Будь-який робочий колектив має внутрішні правила та етику спілкування, з якою HR намагаються познайомити кожного співробітника ще на початку співпраці. Якщо у компанії чітко окреслених правил та норм немає, слід дотримуватись стандартних правил етикету. І хоча сьогодні одна частина робочого колективу переведена на комбінований формат співпраці, а інша - на дистанційну роботу, правила етикету залишаються важливою складовою повсякденної успішної комунікації.

Правила поведінки в мережі завжди був темою для дискусій: До якої години можна розв'язувати робочі питання? Чи можна писати людині з приводу робочих питань на вихідних, якщо ситуація невідкладна? Як потрібно поводитись в чатах та при відеодзвінках? Та ще багато чого.

Спробуймо розглянути базові правила поведінки в онлайн-комунікації в цій статті, які ви можете використовувати в повсякденності та не перетинати межу робочому спілкуванні.

Правила онлайн-комунікації формуються відповідно місця, де вона відбувається: електронна пошта, робочі чати, особисті месенджери, відеодзвінок тощо.

Етика корпоративного спілкування онлайн

Відеодзвінки

Один з популярних зручних способів комунікації людей із використанням відео й аудіо зв’язку. На сьогодні майже всі користувачі цього виду зв’язку добре знайомі з відповідними правилами етикету. Проте ви можете бути бездоганним активним користувачем такого виду зв’язку, однак під час робочих комунікацій відео бар’єр може створювати певні незручності та проблемою для вільного спілкування. П’ять важливих правил успішної відеоконференції:

1. Перевірте налаштування звуку та відеотрансляції.
2. Знайдіть комфортне тихе місце для дзвінка.
3. Вимикайте звук мікрофона, коли не розмовляєте, щоб подавити зайві шуми.
4. Дивіться в камеру.
5. Діліться потрібними файлами до початку зустрічі.

Робочі чати

В робочих чатах можна помітити більше систематизації та дотриманості правил комунікації. Найчастіше головні принципи закріплюються в чатах та в шапці зберігається важлива інформація щодо співпраці. Доволі негативно користувачами чатів сприймаються спами та флуди, за що можуть бути забанені адміністраторами. П’ять важливих правил користування робочими чатами:

1. Не спамте зайвою інформацією.
2. Вимикайте сповіщення чату.
3. При звертанні, використовуйте відмітки чи теги імені користувача, щоб він побачив сповіщення.
4. Якщо існує потреба, вирішіть питання в особистих повідомленнях.
5. Ознайомтесь з усіма закріпленими повідомленнями в шапці чату.

Електронна пошта

Розповсюджений корпоративний інструмент для спілкування людей - електронна пошта. Поштою найчастіше надсилають об’ємну інформацію та важкі файли: документи, договори тощо. Зручність такого способу спілкування полягає в тому, що існує факт спілкування і повідомлення ніхто не зможе видалити, там їх значно легше шукати. Таким чином забезпечується ще й захист файлів та інформації.

П’ять важливих правил користування робочими чатами:

1. Будьте доброзичливі та чемні у спілкуванні.
2. Використовуйте шаблони відповідей задля економії часу.
3. Використовуйте підпис в кінці повідомлення із власними даними.
4. Перевіряйте електронну пошту мінімум три рази в день.
5. Намагайтесь чистити старі повідомлення обережно.

Особисті месенджери, повідомлення

Спосіб корпоративного спілкування, що дає можливість якнайшвидше прокомунікувати та отримати відповідь від співрозмовника. У кожного члена команди не відкрита пошта весь час, а месенджери та особисті повідомлення дозволяють швидко отримати фідбек. П’ять правил спілкування в месенджерах:

1. Намагайтесь давати фідбек на кожне повідомлення співрозмовника.
2. Враховуйте особистий час колег.
3. Використовуйте нейтральний стиль спілкування.
4. Використовуйте заплановані та відкладені повідомлення поза робочим часом.
5. Користуйтесь голосовими повідомленнями зі згоди співрозмовника.

Правила корпоративного спілкування під час війни

В умовах воєнного часу в багатьох змінилося сприйняття і ставлення до людей, співробітників, особистого часу. Враховуючи власні особисті обов’язків та зовнішні подразники трапляється, не завжди вдається в спокійній та тихій атмосфері попрацювати. Але правила онлайн корпоративного спілкування під час війни так само актуальні:

• Слухайте уважно, що говорять інші та з якою інтонацією, спробуйте вловити настрій співбесідника.
• Не перебивайте оппонента, дайте йому закінчити власну думку.
• Намагайтесь охайно, грамотно, зрозуміло вести листування, закінчуйте лист власними контактними даними.
• Розвивайте емоційний інтелект, доброзичливість, співчуття.
• Вивчайте мову жестів, тіла, міміки.
• У вирішенні питань намагайтесь допомогти знайти рішення, а не фокусуйтесь на власних амбіціях.
• Пропонуйте власну допомогу тим, хто її потребує.
• Спілкуйтесь не тільки на робочі теми, знаходьте спільні теми та інтереси для комунікації.
• Цікавтесь про зручний час для вирішення робочих завдань з колегами на релокейті.
• З розумінням ставтесь до різниці в часі з робітниками на релокейті.

Сучасні формати роботи дозволили розширити можливості спілкування. Для команди це можливість підібрати найзручніший спосіб, найзручніший час для вирішення спільних питань та мітингів. Незалежно від формату роботи чи способу спілкування ніколи не можна нехтувати дотриманням поваги до співрозмовника, норм та правил спілкування в житті. Користуйтесь вищевказаними порадами, щоб зробити комунікацію приємнішою та ефективнішою.