Керуючий справами

Завдання та обов’язки. Забезпечує організаційно-господарське обслуговування діяльності Міністерства. Керує організацією діловодства, господарським, матеріально-технічним, автотранспортним та соціальним забезпеченням діяльності Міністерства. Контролює розроблення нормативно-інструктивних матеріалів з діловодства, удосконалення форм і методів опрацювання документів, упровадження комплексної автоматизації у діловодстві. Здійснює методичне керівництво і контроль за веденням діловодства в структурних підрозділах, регіональних управліннях та підвідомчих установах, розроблення зведеної номенклатури справ, формування архіву управління і нагляд за станом формування і оформлення справ у структурних підрозділах, регіональних управліннях та підвідомчих установах.

Керує формуванням планів засідань керівних органів, організує їх підготовку і проведення, контролює редагування, реєстрацію та випуск розпорядчих документів керівних органів та керівництва Міністерства, своєчасне розсилання їх адресатам. Бере участь в організаційно-технічній підготовці засідань, нарад, які проводить начальник управління, організовує підготовки для цього необхідних матеріалів, забезпечення їх магнітофонного запису, а у разі потреби і стенографування. Здійснює контроль за виконанням підрозділами управління рішень органів державної влади та керівництва Міністерства.

Організовує роботу з листами, заявами і скаргами громадян. Організовує виконання машинописних, копіювально-розмножувальних робіт, підготовку і випуск службових телефонних довідників, забезпечення ними працівників центрального апарату, регіональних управлінь та підвідомчих установ. Контролює аналіз стану матеріально-технічної бази управління; розроблення та реалізацію заходів щодо її вдосконалення; матеріально-технічне забезпечення потреб управління. Організовує нагляд за експлуатацією та утриманням у належному стані будинків, споруд та інженерних систем. Керує розробленням річних та перспективних планів, виконує функції замовника поточних ремонтів приміщень Міністерства.

Забезпечує проведення робіт з благоустрою та озеленіння внутрішньої території. Організовує розміщення в готелях осіб, які прибувають до Міністерства на його запрошення, в окремих випадках забезпечення прибулих зворотніми квитками на міжміський транспорт. Розробляє і подає на затвердження керівництву Міністерства проекти кошторису адміністративно-господарських витрат, сприяє забезпеченню фінансування підпорядкованих організацій, бере участь у контролі за виконанням ними кошторисів адміністративно-господарських витрат та вживає заходів щодо усунення недоліків.

Здійснює керівництво в межах наданих йому прав з використанням сучасних методів управління персоналом (визначає функції, планує, організовує, координує, стимулює, контролює та оцінює роботу структурних підрозділів; здійснює підбір, раціональну розстановку, підвищення кваліфікації, атестацію та переміщення персоналу). Забезпечує ефективну взаємодію Міністерства з підрозділами, регіональними управліннями та підвідомчими установами. Забезпечує контроль за додержанням персоналом правил охорони праці та протипожежного захисту.

Повинен знати: Конституцію України ; акти законодавства України; нормативно-методичні документи, які регламентують діяльність Міністерства та підвідомчих установ; державну політику у відповідній сфері діяльності; соціологію та психологію праці; сучасні методи управління персоналом; Кодекс законів про працю ; Закон України “Про державну службу” ; державну мову; основи сучасної комп’ютерної технології оброблення інформації; правила експлуатації комп’ютерної, обчислювальної та організаційної техніки; правила охорони праці та протипожежного захисту.

Кваліфікаційні вимоги. Повна вища освіта відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст за однією із спеціальностей за профілем роботи). Післядипломна освіта в галузі управління. Стаж державної служби за фахом на керівних посадах — не менше 2 років або стаж у відповідній сфері діяльності на керівних посадах — не менше 5 років.