Заместитель директора \ помощник руководителя

Функциональные обязанности: Документальное сопровождение Директора компании Контроль выполнения приказов, поручений и решений согласно документов поставленных на контроль Организационное и справочно-информационное обеспечение работы Директора и его заместителей Координация действий всех структурных подразделений по обеспечению единого порядка работы в соответствии с требованиями и инструкциями компании Организация, управление и ведение делопроизводства предприятия Регистрация, рассмотрение и обеспечения движения входящей, исходящей и внутренней документации, представление ее для доклада руководству компании, дальнейшая рассылка в соответствии с резолюцией директора должностным лицам и структурным подразделениям Организация систематизированного учета и хранения документов, находящихся на предприятии Регистрация, учет, хранение и передача приказов, распоряжений директора, положений, инструкций и документов текущего делопроизводства в соответствующие структурные подразделения Размножение документационного материала Своевременное информирование о проведении в компании оперативных совещаний и заседаний, участие в организационно-техническом их обеспечении Подготовка и оформление протоколов оперативных совещаний, своевременное доведение принятых решений и поручений до исполнителей Контроль и координация выполнения сотрудниками компании функциональных обязанностей согласно профессиональной квалификации Заключение договоров на осуществление административно - сервисных услуг, хозяйственных товаров, организация их поставки и т.д. Хозяйственное, материально-техническое и социально-бытовое обеспечение руководителей и специалистов предприятия Контроль содержания в надлежащем состоянии оборудования, помещений предприятия и его прилегающей территории Контроль выполнения и прием выполненных работ от подрядчиков Организация приема и необходимого обслуживания лиц, прибывших в служебные командировки Организация встреч для руководителя компании Формирование бюджета Обеспечение рационального использования выделенных финансовых средств согласно утвержденного бюджета В рамках проектной деятельности: управление портфелем проектов; формирование, внедрение и постоянное совершенствование методологии управления проектами в компании; внесение на рассмотрение руководителю компании проектные инициативы и управление этим процессом; участие в разработке проекта и контроль актуальности состояния информации и документации проекта; управление и непосредственное участие (при необходимости) в планировании, распределении ресурсов в рамках проекта между необходимыми подразделениями; формировании плана работ и рабочей команды; оказание помощи в организации работ и координация действий проектной команды; отслеживание сроков, трудозатрат и бюджетирования проектов; взаимодействие с инициатором проекта; контроль, всесторонняя помощь и обеспечение реализации проектов в соответствии оговоренных требований, согласно установленных полномочий предоставление руководству компании оперативной информации о ходе развития проекта и обеспечивает регулярной отчетности; формирование архива проектов проведение обучения для сотрудников основам работы в проектах. За время работы на этой должности были достигнуты такие результаты: Организована «с нуля» эффективная работа в компании Внедрена удобная и рациональная система документооборота Налажены коммуникации между департаментами компании Сплочен коллектив и создана сильная единая команда Создан благоприятный микро- и - макроклимат в компании Заложены принципы корпоративной этики Была «с нуля» построена проектная работа Были применены обучающие