприклад, до президента України можна звертатися лише виразом «Вельмишановний пане президенте», тощо.

Далі йде безпосередньо сам текст, який повинен мати наступну структуру:

• вступна частина із причиною, метою чи приводом до написання;
• основна частина із рішенням, пропозиціями, рекомендаціями чи іншими висновками;
• підсумкова частина, що містить прохання чи щось інше, що випливає з основної частини тексту;
• формула ввічливості (фрази «з повагою», «з надією на довгострокове і взаємовигідне співробітництво», «з надією на розуміння» і т. д.);
• посаду особи, яка складає лист та її підпис;
• вказівка на існуючи додатки (при наявності).

При написанні листів доречно використовувати офіційно-діловий стиль. Зміст ділових листів відрізняються певними рисами:

• точністю надання інформації;
• офіційністю тексту;
• змістовним, але невеликим за об’ємом текстом;
• об'єктивністю та структурованістю.

Також, при складанні такого типу листів, намагайтеся використовувати для викладання суті вашої справи короткі та прості речення. Не слід перевантажувати текст прикметниками, краще зробити акцент на дієслова.

Не варто ще й застосовувати вузькоспеціалізовані або маловідомі терміни, які можуть бути незрозумілими для того, кому листа адресовано. Зазвичай, це викликає відторгнення в того, хто буде читати вашого листа.

Діловий стиль написання, також, виключає малоінформативні або, як кажуть «водяні» тексти. Надавайте, якомога більше конкретики та певних фактів. Не слід підводити до заключної частини тексту довгими та зайвими речовими оборотами. При цьому намагайтеся уникати наявності нелогічних чи неузгоджених між собою абзаців.

Кожен абзац вашого листа має доносити одну певну думку. Причетні й дієприслівникові звороти також краще виключати. Після складення абзацу - перевіряйте написане на слух.

Біглий діловий стиль письма приходить з часом та досвідом. Дотримуючись цих основних правил, ви зрозумієте, як написати діловий лист та оволодієте навичками написання будь-яких офіційних документів тощо.