Як провести співбесіду

Час і місце

До співбесіди треба підготуватися. І не тільки морально. Попередь секретаря приймальні, що чекаєш людей. Хай не дивується і не перепитує у відвідувача, до кого і навіщо він прийшов. Скажи, що дуже сподіваєшся на її підтримку. Після цієї чарівної фрази секретар напевно зробить все як потрібно.

Потім визначся: де пройде зустріч. Власний кабінет – ідеальне місце для інтерв'ю. Але якщо ти ділиш робочий простір з одним або декількома товаришами по службі, постарайся знайти більш відокремлене і спокійне місце. Наприклад, вільну переговорну або кімнату відпочинку, де за розмовою можна запропонувати гостю чашку кави. Головне, щоб вас не переривали і не відволікали.

ППотурбуйся про те, щоб в кімнаті не було різких запахів, а кондиціонер був налаштований на комфортну температуру. Твоєму співбесідникові може стати погано від духоти або запаху фарби, а ти вирішиш, що це він від природи такий млявий.

Зверни увагу на зайві звуки. Так, наприклад, в одній з переговорних, де мені доводилося зустрічатися з кандидатами, стояв великий старовинний годинник. Раз на годину вони починали натужно хрипіти і потім голосно били, абсолютно заглушаючи розмову. Така співбесіда роздратувала і мене, і шукача.

Зустрічають як і раніше по одягу

Будь у формі – в прямому і переносному сенсах. Перед співбесідою обов'язково виспися. Монотонні голоси можуть виявитися дуже заколисуючими. Навряд чи ти заснеш під час першого ж самостійного інтерв'ю, але на п'ятдесятому вже можеш почати позіхати – а це непристойно.

Постарайся, щоб твоя поведінка і наряд не дуже контрастували з тим, що ти розповіси кандидату про правила внутрішнього розпорядку – навіть якщо сьогодні п'ятниця, начальство виїхало у відпустку і тебе нікому покартати за дуже фривольну кофтину.

І, нарешті, не спізнюйся! Будь ввічлива в дрібницях. Адже шляхи бізнесу несповідимі. Сьогодні ти розмовляєш з секретаркою, а завтра вона стане дружиною впливового клієнта. Краще узяти собі за правило бути рівно доброзичливою і попереджувальною зі всіма, це послужить хорошу службу і твоїй кар'єрі, і іміджу твоєї компанії.

Про що б запитати?

Обов'язково наперед попрацюй з резюме. Так можна заощадити собі купу часу. Виділи олівцем ті пункти, які потрібно прояснити, розстав підказки і питання. Чітко визнач для себе: що ти вже знаєш про людину, а що хочеш дізнатися з першої зустрічі. У цьому тобі допоможе список посадових обов'язків і ключових навиків. Уточни у колег або визнач сама, яка інформація, отримана від кандидата, буде однозначним плюсом або мінусом. Запам'ятай основні факти біографії кандидата, щоб не плутатися в датах і ставити правильні питання.

Поклади перед собою чистий лист паперу, щоб робити на ньому позначки. Але не захоплюйся, інакше ти можеш пропустити який-небудь важливий момент в розмові.

Знайомство

У перші хвилини зустрічі ми - усвідомлено чи ні - оцінюємо один одного, шукаємо вірний тон для бесіди, настроюємося на загальну хвилю.

Щоб полегшити початок розмови, після вітань спробуй прийом під назвою small-talk – посміхнися і постав декілька світських питань, позначивши турботу і увагу до гостя.

"Чи легко ви знайшли дорогу? Як там в місті, великі пробки? Не потрапили під дощ? Ми з вами так довго переписувалися, рада, що, нарешті, наша зустріч відбулася!" Хай співбесідник посміхнеться у відповідь і трохи розслабиться. Після цього можна повертатися до ділового тону.

Не забудь представитися на початку бесіди! І почастіше звертайся до кандидата по імені: цим ти утримаєш його увагу і створиш атмосферу довіри.

Корисно також нагадати, про яку вакансію йдеться, і запропонувати зручний тобі формат бесіди. Наприклад, так: "Ми зустрічаємося з вами, щоб обговорити вакансію менеджера у відділі електротехнічного устаткування. Якщо ви не проти, я хотіла б спершу поставити декілька питань про ваш професійний досвід. Потім я розповім детальніше про вакансію, і ми обговоримо перспективи нашої співпраці".

Час - гроші

Зрозуміло, розмова з потенційним охоронцем нічного клубу буде набагато коротша, ніж бесіда з можливим фінансовим директором. Звичайне інтерв'ю триває від двадцяти хвилин до півтори годин. Скільки часу відводити на конкретну зустріч – вирішуєш ти.

Взагалі, твоє головне завдання під час інтерв'ю – тримати ситуацію під контролем. Ідеальне співвідношення твоїх реплік і реплік кандидата – 20:80. Слухай уважно, став потрібні питання і направляй розмову. Люди люблять поговорити, особливо на ті теми, які вважають для себе виграшними і безпечними. Але не бійся перервати кандидата – обережно і наполегливо: "Так, цікаво. Але ми небагато пішли від теми – давайте все-таки поговоримо про."

