Офіс-менеджер

Опис вакансії

Привіт!:)

Шукаємо Офіс-менеджера в нашу команду)

Про компанію: Kitsoft — українська ІТ компанія, лідер розробки технологій для державних органів. Розробник Дизайн — системи державних сайтів України. Серед проєктів компанії: платформа для порталу «Дія» та онлайн послуги на порталі (для ФОП, ТОВ, «єМалятко», «Допомога по безробіттю»), електронний сервіс для моряків «є-Гавань», електронний поліс для МТСБУ, веб портали для ВРУ, КМУ, МЗС, АМКУ та ін. Більше 10 років на ринку.

Скільки людей в компанії: 100

Вимоги:

• Досвід роботи на посаді офіс-менеджера/адміністратора від 1 року

• Навички з формування та підготовки договорів, офіційних листів

• Досвід роботи з документообігом, архівом та обліком документації

• Вміння працювати з офісними програмами (MS Office, Google Docs)

• Знання англійської мови на рівні Pre-Intermediate+

• Організованість, системність, уважність до деталей, відповідальність

• Готовність працювати у команді в режимі багатозадачності

• Вища освіта

Твої обов’язки:

• Робота з документообігом, архівом, реєстрами (офлайн і онлайн), контроль роудмапу документів на кожному етапі, передача скан-копій керівнику проєкту, технічним письменникам, інформування про передані документи відповідальних осіб в кінці дня

• Редакторська перевірка та форматування документів при переведення з google-doc в ворд, в excel, фінальне форматування документів перед друком на підпис. Комунікація з командою техрайтерів щодо виявлених неточностей
• Комунікація з кур'єрською службою (відправлення та отримання документів), логістика документів до/від Замовника (Контроль за поверненням документів в офіс у разі отримання інформації про таке повернення від техрайтера)
• У разі необхідності виконання функції кур'єра — доставка та повернення документів у офіс
• Оформлення та перепровірка документації, її облік. Робота із шаблонами (вичитка та аналіз договорів відповідно до чекліста, перевірка реквізитів, форматування)
• Друк, формування пакетів документів та передача на підпис директору, упаковка, маркування для подальшої відправки
• Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції, ведення реєстрів кореспонденції
• Комунікація із зовнішніми контрагентами (відповіді на вхідні дзвінки та повідомлення, координація, відправки документації, організація зустрічей тощо) та внутрішніми співробітниками (адмін.відділ, відділ закупівель, бухгалтерія, техрайтер, проджект менеджери тощо)
• Оформлення документів (листів, комерційних запитів, згідно з шаблонами) та їх перевірка на відповідність запиту
• Оновлення шаблонів документів (у зв’язку зі зміною реквізитів) та контроль за актуальністю реєстраційних документів
• Робота із корпоративною поштою та розподіл за напрямками, прийом дзвінків на вхідній лінії, первинне консультування, передача інформації відповідальному за це питання співробітнику
• Зустріч та реєстрація гостей, бронювання переговорних кімнат, контроль лімітів бронювання та використання/повернення перепусток
• Забезпечення життєдіяльності офісу (замовлення паперу, канцелярії, контроль за працездатністю оргтехніки, пошук та комунікація з підрядниками)
• Ведення звіту витрат на забезпечення офісних потреб та відправок/отримання документів
• Пошук та аналіз інформації за запитом, формування таблиць, звітів за вимогою керівника
• Щоденне звітування керівнику про виконані задачі.

У зв’язку з чим відкрилася позиція:

• У зв’язку із поповненням команди

Що по умовах:

• Чи є випробувальний термін і скільки він триває? — 3 місяці
• Який графік роботи? — графік гнучкий, приблизно з 10-ї до 19-ї, зазвичай всі в цей час працюють. При цьому, ми з розумінням ставимося, якщо потрібно змістити робочий час, потрібно просто попередити команду
• Кількість відпускних днів? — 24 календарні дні на рік + святкові дні від компанії
• Кількість оплачуваних, лікарняних днів на рік? — 5 лікарняних днів в рік без довідки від лікаря. З довідкою кількість днів не обмежена. Але звісно ж краще не хворіти)
• Є можливість навчатися та підвищувати кваліфікацію, як всередині компанії (план індивідуального розвитку), так і за її межами (всілякі курси, тренінги, до 70% від вартості оплачує компанія)
• Чи є можливість займатися спортом? — звісно, компанія частково компенсує витрати на спортзал та інші заняття спортом
• Також в компанії є безкоштовний Speaking Club, для всіх працівників
• Додатково ми намагаємось підтримувати наших співробітників і надаємо можливість отримати компенсацію на послуги психолога, а також матеріальну підтримку і три додаткові вихідні від компанії в необхідні моменти життя.
• Формат офісу — коворкінг

По процесу:

• Хто проводить рев’ю резюме? — HR, COO та команда адмінвідділу
• Скільки етапів інтерв'ю та з ким? — порядок може змінюватись, але зазвичай у нас 2 етапи:

Етап 1 — інтерв'ю з HR (тривалість до 60 хвилин — перевіряємо наскільки ми з тобою сходимось по цінностях та наявність необхідних нам компетенцій в zoom або google meet)

Етап 2 — технічне інтерв'ю з COO та командою адмінвідділу — фокусуємось на стандартних, досить «об'єктивних» питаннях, щоб зрозуміти рівень твоїх навичок.

Що ми цінуємо понад усе в Kitsoft:

• Ми пишаємось інноваційними та корисними продуктами, які ми створюємо
• Ми цінуємо наші пʼятничні вечори в колі колег — святкування днів народження, зарубами в настолки або просто проведеним часом разом
• Розвиток кожного співробітника — це основа успішної роботи, тому тебе підтримає як керівництво, так і колеги.
• Неформальні, довірливі відносини з керівництвом (в будь-який момент ти можеш звернутися за допомогою навіть до нашого СЕО)
• Але найцікавіше, що цінуватимеш найбільше ти)

Якщо тобі близькі наші цінності, тоді тобі до нас! :-)

Будь ласка, дай відповіді на питання нижче в супровідному листі під час надсилання свого резюме:

• Що тобі сподобалося в нашій вакансії?
• Які твої очікування по заробітній платі?

З нетерпінням чекаємо на тебе)