I. Общие положения

1. Должностная инструкция определяет должностные обязанности, полномочия и ответственность, а также условия работы офис-менеджера структурного подразделения (далее Подразделения).
2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается с должности в соответствии с действующим трудовым законодательством приказом генерального директора компании.
3. Офис-менеджер подчиняется руководителю Подразделения.
4. В период временного отсутствия офис-менеджера его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за исполнение указанных обязанностей.

II. В своей работе руководствуется и должен знать:

1. Структуру компании, месторасположение структурных Подразделений (адреса), должности и имена руководителей, ведущих специалистов компании.
2. Организацию и стандарты делопроизводства.
3. Основы делового этикета, навыки ведения деловых (в т.ч. телефонных) переговоров.
4. Образцы, формы, шаблоны и стандарты документов, принятые в компании. Разновидности и структуру документов, методы, правила и особенности их составления, оформления.
5. Положения, постановления, распоряжения, приказы, другие нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия.
6. Порядок систематизации и ведения документации, методы обработки и хранения корреспонденции.
7. Принципы организации снабжения офиса.
8. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
9. Правила пользования оргтехникой и ПК.
10. Правила внутреннего трудового распорядка.

III. Должностные обязанности:

1. Принимать телефонные звонки и посетителей в приемной офиса.
2. Выяснять потребности звонящих и посетителей.
3. Переадресовывать входящие и управлять исходящими телефонными звонками, принимать и отправлять факсы, записывать сообщения для сотрудников.
4. Обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию (принимать, регистрировать, переадресовывать).
5. Вести архив документов, писем, газет, информационных материалов.
6. Вести работу с офисным электронным почтовым ящиком (прием, отправка файлов, макетов, писем).
7. Подготавливать и оформлять документацию, необходимую для организации работы компании.
8. Осуществлять доставку особо важных документов и договоров.
9. Осуществлять отправку и прием документов из регионов.
10. Обеспечивать сотрудников компании пропускными документами.
11. По поручению руководителя согласовывать отдельные вопросы с работниками Подразделений.
12. Своевременно информировать сотрудников об изменениях или нововведениях в компании.
13. Следить за изменениями в организационной структуре компании, своевременно вносить коррективы.
14. Обновлять список телефонов и адресов, необходимых Подразделению и мобильных телефонов сотрудников.
15. Организовывать подготовку документов, материалов, необходимых для ведения переговоров с эксплуатационными службами, коммунальными организациями, государственными органами, охранной службой.
16. Следить за порядком в офисе. Организовывать работу уборщицы.
17. Организовывать работу водителя.
18. Проводить инвентаризацию хозяйственной части компании.
19. Осуществлять подготовку данных и документов для формирования бюджета расходов на административно-хозяйственные нужды.
20. Осуществлять подготовку данных для начисления заработной платы.
21. Осуществлять обеспечение офиса необходимыми канцелярскими принадлежностями, водой, чаем кофе, сахаром, моющими средствами (заказ, контроль доставки и составление финансовой отчетности).
22. Обеспечивать надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.
23. Отвечать за исправное состояние огнетушителей.
24. Вести документацию по анкетным данным сотрудников. Осуществлять своевременное поздравление сотрудников Подразделения.
25. Поддерживать позитивный моральный климат в офисе. Проявлять взаимовыручку, ответственность, доверие, поддержку, оптимизм.
26. Выполнять отдельные служебные поручения непосредственного руководителя.
27. Выполнять правила трудового распорядка, принятые в компании.

IV. Должностные полномочия:

1. Запрашивать от сотрудников и руководителей Подразделения информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
2. Знакомиться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

V. Должностная ответственность:

За невыполнение или ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, – в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Украины.

1. За неисполнение должностных обязанностей.
2. За нарушение правил внутреннего распорядка компании.
3. За нарушение деловой этики.
4. За нерациональное использование компьютерной техники.
5. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, установленные действующим законодательством Украины.
6. За предоставление недостоверной информации учредителю.
7. За небрежное отношение к ведению документации.

VI. Условия работы:

1. Режим работы офис-менеджера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в компании.
2. Офис-менеджер в связи с производственной необходимостью может выезжать в служебные (местные и региональные) командировки.

VII. Заключительные положения:

1. В настоящую инструкцию могут вноситься изменения и дополнения.