ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-СТЕНОГРАФИСТКИ
I. Общие положения
- Секретарь-стенографистка относится к категории технических исполнителей.
- На должность секретаря-стенографистки назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
- Назначение на должность секретаря-стенографистки и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению _________________.
- Секретарь-стенографистка должна знать:
- Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции, другие руководящие и нормативные по ведению делопроизводства.
- Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.
- Стенографию.
- Машинопись.
- Правила орфографии и пунктуации.
- Порядок расположения материала при печатании различных документов.
- Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.
- Правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств.
- Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
- Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
- Основы организации труда.
- Основы законодательства о труде.
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
- Секретарь-стенографистка подчиняется непосредственно руководителю ______________ (предприятия; структурного подразделения организации).
- На время отсутствия секретаря-стенографистки (болезнь, отпуск, пр.) ее обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
II. Должностные обязанности
Секретарь-стенографистка:
- Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
- Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
- Организует телефонные переговоры руководителя.
- Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их содержание до его сведения.
- Осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
- Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
- Стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машинке или вводом информации в банк данных.
- Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
- Выполняет различные операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
- Осуществляет делопроизводство.
- Принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
- Ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
- Принимает документы на подпись руководителю.
- Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
- Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
- Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы.
- Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
III. Права
Секретарь-стенографистка имеет право:
- Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися ее деятельности.
- Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
- В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе своей деятельности, и вносить предложения по их устранению.
- Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений организации и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.
- Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
IV. Ответственность
Секретарь-стенографистка несет ответственность:
- За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.
- За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
- За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
|