Помощник руководителя, офис ассистент
Транспортно-экспедиторская компания
12.2013 − 09.2016 (2 роки 9 місяців)
• Осуществление переводов различных документов (включая web-сайт компании)
• Синхронный перевод, деловая переписка (английский)
• Бронирование авиабилетов, гостиниц, визовая поддержка сотрудников
• Подготовка пакетов документов для заключения договоров, получение лицензий, сертификатов
• Проведение тендеров по выбору поставщиков
• Кадровое делопроизводство, документооборот предприятия (приказы, письма, запросы, заявки, договора), ведение журнала входящей/исходящей корреспонденции, отправка обычных/заказных писем, взаимодействие с курьерскими службами доставки (DHL, UPS и тд)
• Поиск кандидатов на открытые вакансии компании
• Работа со счетами, актами выполненных работ
• Подготовка ежемесячных сводок, отчетов
• Работа с полиграфическими/рекламными компаниями (согласование визиток, буклетов, брошюр, фирменных пакетов, ручек, блокнотов и вывесок компании и тд)
• Прием и распределение телефонных звонков, факсов, электронной почты и корреспонденции, оргтехника (ксерокс, принтер, сканер)
• Контроль и оптимизация расходов корпоративной связи сотрудников компании
• Обеспечение жизнедеятельности офиса предприятия (заказ воды/кофе, заказ канцтоваров, заправка картриджей принтера / ксерокса, контроль исправности оргтехники тд)
• Выполнение личных поручений руководителя
• Встреча иностранных клиентов / партнеров компании (чай, кофе)
Менеджер по административной работе
01.2012 − 08.2013 (1 рік 7 місяців)
• Переписка с клиентами на английском (up-date's, предоставление своевременной информации о состоянии загрузки судна, ETA, ETD и тд.)
• Подготовка инспекционных отчетов, фотоотчетов, сертификатов (-weight,-quality and condition, -hold cleanliness certificates, -laboratory analysis и тд)
• Взаимодействие с транспортно-экспедиторскими / агентскими компаниями, лабораториями
• Работа с договорами (подготовка дополнительных соглашений, правок, коррекций, перевод)
• Работа со счетами, актами выполненных работ
• Подготовка необходимых сводок
• Ведение документооборота предприятия в соответствии со стандартам ISO 9001:2001
• Составление писем, запросов, заявок
• Ведение журналов входящей/исходящей корреспонденции (отправка обычных/заказных писем, взаимодействие с курьерскими службами доставки корреспонденции)
• Составление и ведение журналов регистрации заявок
• Работа с полиграфическими компаниями (согласование визиток, буклетов, брошюр и тд)
• Прием и распределение телефонных звонков, факсов, электронной почты и корреспонденции, оргтехника (ксерокс, принтер, сканер)
• Обеспечение жизнедеятельности офиса предприятия (заказ канцтоваров, заправка картриджей принтера, ксерокса и тд)
Офис - менеджер
03.2007 − 10.2008 (1 рік 8 місяців)
• Подготовка необходимых документов для экспорта продукции (договора, инвойсы, спецификации)
• Составление различных отчетов, сводок
• Работа с клиентами/поставщиками компании (переписка на английском)
• Работа с заказами, претензиями клиентов
• Взаимодействие с транспортными компаниями
• Ведение журналов входящей/исходящей корреспонденции (отправка обычных и заказных писем, взаимодействие с курьерскими службами)
• Составление и ведения журналов регистрации приказов предприятия (кадровая работа, ведение табеля учета рабочего времени сотрудников предприятия)
• Прием и распределение звонков и факсов (Мини - АТС), оргтехника (ксерокс, принтер, сканер);
• Обеспечение жизнедеятельности офиса предприятия (заказ канцтоваров, заправка картриджей принтера, ксерокса);
• Поиск необходимой информации
• Функции секретаря (прием клиентов, чай / кофе).
Офис - менеджер
04.2005 − 08.2006 (1 рік 4 місяці)
• Обеспечение жизнедеятельности офиса предприятия (заказ канцтоваров, заправка картриджей принтера, ксерокса)
• Деловая переписка с клиентами компании
• Поручение руководства (прием гостей, чай/кофе)
09.2004 − 01.2005 (4 місяці)
• Составление отчетов, сводок, деловая переписка
• Ведение журнала регистрации заявок, журналов входящей/исходящей корреспонденции
• Поручение руководства и тд.