Професійне резюме, в якому вказані: ел.пошта, телефон, зарплатня, досвід роботи, освіта та інша важлива інформаціяПомічник керівника, начальник служби діловодства

Радник Генерального директора з питань організації документообігу та контролю за виконавчою дисципліною

1. Планування робочого дня Генерального директора підприємства (зустрічі, телефонні дзвінки, прийом відвідувачів тощо);
2. Технічне забезпечення діяльності Генерального директора підприємства (замовлення транспорту, організація зустрічей, переговорів тощо);
3. Підтримка зв'язку з уповноваженим органом управління, іншими підприємствами, установами організаціями та державними органами.
4. За дорученням Генерального директора узгодження або вирішення окремих питань з керівниками та працівниками структурних підрозділів, контроль виконання ними окремих доручень, наказів і розпоряджень керівника підприємства, а також отримання від них необхідної інформації та матеріалів.
5. Збір та отримання з різних зовнішніх джерел матеріалів та інформації, необхідних керівнику підприємства, їх аналіз, підготовка доповіді про результати проведеного аналізу.
6. Вивчення кореспонденції, що надійшла на ім'я Генерального директора, її реєстрація та ідготовка проектів резолюцій з визначенням переліку виконавців.
7. Прийом на підпис керівнику підприємства документів та особистих заяв, в т.ч. договорів, перевірка правильності їх оформлення.
8. Запис та організація прийому відвідувачів та проведення нарад керівником підприємства.
9. Виконання інших особливо важливих завдань в інтересах підприємства, відповідно до доручень керівника.

10. Можливість бути на зв’язку 24/7.

Заступник начальника Управління справами адміністрації - начальник секретаріату:

1. Загальне керівництво діяльністю секретаріату, персональна відповідальність за виконання покладених на підрозділ завдань.

2. Розроблення структури та штатного розпису секретаріату.

3. Інформаційна підтримка управлінської діяльності підприємства;

4. Збір, систематизація, облік і аналіз інформації (у т. ч. документованої);

5. Інформаційний обмін між секретаріатом та іншими структурними підрозділами підприємства;

6. Здійснення контролю за виконанням управлінських рішень посадовими особами та структурними підрозділами підприємства.

7. Інформаційний обмін з органами державної влади, місцевого самоврядування, підприємствами та громадськими організаціями.

8. Організація управління підрозділом в оперативному режимі, що передбачає скорочення звичних термінів виконання завдань.

Забезпечення:

9. Приймання, реєстрацію та передачу (відправку) за призначенням вхідної (вихідної) кореспонденції, у тому числі кореспонденції, яка надходить за допомогою програмних засобів, кореспонденції, яка містить конфіденційну інформацію, що є власністю держави та з грифом «Для службового користування (ДСК)», а також внутрішню документацію підприємства.

10. Маркування, пакування і відправлення вихідної кореспонденції.

11. Роботи з документами в системі електронного документообігу.

12. Облік, зберігання, виконання документів ДСК.

13. Реєстрації наказів, розпоряджень, доручень керівника, своєчасне доведення їх до структурних підрозділів підприємства.

14. Роботип з організації та ведення архівної справи на підприємстві, згідно керівних матеріалів Державної архівної служби України та інших керівних та нормативних документів, які регламентують діяльність архіву підприємства.

15. Приймання, реєстрація, систематизація, зберігання і використання документальних матеріалів, що надходять до архіву.