Координатор(ка) з організації заходів і логістики

Опис вакансії

Шведська Програма підтримки реформ децентралізації та відновлення в Україні, 2024-2028 рр.

Про SALAR International та її діяльність в Україні

SALAR International є дочірньою організацією Шведської асоціації місцевих органів влади та регіонів (SALAR), яка представляє всі 290 муніципалітетів та 21 регіон Швеції. Як міжнародна філія SALAR, ми працюємо на глобальному рівні для підтримки місцевої демократії та належного врядування в країнах, що розвиваються, та країнах з перехідною економікою. Наш досвід охоплює такі сфери, як розбудова спроможності муніципального управління та надання послуг, планування місцевого та регіонального розвитку, підтримка асоціацій органів місцевого самоврядування, політика децентралізації та європейська інтеграція. Географічно проєкти SALAR International охоплюють країни Східної Європи, Кавказу, Близького Сходу та Африки.

SALAR International працює в Україні з 2014 року, надаючи підтримку процесу децентралізації через три основні ініціативи, спрямовані на розбудову надійної багаторівневої системи управління, підвищення доступності та якості послуг на місцевому рівні, а також посилення міжнародного співробітництва між муніципалітетами України та ЄС. Після повномасштабного вторгнення SALAR International долучилася до кризової підтримки українських громад, надаючи їм матеріальну допомогу.

Опис ролі

Координатор(ка) з логістики та організації заходів входить до адміністративно-логістичного відділу. Координатор(ка) працюватиме у тісній співпраці з тематичними командами для забезпечення належної логістики, організації заходів та поїздок. Координатор(ка) з логістики та організації заходів спілкуватиметься з різними підрядниками, членами команди та учасниками заходів з метою сприяння оптимальній логістиці та ефективному і своєчасному управлінню заходами різних форматів.

Очікується, що близько 25 експертів будуть часто подорожувати Україною. Різноманітні заходи, такі як круглі столи, семінари, тренінги та конференції, будуть організовуватися як у великих містах України, так і в малих громадах.

Програма залучить логістичну компанію для підтримки організації заходів та поїздок. Однак координатор(ка) несе відповідальність за налагодження ефективної співпраці з цією компанією та механізмів контролю її діяльності та інших підрядників.

Основні обов’язки

• Підтримка команди в плануванні, координаціїта реалізації різних заходів,таких як круглі
  столи, тренінги, воркшопи, конференції та семінари, як фізично, так і у гібридному
  форматі;
• Координація зовнішніх підрядників для організації поїздок та заходів;
• Координація логістики відряджень членів команди та учасників заходів в Україні;
• Підтримка організації поїздок для міжнародних експертів та українських учасників;
• Забезпечення виконання процедур безпеки та вимог SALAR-I при плануванні заходів та
  поїздок;
• Впровадження заходів контролю та боротьби з корупцією відповідно до політики SALARI під час організації поїздок та заходів;
• Підтримка бюджетного обліку заходів та поїздок;
• Тісна співпраця з керівництвом у Києві та Стокгольмі та надання інформації про прогрес
  роботи та виклики діяльності;
• Тісна співпраця з комунікаційним відділом для забезпечення візібіліті заходів Програми.

Необхідні навички та досвід

• Освіта або підготовка у відповідній галузі, наприклад, управління проєктами, туризм,
  логістика;
• Мінімум 3 роки професійного досвіду в координації логістики заходів/подорожей в
  Україні;
• Досвід роботи з адмініструванням процесів;
• Високий рівень навичок вирішення проблем;
• Добре володіння пакетом MS Office;
• Відмінні комунікативні навички (письмові та усні);
• Вільне володіння українською мовою та гарний рівень англійської мови.

Переваги

• Досвід роботи з міжнародними проєктами розвитку та/або з проєктним підходом;
• Досвід координації масштабних заходів (понад 100 учасників);
• Досвід організації заходів/подорожей в умовах війни в Україні.

Оцінка заявок та відбір

Надсилайте ваші пропозиції з резюме обсягом не більше 3 сторінок та супровідним листом не більше 1 сторінки за адресою: відправити резюме Будь ласка, зазначте у темі листа, «Координатор(ка) з організації заходів і логістики». Співбесіди будуть проводитися регулярно, залежно від отриманих заявок. Лише відібрані кандидати отримають відповідь електронною поштою після завершення рекрутингу.

В разі запитань чи уточнень, будь ласка, звертайтесь за адресою: відправити резюме Персональна інформація, надана заявником у процесі відбору, буде оброблятися SALAR International.

Реченець подачі заявок: 15 серпня 2024 року