Какая есть классификация конференц-залов, на что обратить внимание, какое оборудование выбрать? Постараемся разобраться вместе.
Как грамотно «оборудовать» конференц-зал?
Без деловой активности бизнес зачахнет, поэтому сегодня очень модно приглашать лекторов, проводить , презентации и другие мероприятия. Для этого всегда нужны залы, не говоря уже о том, что приходится заниматься различными нюансами и деталями.
Именно поэтому сегодня пользуются спросом различные конференц-услуги. Но если у вас есть площадь и техоборудование, вы всегда можете попробовать сдавать их в аренду на время проведения конференций, выставок, семинаров, саммитов и т.д., чтобы дополнительно заработать.
Обычно больше всего спрос на конференц-услуги есть с осени до начала зимы, а потом с середины января по март. Но чтобы зал для конференций арендовали, он должен быть оборудован и оснащен необходимым минимумом.
Как классифицируют конференц-залы по типу проведения мероприятий?
Какой-либо четкой классификации нет. Основным требованием для оборудования современных залов является их универсальность и многофункциональность. Важно, чтобы в одном и том же помещении можно было проводить разноформатные мероприятия.
В Украине на выбор предлагаются залы как малой, так и большой вместимости. Чаще всего популярностью пользуются площади, где можно разместить от 100 до 350 человек. Хотя есть залы, например в Premier Hall, где можно разместить от 20 до 200 человек (больше вариантов размещения можно посмотреть в разделе "").
Большой зал всегда можно трансформировать: разбить на отдельные зоны с разной технической функциональностью. Например, такую возможность реализовали в гранд-холле «Софиевский» в гостинице «Премьер Палас». Там можно проводить параллельно два, три и даже четыре мероприятия.
В зависимости от мероприятия, важно, чтобы организаторы могли предоставить место для фуршетов, для регистрации, проведения кофе-брейков. Как правило, если конференц-зал большой, то легко добиться функциональности за счет мобильных стен с хорошей звукоизоляцией.
Отдельно стоит отметить конференц-залы с небольшой вместимостью – 20-60 человек, например, конференц-зал отеля "Non-Stop" (Херсон), конференц-зал в отеле Лермонтовский (), конференц-зал в РГК "Британия" (), конференц-залы от центра "Предславинская" (Киев). Они тоже привлекают своей многофункциональностью.
Как влияет выбор техники и мебели на выбор помещений?
Организаторы мероприятий, будущие арендаторы при выборе конференц-зала всегда смотрят на технику и мебель, интересуются акустикой и освещением помещения.
Дело в том, что в зависимости от того, из чего изготовлена мебель, зависит хорошая акустика в помещении или нет. А вот цвет мебели влияет на освещение помещения.
Эксперты по проектированию конференц-залов отмечают, что если помещение мало меблировано, тогда лучше закупить мягкие стулья и тяжелую мебель. Это позволит уменьшить реверберацию - отражение звуковых волн от препятствий и их возврат в точку прослушивания.
Стол для конференц-зала должен быть прямоугольным и стоять длинной стороной параллельно длине стены помещения. Так вы поставите всех участников мероприятия в одинаковые условия, не выделяя никого.
Лучше всего если мебель будет коричневых тонов (средних), которые уменьшат количество тени на лицах (это важно, так как на мероприятиях часто делают фотоснимки, ведется видеосъемка).
Что должно быть в зале для сдачи его в аренду?
Независимо от площади, в конференц-зале необходимо установить систему озвучивания и просмотра. Это оборудование стационарное, поэтому его нужно коммутировать еще во время переделки помещения под конференц-зал.
Люди должны видеть и слышать информацию, поэтому на оборудовании экономить не стоит.
Сегодня есть разные системы озвучивания (фоновое, концертный звук). Выбор системы зависит от того, под какие мероприятия будет сдаваться зал в аренду. Так, для проведения концертов или фэшн-показов понадобиться именно качественный концертный звук, а вот для проведения мастер-классов, презентаций и других бизнес-мероприятий достаточно систем, обеспечивающих фоновое озвучивание.
Фоновый звук должен быть максимально равномерно распределен по площади помещения, чтобы не было языковых ям, а люди, которые будут сидеть под громкоговорителями, не оглохли от сильного звука. Фоновый звук рекомендуется делать на потолочной акустике, чтобы не испортить дизайн стен.
Вот такие основные рекомендации мы собрали. Надеемся, публикация будет вам полезна.