ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ОФИС-МЕНЕДЖЕРА
I. Общие положения
- Офис-менеджер относится к категории специалистов Компании, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
- Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора Компании.
- Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному директору.
- В подчинении офис-менеджера находятся заведующий хозяйством, водитель, курьер и уборщица.
- Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период временного отсутствия (болезнь, отпуск) начальника отдела кадров.
- В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офис-менеджера начальник отдела кадров.
- Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами Украины;
- Уставом Компании;
- Положением о внутреннем распорядке рабочего времени;
- Положениями об отделах Компании;
- приказами руководства;
- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
- настоящей Должностной инструкцией.
- На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера), программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики.
- Офис-менеджер должен знать:
- организационно-штатную структуру и сотрудников Компании;
- положения, приказы и внутренние процедуры Компании;
- функции и задачи подразделений Компании;
- функциональные обязанности сотрудников административного отдела Компании;
- свои функциональные обязанности и права;
- свои действия при внештатных и аварийных ситуациях.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
II. Должностные обязанности
- Выполняет функции секретаря Компании:
1.1. Документационное обеспечение управления:
- приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;
- фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;
- работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
- работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
- организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
- работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;
- ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;
- оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
- по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;
- по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;
- по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;
- формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.
1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.
1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании.
1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
- Обеспечивает жизнедеятельность офиса:
- Заказ воды по мере необходимости.
- Заказ канцелярии ежеквартально.
- Осуществление подписки на периодические издания.
- Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.
- Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.
- Координирует и контролирует работу:
- водителя (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);
- курьеров;
- уборщицы.
- Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:
- добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда;
- качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;
- поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;
- эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;
- соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;
- не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации сведений, полученных в силу служебного положения, определенных специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
III. Права
Офис-менеджер имеет право:
- Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
- Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.
- Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
- Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы Компании.
- Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности Компании.
- Принимать решения в пределах своей компетенции.
- Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с Генеральным директором.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
IV. Ответственность
Офис-менеджер несёт ответственность за:
- Невыполнение и/или нечёткое, несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.
- Упущения, приводящие к причинению материального ущерба Компании и/или ущерба её имиджу.
- Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».
- Игнорирование правами, предусмотренными настоящей инструкцией.
- Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, производственной и трудовой дисциплины.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
|