ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ
I. Общие положения
- Заведующий архивом относится к категории руководителей.
- На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
- Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению _________________.
- Заведующий архивом должен знать:
- Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива.
- Единую государственную систему делопроизводства.
- Порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации.
- Структуру предприятия.
- Правила хранения бланков строгой отчетности.
- Основы организации производства, труда и управления.
- Законодательство о труде.
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- Правила и нормы охраны труда.
- В своей деятельности заведующий архивом руководствуется:
- Положением об архиве предприятия.
- Настоящей должностной инструкцией.
- Заведующий архивом подчиняется непосредственно ______________ (директору предприятия; иному должностному лицу).
- Заведующий архивом осуществляет руководство работниками архива.
- На время отсутствия заведующего архивом (отпуск, командировка, болезнь, пр.) его обязанности и права переходят к его заместителю, а при отсутствии такового - к лицу, назначенному приказом директора организации.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
II. Должностные обязанности
Заведующий архивом:
- Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.
- Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
- Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).
- Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
- Инструктирует работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.
- Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
- Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
- Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
- Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
- Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
- Составляет установленную отчетность.
- Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
- Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
- Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, потребных бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей.
- Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.
- Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность противопожарных средств.руководства.
- Эргонометрическое консультирование и подготовка рекомендаций по организации рабочих мест и условий труда для различных категорий работников.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
III. Права
Заведующий архивом вправе:
- Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.
- Запрашивать лично или по поручению директора предприятия от руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые документы и информацию.
- Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.
- Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
- Вносить предложения на рассмотрение директора предприятия:
- О наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои должностные обязанности.
- О применении поощрений за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему работников.
- Требовать от директора предприятия (иных руководителей) оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
- Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам работы архива.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
IV. Ответственность
Заведующий архивом несет ответственность:
- За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.
- За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
- За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
|