З деяких співбесідників, навпаки, слова доводиться витягати кліщами. Якщо на твої питання кандидат відповідає односкладово ("був", "так", "як завжди", "не знаю, про що говорити"), спробуй спровокувати його на розгорнену розповідь про що-небудь приємне. "Що вам більше всього подобається у вашій роботі? Ви пам'ятаєте свій перший робочий день? З ким з товаришів по службі у вас особливо хороші відносини?"

Іноді допомагають нестандартні підходи. Одного разу я запитала кандидата: "Пробачите, я вас чим-небудь дратую?" Співбесідник здивувався. "А чому ж ви тоді так лаконічно зі мною спілкуєтеся?" І тут прийшов час дивуватися з мене. "Я думав, так треба." Після цієї людини як підмінили: розговорився, почав жартувати і виявився професіоналом в своїй справі.

Вірний тон

Людина, що проводить співбесіду, через саму ситуацію наділена певними повноваженнями і може серйозно вплинути на долю кандидата, що сидить перед ним. Іноді виникає спокуса прийняти повчальний, критичний або агресивний тон. Це ризиковано і не дуже пристойно, особливо в бесіді з людьми, які вище за тебе по положенню, старші за віком або добре знайомі з процесом проходження інтерв'ю. Граючи в боса, ти ризикуєш опинитися в дурному положенні, якщо зіб'єшся з думки, розгубишся або ще якось позначиш недолік досвіду. Підлабузнюватися перед кандидатом тим більше не варто.

Утримайся і від зайвої співчутливості: виявивши перед собою уважного слухача, твій співбесідник може розговоритися і відняти у тебе значно більше часу, чим планувалося. Краща роль під час перших інтерв'ю – нейтрально партнерська, "на рівних". У найважчому випадку можна удатися до наступного прийому: (поглядаючи на годинник) "Іван Аркадійович, пробачте, що я вас перериваю. У нас залишилося всього п'ять хвилин, тому, будь ласка, зосередьтеся і подумайте: що ви хотіли б від мене почути або, можливо, розповісти мені за час, що залишився".

Що стосується стресових методів інтерв'ю (напад, звинувачення, несподівані питання, що ставлять кандидата в безвихідь) – не варто експериментувати з ними без повної упевненості в тому, що ти справишся з емоціями співбесідника – та і з своїми власними. Залиш це професійним психологам.

Про що не можна запитувати

Особливості професії рекрутера подразумевают, що питати можна про все, що може вплинути на успіх проекту. Все залежить від того, як ти це зробиш.

Допустимо, тобі необхідно поставити незручне питання. Ось лише деякі з можливих варіантів.

Обгрунтуй свою цікавість. "Пробачте, Машо, я вимушена все ж таки запитати вас про стан вашого здоров'я, тому що часті відрядження – ключова умова для ухвалення на цю посаду". "Розумієте, Софіє, директор обов'язково запитає мене про те, чи не збираєтеся ви незабаром заводити дітей. Давайте якось визначимося, адже в наших з вами інтересах реально оцінювати ситуацію".

Якщо кандидат відмовчується, спробуй добути ті крупинки інформації, які абсолютно необхідні для розуміння перспектив співпраці: "Скажіть, Ігор, а та неприємна ситуація у вашому особистому житті, про яке ви не хочете говорити, – вона вже закінчилася і не вплине на вашу роботу?"

Проте не витрачай свого часу на розпитування, якщо бачиш, що співбесідник не тільки закривається, але і не підходить під вимоги вакансії. Як правило, успіху добиваються люди адекватні і в розумних межах відкриті до діалогу. З такими легко домовитися і начальству, і клієнтам.

На прощання

Завершуючи бесіду, обов'язково приділи хвилину, щоб подякувати гостю за виділений час. Як би ти не оцінювала результати цієї зустрічі, важливо, щоб відвідувач пішов у хорошому настрої. Навіть якщо він не стане твоїм товаришем по службі сьогодні, доля може у будь-який момент звести вас знову. Навіть якщо ви ніколи більше не побачитеся, він може розповісти будь-якому діловому партнерові про комфортність спілкування з тобою як з представником якоїсь компанії. Все це – м'який і украй ефективний PR.

Крім того, пообіцяй при розставанні, що даси відповідь за наслідками співбесіди в зручній для вас обох формі і в обумовлений термін, – і виконай обіцянку. Навіть простий електронний лист з надією на майбутню співпрацю" набагато кращий, ніж невизначеність і обдурені очікування.

І, звичайно, якщо цей кандидат може бути корисний твоїй компанії в майбутньому, збережи його координати разом з короткою характеристикою і коментарями від зустрічі (з вказівкою причини відмови). Це допоможе тобі заощадити час, якщо він знову пришле резюме на цю ж вакансію, а крім того, дасть вам обом можливість дійсно співпрацювати в майбутньому.

Ася Аністратенко
Кар'єра на kleo.ru