Секретар-друкарка

Завдання та обов’язки. Виконує технічні функції, що охоплюють забезпечення та обслуговування роботи керівника підприємства або його підрозділів. Одержує необхідні керівникові відомості від підрозділів або виконавців, викликає за його дорученням працівників. Організовує телефонні переговори керівника, приймає і передає телефонограми, записує за відсутності керівника прийняті повідомлення і доводить до його відома їх зміст. Здійснює роботи щодо підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час, місце і порядок денний засідання або наради, ведення реєстрації), веде і оформлює протоколи.

Забезпечує робоче місце керівника канцелярським приладдям, засобами організаційної техніки, створює сприятливі умови для його ефективної роботи. Передає та приймає інформацію за допомогою приймально-передавальних пристроїв (телекс, факс, телефакс тощо). Друкує за вказівкою керівника різні матеріали. Веде діловодство, приймає кореспонденцію, яка надходить на ім’я керівника, здійснює її систематизацію, відповідно до прийнятого на підприємстві порядку і передає після її розгляду керівником до підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі їх роботи або підготовки відповіді. Стежить за строками виконання доручень керівника, взятих на контроль.

Приймає документи на підпис керівника. Організовує приймання відвідувачів, сприяє оперативності розгляду заяв і пропозицій працівників. Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і у встановлені строки здає до архіву. Готує документи для тиражування на розмножувальній техніці, а також робить копії документів на персональному ксероксі.

Повинна знати: положення, інструкції, інші керівні матеріали і нормативні документи щодо ведення діловодства; структуру і керівний склад підприємства та його підрозділів; машинопис; правила орфографії та пунктуації; порядок розміщення матеріалу під час друкування різних документів; правила друкування ділових листів з використанням типових форм; правила експлуатації друкарських машин, диктофонів, магнітофонів; правила користування приймально-передавальними пристроями; стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації; основи організації праці, основи законодавства про працю.

Кваліфікаційні вимоги. Повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта або повна загальна середня освіта та професійна підготовка на виробництві. Без вимог до стажу роботи.