ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА ЗАКУПОК
I. Общие положения
- Начальник Отдела закупок относится к категории Руководителей.
- На должность Начальника Отдела закупок назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы по специальности в области закупок не менее 3 лет.
- Назначение на должность Начальника Отдела закупок и освобождение от нее производится приказом Генерального директора Предприятия по представлению Коммерческого директора.
- Начальник Отдела закупок должен знать:
- основные законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность Компаний по оптовой и розничной торговле продуктами питания;
- сложившуюся финансовую и хозяйственную практику в данной сфере;
- требования Компании к качеству товаров;
- оптовые и розничные цены на товарные группы из ассортимента Компании, в том числе, цены основных производителей, Поставщиков, а также Компаний-конкурентов;
- методы и порядок закупок продуктов питания;
- порядок заключения договоров с Поставщиками и контроля за их выполнением;
- порядок расчетов по договорам;
- организацию работы складского хозяйства Предприятия, методы планирования, контроля и управления складским запасом;
- базу данных __________________, а также иные программные средства, используемые Компанией для обеспечения торгового процесса.
- Начальник Отдела закупок подчиняется Коммерческому директору или лицу, его замещающему, выполняет поручения Генерального директора.
- Начальник Отдела закупок является членом расширенного состава Совета Директоров Компании, по поручению Совета Директоров готовит материалы для обсуждения вопросов повестки дня Совета.
- На время отсутствия Начальника Отдела закупок (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет назначенный Коммерческим директором Менеджер по закупкам, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
II. Должностные обязанности
- Организовывает и лично руководит закупками товара по всему торговому ассортименту Предприятия.
- Формирует ассортимент, определяет объемы закупки и участвует в ценообразовании.
- Обеспечивает максимальную конкурентоспособность цен и условий на закупаемую продукцию.
- Обеспечивает выполнение целевых показателей по марже, при сохранении конкурентоспособности выходных цен Предприятия.
- Руководит работой Отдела закупок, распределяет среди менеджеров Отдела ответственность за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы.
- Определяет порядок и процедуру закупки продуктов питания, критерии и нормы проведения сделок по закупке, определяет и согласовывает порядок расчетов с Поставщиками.
- Контролирует состояние складских запасов по всем ассортиментным группам.
- Проводит оптимизацию закупочной политики (частота заказов, размер заказа, момент заказа, неснижаемый остаток на складе) с учетом изменений покупательского спроса, сезонных колебаний, предельных сроков реализации, ситуации в производстве конкретных продуктов питания, а также других необходимых факторов.
- Проводит регулярный анализ статистики по товарным группам и отдельным товарным позициям, определяет прибыльные, малоприбыльные и убыточные группы товаров, обеспечивает корректировку закупочной политики по результатам такого анализа.
- Принимает решения о необходимых Компании изменениях условий работы с конкретными Поставщиками (о необходимых скидках, изменениях входных цен, условий оплаты, доставки, фасовки и так далее), а также решения о размерах дальнейших закупок или об их возможном прекращении, в случае необходимости согласует свои решения с Коммерческим директором.
- Изучает маркетинговую информацию, коммерческие предложения и рекламные материалы с целью выявления устойчивого спроса на новые группы продуктов и/или изменения спроса на продукты из существующего ассортимента Компании.
- Рассматривает и, исходя из экономических интересов Предприятия, утверждает предложения менеджеров Отдела по закупке закрепленных за ними товарных позиций.
- Контролирует и обеспечивает подготовку заключения договоров с производителями и Поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучает возможность и целесообразность кооперации Компании с другими Предприятиями и организациями для получения более выгодных условий закупки.
- Следит за предоставлением Предприятию наиболее выгодных и благоприятных условий по оплате.
- Совместно с Финансовой службой организовывает взаиморасчеты с Поставщиками, следит за состоянием кредиторской задолженности Предприятия, возникшей в связи с закупками товара.
- Разрабатывает совместно с Финансовой службой еженедельный график выплат Поставщикам Предприятия.
- Организовывает претензионную работу с Производителями и Поставщиками при нарушении ими договорных обязательств, контролирует проведение расчетов по этим претензиям, согласовывает с ними изменения условий заключенных договоров.
- Постоянно готовит альтернативные варианты менее затратных и более прибыльных закупок.
- Совместно с Финансовой службой ведет учет затрат Компании на закупку продуктов питания, регулирует затраты в пределах выделенного лимита (бюджета закупки).
- Ставит бонусные цели и осуществляет расчет бонусной части вознаграждения сотрудникам Отдела в соответствии с установленным на Предприятии порядком.
- Организовывает текущее взаимодействие своего Отдела с другими отделами, входящими в Коммерческую службу, а также с отделами, входящими в Службы Генерального, Финансового и Исполнительного директоров.
- Формирует сметы затрат Отдела, гарантирует правильность содержащихся в них данных, а также контроль за их исполнением.
- Осуществляет подготовку всех установленных для Отдела форм отчетности, контролирует правильность содержащихся в них сведений, подтверждает (визирует) их достоверность.
- Обеспечивает надлежащий учет, ведение и хранение документации в своем Отделе (базы данных, договора, доверенности и т.д.).
- Обеспечивает своевременное исполнение всеми без исключения сотрудниками Отдела издаваемых на Предприятии распоряжений, приказов, инструкций и т.д.
- Поддерживает хорошие рабочие взаимоотношения внутри трудового коллектива.
- Разрабатывает предложения по совершенствованию организационной и кадровой структуры Отдела, мероприятия по профессиональному развитию сотрудников, повышению их мотивации.
- Проводит работу по предупреждению хищений сотрудниками Отдела.
- Обеспечивает режим сохранения коммерческой тайны сотрудниками Отдела.
- Выполняет служебные поручения своего непосредственного Руководителя и прямых начальников.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
III. Права
Начальник Отдела закупок имеет право:
- Действовать от имени Предприятия, представлять интересы Предприятия во взаимоотношениях с иными организациями, органами государственной власти по вопросам организации закупок.
- Знакомиться с проектами решений Руководства Предприятия, касающимися закупок и сбыта продукции.
- Вносить на рассмотрение Руководства Предприятия предложения по улучшению деятельности Отдела закупок.
- Осуществлять взаимодействие с Руководителями всех структурных подразделений Предприятия.
- Запрашивать лично или по поручению Руководства Предприятия от Руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
- Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
- Вносить на рассмотрение Коммерческого директора представления о назначении, перемещении и увольнении работников Отдела закупок, предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
IV. Ответственность
Начальник Отдела закупок несет ответственность за:
- Неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.
- Причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.
- Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством Украины.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
|