Ваш акаунт не активовано. Перевірте пошту. 
    1. Робота в Україні
    2. Вакансії
    3. Вакансії в Києві
    4. Робота Офіс-менеджер в Києві
    5. Офіс-менеджер
    Дана вакансія вже не актуальна.
    Вона була збережена на сайті і поміщена в архів вакансій в ознайомлювальних цілях
    Знайти схожі вакансії

    Офіс-менеджер

    Заблокована
     26 травня  Київ 
    Компанія: Chemonics International Проект USAID "АГРО"  (https://jobs.ua/company-chemonics-international-proekt-usaid-agro-1603347) (Всі вакансії)
    Рубрики:Офісний персонал

    Вимоги

    Освіта:повна вища
    Досвід роботи:обов'язковий
    Графік роботи:повний робочий день

    Опис вакансії

    Загальна інформація:

    АГРО - це п’ятирічна програма, що фінансується Агентством США з міжнародного розвитку (USAID) і впроваджується компанією «Кімонікс Інтернешнл», глобальним постачальником послуг з консалтингу та міжнародного розвитку.

    Метою Програми є прискорення економічного розвитку сільських громад України, що потребують найбільшої підтримки, шляхом покращення управління в сільськогосподарському секторі, що сприятиме розвитку більш продуктивних, сучасних та прибуткових мікро-, малих та середніх сільськогосподарських підприємств (ММСП), які успішно інтегруватимуться в конкурентні українські та міжнародні ринки.

    Мета роботи:

    Метою роботи офіс-менеджера є організація безперебійної роботи офісу Програми АГРО для забезпечення ефективної роботи адміністративної, кадрової і закупівельної функцій та належного внутрішнього контролю. Офіс-менеджер повинен завжди дотримуватися та діяти відповідно до Професійного кодексу етики компанії «Кімонікс» «Живемо за нашими цінностями», а також дотримуватися норм і положень USAID, політик та процедур Кімонікс і законів України.

    Основні обов’язки та зобов’язання (основні функції):

    Адміністративне управління

    • Контроль за налаштуванням і обслуговуванням офісних адміністративних систем, в тому числі журналів реєстрації повідомлень, системи документообігу, обліку даних персоналу, дозвільних документів, бюджетних трекерів тощо;
    • Забезпечення зберігання відповідної договірної та кадрової документації шляхом ведення системних папок і архівів; сканування документів; ведення первинної документації згідно з американськими та українськими урядовими постановами;
    • Виконання функції Відповідального за техніку безпеки і охорону та забезпечення дотримання програмою вимог пожежної безпеки та охорони праці;
    • надання допомоги та комунікація з тими членами команди, які їдуть у відрядження, щодо необхідного обладнання згідно з інструкцією керівника адміністративно-фінансового департаменту. Технічна підтримка тих членів команди, що перебувають у відрядженні, якщо у цьому є необхідність;
    • Координація графіку роботи офісних водіїв. Перевірка пробігу автівок водіїв.
    • Розподілення роботи на переклад проектних документів серед перекладачів, які працюють на повний робочий день, неповний робочий день і зовнішніх перекладачів, а також проведення підрахунку слів перекладеного документу для визначення суми платежу.
    • Проведення на вимогу періодичних досліджень, пов'язаних з проектом.
    • Допомога у реєстрації/перереєстрації проекту відповідно до українського законодавства, виконувати роль альтернативної контактної особи в комунікації з USAID, Міністерством розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України та Секретаріатом Кабінету міністрів України щодо адміністративних і логістичних питань;
    • Ведення протоколів загальних зустрічей співробітників програми.

    Управління кадрами

    • Ведення кадрової роботи, в тому числі підбір та найм персоналу;
    • Набір нових працівників і короткострокових консультантів спільно з технічною командою та іншими членами колективу (залежно від потреби), складання посадових інструкцій, оголошення вакансій, проведення співбесід і перевірок рекомендацій потенційних кандидатів, збір супровідної документації до біодат, підготовка та перевірка біодат, трудових договорів та договорів підряду;
    • Призначення регулярних оглядів результатів роботи персоналу спільно з Директором з фінансових та адміністративних питань;
    • Допомога у проведенні скорочень персоналу, звільнень і будь-яких інших припинень трудових відносин за власним бажанням або з ініціативи працедавця. Належне документування звільнення працівників, збір і належне зберігання заяв про звільнення та повідомлень про припинення трудових угод в залежності від ситуації, проведення співбесід при звільненні згідно з контрольним переліком питань програми;
    • Забезпечення заповнення усіх необхідних кадрових форм для всіх працівників і забезпечення їх зберігання в електронних і паперових особистих справах персоналу, а також оновлення їх у кадровому трекері;
    • Ведення особистих справ місцевих працівників (як постійних, так і короткострокових) згідно контрольного переліку файлів та системою реєстрації і зберігання кадрових документів компанії «Кімонікс». Забезпечення надійного зберігання кадрової документації.
    • Допомога у розробці, оновленні і впровадженні Положення про кадрову політику для українського офісу компанії;
    • Взаємодія з ГДІП, адміністратором із заробітної плати, для забезпечення своєчасної виплати заробітної плати персоналу; Координує з ГДІП кадрові питання, включаючи прийняття на роботу, звільнення з роботи, відпустки та лікарняні.
    • Забезпечення дотримання місцевого законодавства, положень USAID, політик компанії «Кімонікс» та кооперативної угоди АГРО, що вимагаються для прийняття персоналу на роботу і управління персоналом;
    • Збір табелів і заяв на відпустку від усіх працівників, перевірка і подання директору/заступнику директора. Введення даних з табелів до файлу Обліку часу. Реєстрація та відслідковування заяв на відпустку та використовування днів відпустки;
    • Відповідає за перевірку табелів короткострокових консультантів, розрахунки платежів за виконану роботу для подання в ГДІП і підготовку всіх необхідних супровідних документів для здійснення оплати короткостроковим консультантам.
    • Організація та проведення вступного інструктажу для нових працівників;
    • За узгодженням із Директором Операційного відділу і Фонду стратегічних інвестицій та Директором з фінансових та адміністративних питань здійснення постійної оцінки потреб адміністративного персоналу у навчанні з питань, що відносяться до компетенції Офіс менеджеру, підготовка рекомендацій щодо тренінгів;
    • Проведення навчання персоналу (за необхідності та потреби);
    • Організація реєстрації іноземних співробітників Програми згідно з українським законодавством, у тому числі забезпечення їх візами, посвідками на тимчасове проживання, реєстрація та дереєстрація адреси проживання.

