ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ (ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ИСХОДЯЩУЮ КОРРЕСПОНДЕНЦИЮ)
I. Общие положения
- Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию относится к категории технических исполнителей.
- На должность делопроизводителя, ответственного за исходящую корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
- Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению ___________ (заведующего канцелярией (начальника документационного обеспечения организации)).
- Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию, должен знать:
- Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.
- Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.
- Структуру предприятия и его подразделений.
- Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
- Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.
- Основы организации труда.
- Правила эксплуатации вычислительной техники.
- Законодательство о труде.
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- Правила и нормы охраны труда.
- Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию, в своей деятельности руководствуется:
- Положением о ___________ (канцелярии; отделе документационного обеспечения; ином структурном подразделении).
- Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.
- Настоящей должностной инструкцией.
- Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию, подчиняется непосредственно ____________ (заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения)).
- На время отсутствия делопроизводителя, ответственного за исходящую корреспонденцию, (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
II. Должностные обязанности
- Приемка исходящих документов и проверка правильности их оформления, адресования, наличия подписей, виз и приложений.
- Регистрация исходящих документов (на карточках, компьютере) с ведением соответствующих картотек.
- Формирование исполненных документов в дела по определенным участкам работы в соответствии с утвержденной номенклатурой.
- Подготовка документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей).
- Передача законченных производством дел в архив организации.
- Справочная работа по документам.
- Возврат неправильно оформленных документов исполнителям на доработку.
- Выполнение отдельных служебных поручений заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
III. Права
Ответственный за исходящую корреспонденцию имеет право:
- Вносить на рассмотрение заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.
- Не принимать исходящие документы от исполнителей, оформленные не в соответствии с инструкцией по делопроизводству и работе архива предприятия.
- В пределах своей компетенции сообщать __________ (заведующему канцелярией; начальнику отдела документационного обеспечения) о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
- Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
- Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
IV. Ответственность
Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию, несет ответственность за:
- ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.
- правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
- причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
|