Начальник сектора архіву

Завдання та обов’язки. Очолює роботу з організації і ведення архівної справи. Забезпечує своєчасне комплектування документів постійного і довготривалого зберігання (загального діловодства і таємних), документів з особового складу як діючих, так і ліквідованих підприємств. Організовує відповідно до встановленого порядку приймання, реєстрацію, систематизацію, зберігання і використання документів. Утворює науково-довідковий матеріал, що відкриває склад і зміст фондів сектора архівів, тобто: опис картотеки, каталоги, покажчики, путівники, огляди, історичні довідки тощо, а також відповідні документи обліку (книги обліку надходжень і вибування справ, списки фондів, листи фондів, справи фондів).

Удосконалює і поповнює довідковий матеріал справами, що зберігаються в архіві, з урахуванням вимог, що забезпечують його наступність з науково-довідковим апаратом до фондів відповідного державного архіву. Контролює формування справ і підготування їх до передавання в сектор архівів згідно з вимогами, що встановлені Державною архівною службою. Здійснює облік і забезпечує повне зберігання справ, що прийняті на зберігання. Виявляє і веде облік особливо цінних справ і документів. Проводить роботу щодо створення і зберігання страхового фонду копій особливо цінних справ і документів. Веде облік цих копій. Інформує керівництво і працівників щодо змісту документів, що зберігаються в секторі архівів.

Організовує видавання за встановленим порядком справ і копій документів у тимчасове користування з метою службового і наукового використання. Виконує запити організацій і заяви громадян з питань соціально-правового характеру, з історії організації залізничного транспорту. Консультує організації і окремих громадян з питань місцезнаходження документів, необхідних для наведення архівних довідок. Проводить експертизу цінності документів, що зберігаються в секторі архівів. Подає на розгляд експертної комісії описи справ, що підлягають зберіганню, а також акти про вилучення справ з закінченим терміном зберігання, що підлягають знищенню. Встановлює разом з експертною комісією і службою (відділом) діловодства порядок проведення експертизи цінності документів, надає їм методичну допомогу в її організації та проведенні. Бере участь в організації та проведенні заходів з підвищення кваліфікації працівників архівів і осіб, що відповідають за діловодство. Розробляє нормативні і методичні посібники з архівної справи.

Бере участь у підготовці методичних документів з діловодства. Вживає заходів щодо впровадження нормативно-методичних посібників з архівної справи. Підготовляє і передає на державне зберігання документи Архівного фонду України і страхові копії особливо цінних справ і документів. Подає в державний архів відомості про склад і обсяг документів за встановленою формою. Забезпечує наявність в архіві необхідного інвентарю, бланків, канцелярського приладдя, інструктивно-методичної літератури. Перевіряє правильність обліку і зберігання бланків суворої звітності. Забезпечує правильне технічне обслуговування і своєчасний ремонт обладнання. Контролює правильну експлуатацію і справність виробничих приміщень, наявність і справність протипожежних засобів.

Повинен знати: постанови, розпорядження, інструкції і накази органів вищого рівня; Положення про Архівний фонд України; основні правила роботи відомчих архівів і інші нормативно-методичні документи з питань діловодства і архівної справи, згідно з колом обов’язків; Положення про сектор архіву; Державну систему документного забезпечення; порядок оформлення і діючу систему класифікації матеріалів, що надходять в архів; перелік документів Укрзалізниці і підвідомчих йому установ, організацій і підприємств з зазначенням термінів їх зберігання; виробничу та організаційну структуру у галузі; порядок виконання робіт з ведення обліку та звітності; правила зберігання бланків суворої звітності; основи експлуатації мікропроцесорної апаратури; основи організації праці і управління виробництвом; Положення про дисципліну працівників залізничного транспорту ; основи трудового законодавства; правила внутрішнього трудового розпорядку; Положення про робочий час і час відпочинку працівників залізничного транспорту; правила і норми з охорони праці, виробничої санітарії і пожежної безпеки.

Кваліфікаційні вимоги. Повна або базова вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст або бакалавр). Післядипломна освіта в галузі управління. Стаж роботи з науково-технічної інформації: для спеціаліста — не менше 2 років, бакалавра — не менше 3 років.