    Procurement

    • Під керівництвом Директора з фінансових та адміністративних питань перегляд положень і проведення перемовин щодо договорів оренди офісних приміщень і житлових приміщень для іноземних співробітників і будь-яких змін до них;
    • Спільно зі Спеціалістом із закупівель організація закупівлі необхідних для діяльності проекту товарів і послуг, забезпечення дотримання застосовних положень USAID, Посібника з закупівлі товарів для Місцевих офісів (FO) компанії «Кімонікс» і Настанов з субгрантів і контрактів; ця функція передбачає, зокрема, приймання поставок і звірка рахунків-фактур з замовленнями на закупівлю на предмет відповідності виду, кількості та стану товарів; складання запитів і замовлень на закупівлю та контрактів з постачальниками; приготування відповідних службових записок щодо постачальник товарів і послуг;
    • ведення точного обліку всього обладнання проекту, показуючи місце розташування, користувача, власника і стан;
    • проведення інвентаризації спільно з керівником адміністративно-фінансового департаменту та IT спеціалістом усього обладнання із зазначенням його місцезнаходження та стану;

    Спеціальні доручення:

    Виконання будь-яких інших завдань, поставлених директором або заступником директора відповідно до потреб і вимог проекту.

    Умови і терміни роботи та підпорядкування:

    Для залучення на цю посаду передбачається укладення річного трудового договору з можливою щорічною пролонгацією до завершення строку впровадження Проекту (14 листопада 2024 р.) - в залежності від завдань, що включатимуться до наступних Річних планів робіт Проекту.

    Офіс-менеджер працюватиме під безпосереднім керівництвом та підпорядковуватиметься Директору з фінансових та адміністративних питань.

    Місце роботи – Київський офіс Проекту.

    Необхідні навички та професійна кваліфікація:

    • диплом бакалавра (обов’язково)/магістра (бажано) або еквівалентне поєднання освіти та релевантного професійного досвіду;
    • широкий досвід здійснення контролю та нагляду за управлінням офісом проекту, кадровою роботою, закупівлями, матеріально-технічним забезпеченням і нормативно-правової відповідності;
    • досвід роботи у проектах технічної допомоги USAID або інших міжнародних донорів буде перевагою;
    • всебічні знання систем і практик управління компанії «Кімонікс» буде перевагою;
    • спроможність використовувати в роботі такі програмні продукти як Office 365 Suite (Word, Excel, Outlook, Teams, Planner, PowerPoint, OneNote, Power BI тощо).
    • обов’язкове добре знання письмової та розмовної англійської мови;
    • готовність і можливість подорожувати за необхідності;
    • дуже добрі навички міжособистісного спілкування, побудови команди тощо;
    • увага до деталей, сильні організаційні здібності та вміння розставляти пріоритети; досвід організації та проведення тренінгів буде перевагою;
    • вміння працювати самостійно і в команді;
    • вміння працювати під тиском часу і одночасно над багатьма завданнями.

    Принципи ділової етики

    Кандидат повинен дотримуватись принципів ділової етики «Кімонікс Інтернешнл». Успішний кандидат погоджується виконувати свої обов’язки сумлінно, в повному обсязі та відповідно до своїх здібностей, дотримуватись місцевого законодавства та звичаїв, діяти у відповідності до принципів ділової етики «Кімонікс Інтернешнл» та прийнятих в Україні стандартів. З принципами ділової етики «Кімонікс Інтернешнл» можна ознайомитись у місцевому офісі Компанії. Якщо кандидат зіткнеться із питаннями чи проблемами етичного характеру такими, як конфлікт інтересів, хабарництво або відкати, подарунки, плагіат і т.д., він може проконсультуватися зі своїм керівником або Командою Управління Проектом.

    Порядок подання резюме

    Просимо надсилати резюме та супровідний лист на електронну адресу відправити резюме не пізніше 18 травня 2020 р. з поміткою Office Manager та Вашим прізвищем у темі листа. Будь-ласка, жодних запитів за телефоном, ми зв’яжемося тільки з фіналістами.

    Компанія «Кімонікс» - роботодавець, що надає рівні можливості всім кандидатам і працівникам та не дискримінує за ознаками раси, кольору шкіри, віросповідання, статі, національності, політичних переконань, сексуальної орієнтації, гендерної ідентифікації, сімейного статусу, інвалідності, генетичної інформації, віку, членства в професійних організаціях, або за іншими факторами, що не входять до переліку необхідних навичок та професійної кваліфікації.

    Причина скарги *

    Опишіть коротко суть скарги *

    Шукаєте роботу?

      Гарячі вакансії

    Схожі вакансії

    Часто шукають:

    ↑ Вгору